20 août, 2026

Manuel_Procédure_AT_SWEDD_Version_finale

Assistance Technique du projet SWEDD
Manuel de Procédures

Janvier 2023
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Préface
Le Projet d’Autonomisation des Femmes et Dividende Démographique au Sahel” (SWEDD) évolue dans un contexte d’expansion progressive de sa couverture, passant de six (6) pays en 2015 à bientôt treize (13) pays en 2023. Il est porté par plusieurs partenaires et acteurs, sous le leadership des pays.
Dans le cadre de la poursuite de ses engagements, le Bureau Régional du Fonds des Nations Unies pour la Population pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre a élaboré la première édition du présent manuel de procédures pour affiner les règles et les conditions de mobilisation, de fourniture, de suivi et de l’évaluation de l’assistance technique aux différents acteurs impliqués dans la réalisation des résultats ambitieux du SWEDD.
Ce manuel se fonde sur les leçons tirées des expériences vécues sur le terrain. Il a pour objectif de présenter le dispositif mis en place pour répondre aux besoins de l’assistance technique fournie aux pays engagés dans le projet SWEDD dans une optique de plus grande efficacité et de durabilité. Il s’inscrit dans la pensée de Sénèque qui disait qu'Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va". Avec ce manuel, les acteurs du projet SWEDD ont désormais un instrument de travail qui leur permet de tirer le maximum de profit de l’assistance technique.
Ce document indique la vision, la mission, les principes et les bases juridiques, y compris les accords exploitables dans le cadre de l’assistance technique fournie par le Secrétariat Technique Régional du projet au sein du bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (STR/WCARO).
Ce manuel de procédures se veut un outil complet qui peut être exploité par l’ensemble des parties prenantes du SWEDD, y compris les pays qui souhaitent adhérer. Il couvre tout le cycle de vie du projet et au-delà.
Il explique la dimension ‘’renforcement de capacités et transfert de compétences’’, étroitement associée au dispositif d’assistance technique et conçue pour créer dans chaque pays SWEDD un vivier de compétences techniques nationales pour chacune des composantes dudit projet.
J’invite par conséquent tous les acteurs et parties prenantes à ce stade de développement du projet SWEDD à s’y référer et à l’exploiter comme un outil indispensable à la mobilisation de l’assistance technique dans les conditions appropriées.

Argentina Matavel
Directrice régionale de l’UNFPA
Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre
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Sommaire
1 Introduction 8
2 Contexte général 9
2.1 Genèse et composantes du SWEDD 9
2.2 Extension du SWEDD 10
2.3 Rôle clé de l’UNFPA 11
3 Leçons tirées de l’assistance technique 12
4 Politique d’assistance technique du SWEDD 15
4.1 Vision de l’assistance technique 15
4.2 Objectifs de l’assistance technique 15
4.3 Principes de l’assistance technique 16
4.4 Bases juridiques de l’assistance technique 16
5 Structuration de l’assistance technique au SWEDD 18
6 Quelle assistance technique mobiliser pour le SWEDD ? 19
6.1 Assistance technique mobilisable pour la phase de manifestation d’intérêt au SWEDD 19
6.2 Assistance technique mobilisable pour la préparation du SWEDD 20
6.3 Assistance technique mobilisable pour l’accompagnement de la mise en œuvre du SWEDD 24
6.4 Renforcement de capacités et transfert de compétences 29
6.5 Planification de l’assistance technique pour le SWEDD 31
7 Coordination et suivi évaluation de l’AT 34
7.1 Coordination de l’assistance technique 34
7.2 Suivi évaluation de l’assistance technique 34
7.2.1 Registres de suivi et évaluation de l’AT 34
7.2.2 Outils de suivi évaluation de l’AT 36
8 Conclusion 36
9 Annexes 38
9.1 Composantes et sous-composantes du SWEDD 38
9.2 Arrangements institutionnel et financier du SWEDD 39
9.3 Analyse de l’AT du SWEDD-I et II 40
9.4 Parties prenantes de l’assistance technique au SWEDD 43
9.5 Rôles et responsabilités des parties prenantes dans l’AT 45
9.6 Workflow de l’opérationnalisation de l’AT par les IP 47
9.7 Processus détaillé de suivi-évaluation de l’AT 50
9.8 Modèle de canevas pour la planification de l’AT 55
9.9 Modèles de requêtes d’AT 56
9.10 Modèles de contrats d’AT 57
9.11 Modèle de questionnaire de suivi-évaluation du processus d’AT 58
9.12 Modèles de rapports de mise en œuvre du Plan d’AT 60
9.13 Modèle de formulaire de sélection des experts pour une AT 65
9.14 Modèle de questionnaires de suivi qualité de l’AT 67
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Sigles et abréviations
AGR
Activité Génératrice de Revenu
AJF
Adolescentes et Jeunes Filles
ANO
Avis de Non Objection
ASC
Agent de Santé Communautaire
AT
Assistance Technique
BM
Banque Mondiale
CCSC
Communication pour le Changement Social et de Comportement
CE
Centre d’Excellence
CdM
Clubs de Maris
CdFM
Clubs de Futurs Maris
CEDEAO
Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest
CEEAC
Communauté Economique des Etats de l’Afrique Centrale
CEFA-PSD
Centre d’Etudes de la Famille Africaine en Population, Santé et Développement
CHMP
Centre Humanitaire des Métiers de la Pharmacie
Covid-19
Maladie à Coronavirus 2019
CREG
Consortium Régional de Recherche en Économie Générationnelle
CPR/RSC
Comité Régional de Pilotage / Regional Steering Committee
DBC
Distribution à Base Communautaire (des produits de PF)
DD
Dividende démographique
ES
Espaces Sûrs
GAR
Gestion Axée sur les Résultats
HM
Hygiène Menstruelle
IP
Implementing Partner
JHU
Université Johns Hopkins
LNCQM
Laboratoires nationaux de contrôle de qualité des médicaments
NTA
National Transfer Accounts
NTTA
National Time Transfer Accounts
OBC
Organisation à Base Communautaire
ODD
Objectif de Développement Durable
ONDD
Observatoire National du Dividende Démographique
ONG
Organisation non gouvernementale
ONU
Organisation des Nations Unies
OOAS
Organisation Ouest Africaine de la Santé
ORDD
Observatoire Régional du Dividende Démographique
OSC
Organisation de la Société Civile
PF
Planification Familiale
PPM
Plan de Passation des Marchés
PPSD
Project Procurement Strategy for Development
PTA
Plan de Travail Annuel
PTBA
Plan de Travail et Budget Annuel
PTF
Partenaire Technique et Financier
SEA
Suivi, Evaluation et Apprentissage
SR
Santé de la Reproduction
SRAJ
Santé Reproductive des Adolescents et Jeunes
SRMNIN
Santé Reproductive, Maternelle, Néonatale, Infantile et Nutritionnelle
SSR
Santé Sexuelle et Reproductive
STR
Secrétariat Technique Régional du SWEDD
SWEDD
Sahel Women’s Empowerment and Demographic Dividend
TDR
Termes de référence
TIC
Technologie de l’Information et de la Communication
UA
Union Africaine
UGP
Unité de Gestion du Projet
UNFPA
Fonds des Nations Unies pour la Population
VBG
Violence Basée sur le Genre
WCARO
West and Central Africa Regional Office
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Glossaire
Banque Mondiale : La Banque mondiale (World Bank), est une institution financière internationale qui accorde des prêts à effet de levier à des pays en développement pour des projets d'investissement. La Banque mondiale comprend deux institutions – la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) et l’Association internationale de développement (IDA en anglais) – créées pour lutter contre la pauvreté en apportant des aides, des financements et des conseils aux États en difficulté. Son siège se trouve à Washington, D.C (USA). La Banque Mondiale est le principal bailleur du Projet SWEDD.
Bureau pays : bureau de représentation de l’UNFPA dans le pays du SWEDD
Dividende démographique : A propos du continent africain, le dividende démographique est « l'accélération de la croissance économique qui peut résulter d'une baisse rapide de la fécondité d'un pays et l'évolution ultérieure de la structure par âge de la population ». Cela correspond à une phase démographique dans laquelle les enfants du boom démographique sont devenus adultes, font moins d’enfants, et ne sont pas encore des personnes âgées : la classe pleine de la pyramide des âges correspondant à la population active entre 18 et 65 ans (réf. Population Reference Bureau – 2013).
Observatoire Régional du Dividende Démographique : L’Observatoire Régional du Dividende Démographique (ORDD) est la structure faîtière qui fédère les Observatoires Nationaux du Dividende Démographique (ONDD), dans le but d’assurer le processus du suivi de la capture du dividende démographique au niveau régional en AOC.
Organisation Ouest Africaine de la Santé : L'OOAS est l’organe technique spécialisé en santé de la Communauté économique des États de l'Afrique de l'Ouest (CEDEAO), dont la mission est la "promotion d'une meilleure santé par l'intégration régionale". L'OOAS intègre le réseau de coopération stratégique régionale pour le soutien de la Communauté économique des États de l'Afrique centrale (CEEAC). L’OOAS est une institution pourvoyeuse d’assistance technique aux pays du projet SWEDD.
Santé Reproductive, Maternelle, Néonatale, Infantile : désigne l’ensemble des interventions et services de santé qui ciblent en premier lieu les femmes, les nouveau-nés, les enfants et les adolescents. Leur implémentation et leur qualité ont un très grand impact sur le nombre de décès de causes évitables.
Secrétariat Technique Régional : structure de coordination du projet SWEDD installée au sein du bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et Centrale, basé à Dakar au Sénégal. Le Secrétariat Technique Régional (STR) est l’instrument principal de fourniture de l’assistance technique aux pays SWEDD.
UNFPA : Le Fonds des Nations Unies pour la Population est l’agence directrice des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. Fondée en 1969, année de la déclaration de l’Assemblée Générale des Nations Unies sur « le droit exclusif des parents à déterminer librement et en toute responsabilité le nombre et l’échelonnement des naissances », sa mission est de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Les partenaires techniques et financiers du Projet SWEDD ont confié à l’UNFPA la mission de coordination de l’assistance technique aux pays SWEDD et d’abriter le Secrétariat Technique Régional (STR) dudit Projet.

Liste des Tableaux et Figures

Tableau 1 : AT mobilisable pour la demande d’adhésion au SWEDD 19
Tableau 2 : Caractéristiques de l’AT mobilisable pendant la phase d’identification et de préparation du SWEDD 21
Tableau 3 : Caractéristiques de l’assistance technique mobilisable pour le SWEDD durant la mise en œuvre du projet 25
Tableau 4 : Objectifs, modalités et responsables en matière de RC/TC dans l’AT au SWEDD 29
Tableau 5 : Processus détaillé de planification stratégique, opérationnelle et de déploiement de l’AT pour le SWEDD* 32
Tableau 6 : Registres du suivi évaluation de l’AT pour le SWEDD* 35
Tableau 7 : Description des parties prenantes de l’assistance technique au SWEDD 43
Tableau 8 : Caractéristiques des rôles, responsabilités et modes de collaboration des acteurs de l’AT du SWEDD 45

Figure 1 : Couverture géographique du SWEDD 1, 2 et 3 11
Figure 2 : Schéma de l’approche de planification stratégique de l’AT du SWEDD 32
Figure 3 : Schéma des arrangements institutionnel et financier du SWEDD 39
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1. Introduction
Financé par la Banque Mondiale, le projet Autonomisation des Femmes et Dividende Démographique au Sahel (SWEDD) vise à accélérer la transition démographique dans l’objectif plus large de déclencher le dividende démographique et de réduire les inégalités de genre dans les pays bénéficiaires.
En partenariat avec l’Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS) et l’Union Africaine (UA), le SWEDD a été conçu sous la coordination du Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA), qui en assure l’assistance technique en mobilisant ses propres ressources humaines et techniques, mais aussi des expertises externes issues de diverses origines et organisations.
Le présent document présente l’approche stratégique développée par l’UNFPA dans la fourniture de l’assistance technique pour l’accompagnement du projet SWEDD dans les pays bénéficiaires. Il est conçu sous la forme d’un « Manuel de Procédures pour l’Assistance Technique du SWEDD ».
Après une présentation du contexte général du SWEDD (genèse et composantes du projet, extension du projet en cours et rôle de l’UNFPA) et des leçons tirées de l’assistance technique déployée durant les deux premières phases du SWEDD (2016-2021), ce manuel explicite la politique du SWEDD en matière d’assistance technique (vision, objectifs, principes et bases juridiques) et détaille ses objectifs ainsi que les parties prenantes ciblées.
La structuration de l’assistance technique autour du cycle de vie du projet SWEDD permet ensuite d’expliquer de façon pratique quelle assistance technique les parties prenantes peuvent mobiliser durant les phases de manifestation d’intérêt, de préparation du SWEDD et pour l’accompagnement de la mise en œuvre du projet. Cette section est complétée par l’approche de renforcement de capacités et de transfert de compétences promue par l’UNFPA au cœur du SWEDD, pour assurer la pérennisation de l’impact du projet. La planification de l’assistance technique conclut cette section principale du document dont la dernière partie est consacrée aux aspects cruciaux de la coordination et du suivi-évaluation de l’assistance technique.
Ce manuel se veut un outil de compréhension simple et clair de la fonction d’assistance technique du SWEDD, dans lequel les acteurs clés des pays ciblés pourront trouver les ressources pratiques et les orientations pour mobiliser l’expertise et l’appui dont ils ont besoin.
Toutes les parties prenantes engagées dans le projet SWEDD sont concernées par ce manuel, dans la mesure où elles sont susceptibles de bénéficier d’une assistance technique, ou bien d’en mobiliser au bénéfice d’autres parties prenantes : (i) Acteurs sectoriels (ministères sectoriels et autres institutions gouvernementales ou paraétatiques) en charge de mise en œuvre des activités du SWEDD et ONG/OBC en charge de la mise en œuvre d’activités du SWEDD ; (ii) Unité de Gestion/Coordination de Programme (UGP/UCP) du SWEDD dans les pays ; (iii) Bureaux de l’UNFPA dans les pays du SWEDD, STR-SWEDD, UNFPA-WCARO et UNFPA – Siège ; (iv) Institutions partenaires pour l’appui technique mobilisées par STR-SWEDD (IPs) ; (v) Partenaires institutionnels régionaux : OOAS et UA ; et (vi) Banque Mondiale et autres bailleurs (AFD, Canada, etc.).
2. Contexte général
1. Genèse et composantes du SWEDD
Depuis le début de la décennie 2000, les pays du Sahel[1] font face à des défis multiformes sur le plan économique et social, exacerbés par la situation sécuritaire, l’instabilité politique et les conséquences du changement climatique. Parmi ces défis, l’accroissement rapide des droits et besoins sociaux des populations résultat d’une forte croissance démographique (2,5% à 4% par an), qui s’explique par une réduction de la mortalité infanto-juvénile sans diminution significative de la fécondité (indice synthétique de fécondité de 4,1 à 7,6 enfants par femme).
Bien que la plupart de ces pays ait connu une croissance économique soutenue (entre 4 et 6% par an en moyenne) pendant cette période, le revenu par tête d’habitant n’a quasiment pas évolué entre 1970 et 2012. Cette forte croissance démographique ne s’est en effet pas accompagnée d’un développement adéquat du capital humain. Les mesures prises par la plupart des pays pour investir dans le développement du capital humain ont été ralenties par l’insécurité et les crises humanitaires conséquentes auxquelles ils font face.
C’est dans ce contexte qu’à la suite de l’appel à l’action du Président Issoufou Mahamadou du Niger en novembre 2013, mettant en avant le lien entre les facteurs de fragilité dans la région du Sahel, la dynamique des populations et l'inégalité entre les sexes, la Banque mondiale et l'Organisation des Nations Unies se sont engagés à soutenir activement les pays du Sahel pour leur permettre d'accélérer la capture du dividende démographique par la prise en charge holistique des questions de santé, de nutrition et de capital humain. Cela s’est concrétisé à travers le projet Autonomisation des Femmes et Dividende Démographique au Sahel (SWEDD) qui vise à accélérer la transition démographique et à réaliser ainsi les objectifs plus larges qui consistent à déclencher le dividende démographique et la réduction des inégalités entre les sexes, initialement dans la région du Sahel.
Le projet élaboré sous la coordination technique du Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) est articulé autour de trois composantes et de huit sous-composantes (Cf. Annexes) :
* Composante 1 : Améliorer la demande pour les services de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle en favorisant les changements sociaux et comportementaux et l'autonomisation des femmes et des adolescentes.
* Composante 2 : Renforcer les capacités régionales pour mettre à disposition des produits et des personnels qualifiés de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle (SRMNIN).
* Composante 3 : Favoriser l'engagement politique et renforcer la capacité d'élaboration des politiques liées au dividende démographique et la mise en œuvre du Projet.
1. Extension du SWEDD
Initialement lancé en novembre 2015 pour 4 ans dans 6 pays (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Mali, Mauritanie, Niger et Tchad), les résultats probants du SWEDD ont attiré de nouveaux pays : le Bénin en janvier 2019 dans le SWEDD-I, le Cameroun et la Guinée en mai 2020 dans le SWEDD-II. En 2022, le SWEDD-III démarre avec quatre nouveaux pays (Congo, Gambie, Sénégal et Togo) qui ont marqué leur adhésion, ce qui portera à 13 le nombre des pays couverts par le projet. Le cycle de financement de la phase 3 du Projet SWEDD devrait intervenir en 2023.
Le modèle SWEDD est porté par quatre piliers essentiels :
* L’institutionnalisation autour des priorités nationales de développement durable, des objectifs régionaux et des objectifs internationaux. Le SWEDD est fondé sur un partenariat solide et un engagement des ministères de la planification, des finances, de la santé, de l'égalité des sexes, des affaires sociales, de la jeunesse et de l'éducation. Il implique aussi d'autres décideurs (religieux, chefs traditionnels, communicateurs), ONG, politiques, réseaux des parlementaires, Premières Dames, influenceurs, célébrités et partenaires techniques et financiers internationaux.
* Le financement articulé autour des normes d'information financière de la Banque mondiale et du système des Nations Unies. La Banque mondiale (IDA) apporte un soutien financier et technique au projet pour faciliter la réalisation des objectifs du SWEDD et, progressivement, étendre la couverture géographique.
* L'assistance technique de l'UNFPA, en ligne avec sa stratégie globale et alignée aux plans nationaux et régionaux, qui assure la coordination technique du SWEDD.
* Des partenariats internationaux fiables qui aident les pays à intégrer les meilleures pratiques du SWEDD et la coopération Sud-Sud, comme l'Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS), l'Union Africaine (UA), l’Agence Française de Développement, etc.
Cette structuration du partenariat facilite l’ouverture du SWEDD à tous les Etats membres de l’Union Africaine, et renforce la dimension régionale du projet qui permet aux pays de renforcer mutuellement les investissements dans l’autonomisation des adolescentes et des jeunes femmes pour le développement.
Une image contenant carte

Description générée automatiquement

Figure 1 : Couverture géographique du SWEDD 1, 2 et 3
2. Rôle clé de l’UNFPA
La coordination technique du SWEDD est assurée par l’UNFPA, qui héberge le Secrétariat technique régional (STR) dans son Bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre (WCARO) basé à Dakar. Cela permet au SWEDD de bénéficier des installations de l'UNFPA et du large éventail de capacités du système des Nations Unies. L'UNFPA réponds aux besoins du projet SWEDD, en termes de compétences pour l'agenda d'institutionnalisation, le cadre politique, la feuille de route logistique, les structures de gestion, les plans de mise en œuvre, les stratégies d'expansion, la mobilisation des ressources et l'image de marque des campagnes de sensibilisation. Le rôle de l'UNFPA est central pour guider le SWEDD et favoriser sa croissance, en ligne avec les principaux objectifs du Plan stratégique 2022-2025 de l'UNFPA.
Cela permet d’aligner le SWEDD sur la réalisation des ODD à l'horizon 2030, de l'Agenda 2063 de l'UA, ainsi que sur les plans et priorités de développement nationaux des États membres.
En tant qu’agence spécialisée du système des Nations Unies sur les thématiques du projet, l'UNFPA s'assure de la disponibilité des experts pour le SWEDD à travers :
* Un Secrétariat Technique Régional (STR) avec une équipe dédiée.
* Le déploiement d'experts de l'UNFPA au service du SWEDD pour renforcer les capacités.
* Le soutien des bureaux pays de l'UNFPA à chaque unité nationale de SWEDD.
* L’appel à des institutions spécialisées et l'accès à des consultants internationaux et nationaux pour répondre aux besoins des pays SWEDD.
Le succès du projet repose également sur un mécanisme de gouvernance solide sous le leadership des pays et dirigé par le Comité Régional de Pilotage (CRP), qui est composé des ministres en charge du SWEDD dans chaque pays. Le CRP fonctionne comme l’instance de gouvernance du Projet Régional SWEDD. Il s'appuie sur les comités nationaux de pilotage constitués par le ministère de tutelle, les ministères techniques sectoriels, les représentants des organisations de la société civile organisées en institutions faitières et toutes autres compétences identifiées susceptibles de contribuer à faciliter l’exécution du mandat du Comité national de pilotage. Avec une direction tournante, le CRP tient une réunion annuelle et facilite les interventions nationales et régionales du SWEDD.
Chaque pays SWEDD est doté d’une unité de gestion/coordination du projet (UGP/UCP) abritée par le Ministère de tutelle. L’UGP du Projet SWEDD est le bras technique de la coordination nationale du Projet. Elle coordonne les relations avec toutes les parties prenantes du Projet : Ministère de tutelle, Ministères sectoriels techniques, partenaires de la société civile, partenaires de mise en œuvre, partenaires techniques et financiers (Banque Mondiale, AFD et autres selon les pays), institutions pourvoyeuses d’assistance technique (UNFPA/STR/ Bureaux Pays UNFPA, OOAS, UA).
L'UNFPA veille à ce que ces deux organes de SWEDD (Comité Régional de Pilotage et Comités nationaux de pilotage) gardent la responsabilité essentielle pour une mise en œuvre transparente des projets et un soutien aux partenariats internationaux.
D'autres partenaires notables on rejoint le SWEDD, notamment des agences multilatérales et bilatérales (AFD, Canada), des organisations internationales et le secteur privé, qui contribuent à la mise en œuvre d'approches innovantes et essentielles, à travers une assistance technique adaptée (cf. infra). C’est le cas des divers partenariats mis en place dans les pays pour assurer la distribution des produits contraceptifs et des médicaments au dernier kilomètre.
Les partenariats SWEDD entendent également consolider des alliances avec les chefs religieux et traditionnels pour obtenir leur adhésion au SWEDD et leur engagement actif à promouvoir les 3 composantes du changement dans leurs communautés respectives. Les réseaux de jeunes, les premières dames et les médias sont également des partenaires clés, qui apportent leurs diverses spécialités, leurs talents et leurs réseaux, pour promouvoir une vision plus large du SWEDD. L'incorporation et l'engagement des médias, des célébrités et des jeunes ont permis d'amplifier les messages des campagnes SWEDD et d'augmenter l'image publique et l'impact du projet.
3. Leçons tirées de l’assistance technique
L’assistance technique au SWEDD a été évaluée lors de l’évaluation externe du Secrétariat Technique Régional conduite en 2019 et lors de l’analyse situationnelle pour le développement du Plan d’AT du SWEDD conduite en 2021.
Les leçons tirées de l’évaluation externe du STR/SWEDD ont été les suivantes :
* L’AT fournie par le STR est globalement pertinente, réactive et correctement alignée sur les priorités des pays et sur son mandat. Le STR s’est assez bien adapté à l’évolution des besoins dans la planification et la mise en œuvre de l’AT aux niveaux des pays et de la région. Mais les prévisions techniques et financières des PTA, la prise en compte des spécificités/procédures propres aux différents acteurs, ainsi que l’adaptation des approches régionales au niveau pays doivent être améliorées. Les mécanismes de communication et de planification entre le STR, les bureaux pays de l’UNFPA et les UGP doivent être renforcés pour une meilleure planification des activités régionales et une adaptation aux changements rapides qui s’opèrent dans les pays.
* La diversité des mécanismes d’AT permet de répondre avec efficacité aux demandes d'AT des pays et de façon équitable. Mais il convient d’harmoniser les calendriers de planification des activités (finalisation des PTAB et PTA conjoints en novembre de l’année n-1, approbation par les CNP en décembre, approbation par le CRP en janvier).
* L’AT fournie par l’UNFPA/STR permet un transfert effectif de compétences, ce qui concourt à sa pérennité et durabilité. Mais des besoins d’AT complémentaires sont exprimés dans les huit sous-composantes du projet, liés à la mobilité des personnels des parties prenantes (UGP/UCP, Ministères et ONG, OSC). La capitalisation et l’utilisation effective, efficace et durable des compétences et outils transférés posent néanmoins problème.
* En terme d’efficience, le dispositif initial du SWEDD-I (reversement d’une quote-part des financements des pays à l’UNFPA) a fait place à un dispositif de financement de l’AT plus pragmatique (contrat BM-OOAS pour le financement de l’AT et contrat UNFPA-OOAS pour son exécution). La gestion des ressources financières allouées au STR a été jugée globalement efficiente, malgré les diverses contraintes liées au dispositif initial. La montée en charge du projet et son extension vont cependant entraîner des besoins croissants des parties prenantes auxquels le STR doit s’adapter en termes de mobilisation de ressources additionnelles.
* La valeur ajoutée du STR, son rôle de coordination et son positionnement stratégique au sein du Bureau régional de l’UNPPA sont des atouts reconnus pour la mise en œuvre et l’extension du SWEDD. Des efforts pour assurer une meilleure visibilité et une accessibilité au grand public des résultats/publications du projet au niveau régional et au niveau des pays, notamment les profils et études sur le Dividende Démographique, ou les notes de politique sont néanmoins recommandés.
Les leçons tirées de l’évaluation du dispositif d’AT du SWEDD conduite en 2021 sont les suivantes :
* Les contenus en matière d’assistance technique des PTBA 2021 des 9 pays du SWEDD sont hétérogènes car les pays n’ont pas tous une compréhension unanime de l’AT, ce qui rend indispensable un exercice de planification spécifique et inclusif de l’AT pays.
* L’accès à l’assistance technique locale est globalement considéré par les UGP comme flexible. Il convient néanmoins de garantir cette flexibilité (saisine directe et simplifiée, recrutement en procédure simplifiée de l’expertise) et de promouvoir l’utilisation par les pays du roster d’experts constitué par le STR.
* L’AT régionale fournie par le STR est globalement perçue comme utile et importante, même si elle est parfois diversement appréciée par les UGP qui ne se l’approprient pas suffisamment.
* Elle doit préserver la dimension régionale du SWEDD (innovations, modèles et stratégies d’interventions transposés selon des standards nécessaires et suffisants et standards maintenus et capitalisés au cours du temps), mais aussi s’adapter au fil du temps et selon les besoins des pays.
* Le Plan d’AT conjoint annuel dans chaque pays doit être produit au cours d’un atelier de travail inclusif réunissant l’UGP, les structures de mise en œuvre (ministère et ONG), le bureau pays de l’UNFPA, le STR, les partenaires d’AT, l’OOAS et la BM.
* La valorisation des experts provenant des pays bénéficiaires du SWEDD doit être réalisée à travers l’AT au SWEDD.
* Le dispositif de suivi-évaluation de l’AT doit inclure toutes les parties prenantes et valoriser les acteurs locaux (UGP et bureau pays de l’UNFPA).
* Le nouveau dispositif d’AT du SWEDD-2 n’était pas encore bien connu des acteurs nationaux, en particulier la place de l’OOAS et de l’UA dans la nouvelle architecture. La circulation de l’information manquait de fluidité selon certains acteurs.
* Les acteurs communautaires et les bénéficiaires finaux des services (à travers des OSC représentatives de femmes, de jeunes, etc.) ne sont pas directement associés à l’identification des besoins d’assistance technique au niveau pays et le SWEDD gagnerait à promouvoir cette inclusion.
* Les réunions des coordonnateurs pays d’UGP et les revues trimestrielles techniques des sous-projets n’accordent pas assez de temps à l’AT et à sa coordination. Les réunions de coordination de l’AT au niveau national et régional doivent être rendues systématiques. L’atelier d’élaboration du PTA conjoint doit constituer le cadre de concertation pour établir un consensus entre les acteurs sur l’AT et les réunions des coordonnateurs pays d’UGP ainsi que les revues trimestrielles techniques doivent intégrer à leur agenda le suivi des interventions d’AT et leurs résultats.
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4. Politique d’assistance technique du SWEDD
C’est sur la base de ces évaluations et leçons apprises rappelées ci-dessus que la politique de l’UNFPA en matière d’assistance technique au SWEDD est conçue, s’articulant autour d’une vision, des objectifs et des principes revisités pour mieux accompagner les pays bénéficiaires. Cette politique est opérationnalisée dans le présent manuel.
3. Vision de l’assistance technique
La vision de l’assistance technique portée par le SWEDD se décline comme suit :

4. Objectifs de l’assistance technique
Les objectifs de l’assistance technique portés par le SWEDD se déclinent comme suit :

5. Principes de l’assistance technique
Les principes majeurs de l’assistance technique portés par le SWEDD sont les suivants :

* Les proportions attendues sont de 60% des besoins pour la composante 1 ; 15 à 20% pour la composante 2 ; et 20 à 25% pour la composante 3 ; proportions qui varient légèrement d’un pays à l’autre, selon le PAD
6. Bases juridiques de l’assistance technique
Les bases juridiques de l’assistance technique du SWEDD ont évolué avec le projet. Initialement (SWEDD-I), le dispositif reposait sur une contractualisation entre l’UNFPA et les pays bénéficiaires, au terme de laquelle les pays devaient reverser une somme de 13% de leur subvention à l’UNFPA afin de couvrir les besoins en AT. Le dispositif s’étant avéré lourd et peu maniable, il a été transformé durant le SWEDD-II[2].
La fonction d’assistance technique du SWEDD repose sur :
* Les PAD 1 et 2 (Documents d’Approbation du Projet) signés entre la Banque Mondiale et les pays bénéficiaires. Il y est stipulé que :
* L'équipe de la Banque Mondiale travaille en étroite collaboration avec tous les organismes de mise en œuvre et avec l’UNFPA et l'OOAS pour fournir un soutien technique au projet (l'équipe de soutien de la mise en œuvre).
* Les programmes sont mis en œuvre par les pays, tandis que l'assistance technique est fournie par l’UNFPA, qui met en œuvre des programmes intensifs de renforcement des capacités sur l'évaluation rigoureuse des projets.
* Un centre technique d'experts (STR, précisément décrit dans le document) assorti d’un pôle d'experts sont mis en place au sein du bureau régional de l’UNFPA, qui fournissent et / ou facilitent l'AT demandée par les pays et renforcent les capacités au niveau national.
* L’UNFPA a les responsabilités suivantes dans le cadre du SWEDD : Coordination de l'AT au niveau régional ; Mise en œuvre de programmes au niveau régional ; Coordination du secrétariat du Comité régional de pilotage (CRP) ; Génération et partage des connaissances au niveau régional ; Amélioration / harmonisation des politiques au niveau régional ; Soutien aux activités au niveau des pays dans le cadre du projet.
* Un contrat entre l’OOAS avec l’UNFPA (« Agreement for Provision of Technical Assistance »), qui prévoit la mise en responsabilité de l’UNFPA pour la fourniture d’AT, le type d’AT à mobiliser, le budget pour l’AT à décaisser par l’OOAS et ses conditions de décaissement, l’adaptation régulière des plans d’AT et les mécanismes de suivi. L’assistance technique attendue est la suivante :
* AT pour la programmation, la planification stratégique et le suivi et évaluation du projet (cadres de performance, plan de suivi et évaluation, plans de travail annuels et rapports – gestion axée sur les résultats) ;
* AT pour la mise en œuvre des trois composantes du projet ;
* Mobilisation des ressources par le développement de partenariats public-privé et positionnement stratégique des questions d'autonomisation des femmes ;
* Appui à la gouvernance du projet, notamment le CRP, pour en faire un outil d'intégration régionale et un modèle de coopération Sud-Sud et de partage de bonnes pratiques ;
* Création d'un environnement favorable à travers le développement d'alliances stratégiques (leaders religieux et traditionnels, parlementaires, OSC de populations vulnérables et du secteur culturel, renforcement de l'arsenal juridique protégeant les droits des filles et des femmes, etc.) ;
* Implication des réseaux de jeunes blogueurs/TIC pour utiliser les innovations numériques comme accélérateur de résultats ;
* Renforcement des capacités et gestion des connaissances : formation, génération de preuves, production de publications scientifiques, suivi et documentation des bonnes pratiques de plaidoyer, gestion des données et des informations sur les questions favorisant l'autonomisation des femmes et le DD.
* Les statuts et attributions du STR-SWEDD, qui accordent au secrétariat technique régional sa fonction de coordination de l’AT au niveau régional ;
* Des accords de base entre Gouvernement et UNFPA dans chaque pays ;
* Un contrat spécifique entre le pays et l’UNFPA pour la fourniture d’AT dans le cadre du SWEDD, comme c’est le cas pour le Bénin (seul contrat en cours de cette nature).
5. Structuration de l’assistance technique au SWEDD
Le cycle de vie du projet SWEDD permet de distinguer plusieurs phases, à travers lesquelles passent les pays bénéficiaires et qui structurent l’assistance technique au projet. On peut ainsi distinguer les phases suivantes :

Au chacune des phases de ce cycle de vie du projet, l’assistance technique nécessaire est mobilisée par l’UNFPA :
* En son sein, à travers ses bureaux pays (UNFPA/CO), son bureau régional (WCARO) et son siège (HQ) ;
* Par la mobilisation d’institutions régionales et internationales et/ou d’experts individuels (sur la base de leurs avantages comparatifs en lien avec les thématiques d’expertise à mobiliser au profit des pays) ; et
* Dans les pays du SWEDD qui ont acquis des expériences et des compétences opérationnelles et techniques pour des transferts de compétences sud-sud.
L’UNFPA a développé un Plan d’Assistance Technique pour 2021-2024 qui prévoit notamment de mobiliser l’expertise technique particulière de prestataires d’assistance technique internationaux (IPs) pour accompagner les pays dans la mise en œuvre du Projet SWEDD. Il s’agit d’agences multilatérales et bilatérales (rejointes par l’AFD et le Canada), d’organisations internationales et du secteur privé, qui contribuent à la mise en œuvre d’approches innovantes et essentielles. On compte parmi ces prestataires d’AT les universités, les sociétés et centres d’études et de recherche et les ONG (Université John Hopkins, Equimundo, Population Council, Plan International et Centre d’Etudes de la Famille Africaine en Population, Santé et Développement Durable (CEFA-PSD), Centre Humanitaire des Métiers de la Pharmacie (CHMP), Consortium régional pour la Recherche en Économie Générationnelle (CREG) de l’université de Thiès, Global Business Coalition Health (GBC Health), et Camber Collective.
Dans le dispositif d’assistance technique au SWEDD, on doit bien différencier entre les différents types d’acteurs engagés :
* Le bailleur du projet, qui finance l’AT dans le cadre du projet (Banque Mondiale) ;
* Les prestataires institutionnels de l’AT (UNFPA – bureaux pays et STR ; OOAS, UA) ;
* Les prestataires techniques de l’AT (IPs, bureaux d’études, autres prestataires) ;
* Les experts / consultants engagés dans les missions d’AT sur le terrain ;
* Les bénéficiaires directs de l’AT (UGP, sectoriels, ONG/OSC, et autres types d’acteurs de mise en œuvre directe du projet) ;
* Les bénéficiaires finaux de l’AT (les populations ciblées par le projet).
Les différents types d’acteurs engagés se distinguent également selon qu’ils sont susceptibles de bénéficier et/ou de mobiliser de l’assistance technique, comme cela est décrit de façon détaillée en annexe.
6. Quelle assistance technique mobiliser pour le SWEDD ?
Dans cette section, on détaille les AT mobilisables par phases du projet, mais aussi par thématique et composante du projet, en précisant les types d’expertises mobilisables, les partenaires de choix et les modalités de mobilisation de l’assistance technique.
La section détaille enfin la planification de l’assistance technique (planification stratégique et opérationnelle) et son déploiement.
7. Assistance technique mobilisable pour la phase de manifestation d’intérêt au SWEDD
L’UNFPA, à travers ses bureaux pays et le STR/WCARO, est en mesure d’appuyer les pays dès le processus de demande d’adhésion au SWEDD, depuis les activités préliminaires jusqu’à l’adhésion proprement dite. L’AT mobilisable pendant la phase demande d’adhésion du processus est détaillée dans le tableau suivant, par type d’AT, livrables attendus et fournisseurs d’AT potentiels.
Tableau 1 : AT mobilisable pour la demande d’adhésion au SWEDD
Etapes du processus
Type d’AT nécessaire
Livrable(s)
Ressources techniques mobilisables
Activités préliminaires
Echanges préalables avec la Banque Mondiale
AT pour la conduite des discussions (compréhension du concept SWEDD, des mécanismes de financements et conditions d’éligibilité ; situation des indicateurs clés ; position géographique du pays)
Lettre de candidature adressée à la BM
Equipe du STR et bureau UNFPA du pays concerné
Accompagnement du gouvernement pour la soumission de candidature à la BM
AT pour la rédaction de la lettre de candidature au vice-président de la Banque (Washington)
Equipe du STR et bureau UNFPA du pays concerné*
On considère que la phase de manifestation d’intérêt s’arrête à l’envoi de la lettre de candidature à la Banque Mondiale.
Une importante ressource disponible pour la phase de manifestation d’intérêt au SWEDD est le « Guide pour la préparation des pays candidats à l’initiative SWEDD »[3], élaboré par le STR/SWEDD durant la phase 2 du SWEDD. Ce guide détaille les principales étapes dans l’appui au processus de préparation à l’admission au Projet SWEDD : activités préliminaires ; mission d’identification de la Banque mondiale ; mission conjointe Banque mondiale/UNFPA pour la préparation du Projet SWEED ; actions clés de la feuille de route.
8. Assistance technique mobilisable pour la préparation du SWEDD
A travers ses bureaux pays et le STR/WCARO, l’UNFPA appuie ce processus de préparation du SWEDD dans les nouveaux pays depuis la détermination des actions clés de la feuille de route jusqu’à la validation de la proposition et de ses annexes. Le « Guide pour la préparation des pays candidats à l’initiative SWEDD » constitue encore une ressource précieuse car il couvre aussi les principaux point clés de la préparation du démarrage des activités du SWEDD dans les pays.
Pour soutenir la planification basée sur les évidences, un modèle d’impact du SWEDD a été développé avec l’appui de Camber Collective. Cet outil de modélisation permet non seulement de quantifier les groupes cibles vulnérables (filles à risques de décrochage scolaire, de mariage d’enfant et de grossesses précoces), mais aussi de déterminer le potentiel de changement dans les différentes zones géographiques d’un pays. Le modèle permet également de simuler l’impact en sélectionnant les interventions les plus adaptées au contexte de chaque pays.
La mise à jour et l’introduction de nouvelles fonctionnalités au modèle d’impact se sont poursuivies permettant de disposer aujourd’hui d’un modèle utilisable pour 11 pays (9 pays SWEDD I et II, Togo et Sénégal)[4].
L’AT mobilisable pendant la phase d’identification et de préparation du SWEDD est détaillée dans le tableau n°4, par type d’AT, par livrables attendus, par fournisseurs d’AT potentiels.
Tableau 2 : Caractéristiques de l’AT mobilisable pendant la phase d’identification et de préparation du SWEDD
Etapes du processus
Type d’AT nécessaire
Livrable(s)
Fournisseur(s) d’AT
Ressources techniques mobilisables
Missions d’identification et mission conjointe
Mission d’identification de la Banque mondiale
AT pour participer à la mission : évaluation de la volonté ou capacité à évoluer ; inventaire des bailleurs de fonds sur la thématique ; présentation aux autorités de la pertinence et la valeur ajoutée de la multisectorialité des interventions ; définition des rôles des principaux acteurs ; mise en place de l’équipe nationale de rédaction du document de projet
Aide-mémoire de la Banque Mondiale
Banque Mondiale
STR/UNFPA
Consultants indépendants
Experts des bureaux pays et du siège de la Banque Mondiale en charge du SWEDD et de la région Sahel
Experts STR/UNFPA
Consultants indépendants en conception, planification et gestion de programmes
Participation à la mission conjointe BM/UNFPA pour la préparation du Projet SWEED
AT pour appuyer le Gouvernement dans tous les aspects liés à la préparation pour l’adhésion du pays au Projet régional SWEDD : conception technique et portée géographique du projet ; activités et composantes ; dispositif institutionnel de mise en œuvre ; coûts et modalités de financement ; aspects fiduciaires ; risques et mesures d’atténuation ; cadre des résultats ; mécanisme de suivi-évaluation
Feuille de route définissant les actions à mener en appui au comité national de pilotage et aux comités techniques sectoriels
Banque Mondiale
Bureau pays UNFPA
STR/WCARO
Consultants indépendants
Experts des bureaux pays et du siège de la Banque Mondiale en charge du SWEDD et de la région Sahel
Experts du Bureau pays UNFPA et du STR/WCARO
Consultants indépendants en conception, planification et gestion de programmes
Actions clés de la feuille de route

Détermination des actions clés de la feuille de route
AT pour appuyer la mise en place du comité de rédaction, à la formation des sous-comités, aux consignes de rédaction, à leurs TDR et pour l’élaboration de leurs feuilles de route
Comité et sous-comités désignés
TDR et feuilles de route disponibles
STR et Bureau pays UNFPA
Expert lead consultant pour le processus d’élaboration de la proposition du SWEDD (rôle transversal et continu de coordination de l’AT durant tout le processus)
AT pour élaborer et préparer la signature d’un protocole d’AT entre pays et UNFPA
TDR élaborés
Protocole signé
Bureau pays UNFPA et STR
Expertise mobilisée au sein de l’UNFPA
Processus de formulation des composantes
AT pour la rédaction de la sous-composante 1.1
Liste des activités / interventions de la SC 1.1 identifiées et validées
Bureau pays UNFPA et STR + WCARO
Consultant international expert en communication pour un changement social et comportemental
Expertise thématique mobilisée au sein de l’UNFPA
AT pour la rédaction de la sous-composante 1.2
Liste des activités / interventions de la SC 1.2 identifiées et validées
Bureau pays UNFPA et STR + WCARO
Expert en autonomisation des femmes et stratégies communautaires
Expert en développement des curricula et supports didactiques
Expertise thématique mobilisée au sein de l’UNFPA
AT pour la rédaction de la sous-composante 2.1
Liste des activités / interventions de la SC 2.1 identifiées et validées
Bureau pays UNFPA et STR + WCARO + OOAS
Experts en sciences sociale, médicales ou pharmacie pour le renforcement de l’offre des services de qualité en santé
Expertise thématique mobilisée au sein de l’UNFPA
AT pour la rédaction de la sous-composante 2.2
Liste des activités / interventions de la SC 2.2 identifiées et validées
Bureau pays UNFPA et STR + WCARO + OOAS
Experts en sciences sociale, médicales ou pharmacie pour le renforcement de l’offre des services de qualité en santé
Expertise thématique mobilisée au sein de l’UNFPA
AT pour la rédaction de la sous-composante 2.3
Liste des activités / interventions de la SC 2.3 identifiées et validées
Bureau pays UNFPA et STR + WCARO + OOAS
Experts en sciences sociale, médicales ou pharmacie pour le renforcement de l’offre des services de qualité en santé
Expertise thématique mobilisée au sein de l’UNFPA
AT pour la rédaction de la sous-composante 3.1
Liste des activités / interventions de la SC 3.1 identifiées et validées
Ministère de tutelle ; STR et Bureau pays UNFPA
Experts en renforcement des capacités de plaidoyer et de communication auprès des leaders sur le DD
AT pour la rédaction de la sous-composante 3.2
Liste des activités / interventions de la SC 3.2 identifiées et validées
Ministère de tutelle ; STR et Bureau pays UNFPA
Experts en démographie et économie générationnelle
AT pour la rédaction de la sous-composante 3.3
Liste des activités / interventions de la SC 3.3 identifiées et validées
Ministère de tutelle ; STR et Bureau pays UNFPA
Expert en suivi et évaluation de projet
AT pour la facilitation de l’atelier de mise en commun et la validation des composantes
Expériences et modèles des autres pays
STR et Bureau pays UNFPA
Experts BM
Expert lead consultant pour le processus d’élaboration de la proposition du SWEDD
Budgétisation et élaboration du PPSD
AT pour la budgétisation et l’élaboration du PPSD et du PPM des premiers 18 mois
PPSD et PPM validés
Bureau pays UNFPA et STR avec l’UGP
Expert costing, budgeting
Expert en Passation des Marchés
Atelier Technique national d’examen de la proposition et des documents annexes
AT pour la facilitation de l’atelier technique national
Documents de proposition et annexes validés
Bureau pays UNFPA et STR avec l’UGP
Expert lead consultant pour le processus d’élaboration de la proposition du SWEDD + experts thématiques mobilisés pour l’élaboration de la proposition (cf. supra)
Finalisation des livrables
AT pour la finalisation des livrables

9. Assistance technique mobilisable pour l’accompagnement de la mise en œuvre du SWEDD
Pour la phase de mise en œuvre du SWEDD, le plan d’assistance technique développé par le STR/SWEDD prévoit la mobilisation de nombreuses ressources techniques adaptées aux différentes composantes du projet. Elles sont mobilisables par les pays selon leurs besoins. Une planification annuelle de ces besoins est réalisée afin que le STR/SWEDD puisse coordonner au niveau régional le déploiement de ces ressources avec la meilleure efficacité et la meilleure efficience.
En pratique, pour la mise en œuvre du SWEDD, chaque pays développe un plan de travail annuel budgétisé (PTAB) qui comprend les activités à exécuter pour l’année (ou les 18 mois) suivante. Ce processus est placé sous la responsabilité et la coordination de l’UGP/UCP dans chaque pays. Le PTAB doit être assorti d’un PTA conjoint développé avec l’appui du bureau pays de l’UNFPA (plan d’assistance technique intégré) pour accompagner la mise en œuvre des activités prévues. L’UGP/UCP assure la coordination et l’expression des demandes d’assistance technique. Cet exercice annuel de planification de l’AT est attendu au décours immédiat du PTAB. Dans l’agenda et le format idéal, le PTA conjoint doit être élaboré durant le même atelier de planification que celui du PTAB, dans une session spécifiquement dédiée à l’AT. Il est ensuite soumis pour approbation au STR avant sa mise en œuvre (voir figure ci-dessous).
En tant de bénéficiaires d’AT mais aussi acteur principal dans la coordination et la mise en œuvre du projet, l’UGP/UCP a un rôle central dans l’identification et la mobilisation de cette AT. Ainsi, il est important que tout au long du processus de planification annuel, que la réflexion sur l’AT soit positionnée afin d’aligner l’offre d’AT sur les besoins réels.
La phase de mise en œuvre du SWEDD s’appuie sur des ressources techniques qui permettent de guider l’assistance technique requise par les pays. Celles-ci ont été développées par le STR/SWEDD avec l’appui de l’AT mobilisée à cet effet, soit auprès des partenaires d’appui technique (IPs) soit auprès d’experts consultants issus de son roster.
Au titre de ces importantes ressources techniques, on compte :
* Manuel Opérationnel Régional : ce document détaille le dispositif régional de pilotage du SWEDD, le mécanisme régional d’appels à propositions (composantes 1.2 et 2.2) ; les rôles et fonctions des organisations régionales d’appui à la mise en œuvre, la préparation et l’approbation des plans de travail annuels (PTAs), ainsi que le mécanisme de suivi et évaluation du projet ;
* Outils, guides et manuels pédagogiques (pour le Espaces Sûrs, les Clubs des Maris et clubs des futurs Maris, Guide ONDD, etc.) ;
* Outils de planification et de Suivi et Evaluation (manuels de Suivi et Evaluation)
* Stratégie régionale de communication pour le changement social et de comportement – CCSC (Manuel Opérationnel Régional, etc.) ;
* Outils de renforcement des capacités et de documentation des meilleures pratiques.
Les différentes ressources mobilisables dans le cadre de l’assistance technique à la mise en œuvre du SWEDD sont détaillées par thématiques et types d’AT dans le tableau ci-dessous.
Tableau 3 : Caractéristiques de l’assistance technique mobilisable pour le SWEDD durant la mise en œuvre du projet
Etapes du processus
Thématiques / types d’AT nécessaire
Livrable(s)
Fournisseur(s) d’AT
Ressources techniques mobilisables
Modalités de mobilisation de l’AT
Planification stratégique et opérationnelle du projet
AT pour la planification stratégique et opérationnelle du projet au niveau pays et au niveau régional
PTBA
PTA conjoint

UGP du SWEDD
UNFPA (Bureaux pays, STR-SWEDD, UNFPA-WCARO)
OOAS
Banque Mondiale
Experts de l’équipe technique de l’UGP
Experts thématiques de l’UNFPA (bureau pays, STR-SWEDD, WCARO et HQ)
Experts thématiques de l’OOAS
Experts de la Banque Mondiale (bureaux pays et siège)
Formulation de requêtes d’AT sur la base de TDR, adressés à l’UGP et/ou au bureau pays de l’UNFPA.
Modèles de TDR
Formulaire de requête d’AT
Organisation de missions d’appui technique des staffs de l’UNFPA (déclenchement par Res/Rep en lien avec le STR et selon les procédures UNFPA)
Accompagnement de la mise en œuvre des sous-composantes
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 1.1
AT pour l’élaboration et la préparation des stratégies nationales de CCSC et de la campagne CCSC dans les pays et au niveau régional
Stratégies CCSC
Campagnes CCSC
John Hopkins University
Experts spécialisés dans les stratégies et campagnes CCSC (conception, préparation, appui à la mise en œuvre)
Mobilisation d’experts provenant des IPs ou consultants nationaux et internationaux indépendants sur les thématiques souhaitées
Formulaire(s) de requête d’AT (ciblant les prestataires) et transmission des requêtes au STR pour mobilisation des experts.
Procédure UNFPA de recrutement pour les consultants nationaux et internationaux indépendants (roster ou appel à candidature ouvert)
AT pour l’élaboration et la diffusion de spots au niveau pays, régional et panafricain en campagnes télévisées
Spots et campagnes télé
One Est Ensemble
Africanews
Experts spécialisés dans l’élaboration de spots et les campagnes télé panafricaines
AT pour la production de singles en appui à la campagne CCSC et la mobilisation des artistes dans les pays SWEDD
Singles et artistes mobilisés
GO Media
Experts spécialisés dans l’élaboration de single et la mobilisation des artistes
AT pour l’appui à la veille médiatique pour le suivi des campagnes CCSC
Mesure de l’audience
Agility PR Solutions
Experts spécialisés dans l’évaluation des campagnes médiatiques
AT pour l’appui à la Campagne « Stronger Together : ensemble pour l’éducation des filles et le leadership féminin »
Campagne CCSC et mobilisation des jeunes
Consultants internationaux issus du roster d’experts du STR
Consultants nationaux
Experts spécialisés dans les campagnes CCSC (préparation, budgétisation) et dans la coordination des activités des jeunes autour de la campagne
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 1.2
AT sur le maintien des filles à l’école et l’implémentation des Espace sûrs

Manuels et guides, boites à outils, SEA, modules de formation
Population Council
Experts spécialisés dans l’implémentation des activités relatives aux espaces sûrs en milieu scolaires et communautaires, les enquêtes sur le décrochage scolaire et activités de remédiation (manuels et guides, SEA, formation).
Mobilisation d’experts provenant des IPs ou consultants nationaux et internationaux indépendants sur les thématiques souhaitées
Formulaire(s) de requête d’AT (ciblant les prestataires) et transmission des requêtes au STR pour mobilisation des experts.
Procédure UNFPA de recrutement pour les consultants nationaux et internationaux indépendants (roster ou appel à candidature ouvert).
Partage d’expériences des pays
AT sur l’implémentation des Clubs des maris (CDM) et futurs maris (CDFM)
Manuels et guides, boites à outils, SEA, modules de formation
Equimundo (ex-Promundo)
Experts spécialisés dans l’implémentation des écoles des maris / école des futurs maris (manuels et guides, boites à outils, SEA, formation)
AT sur les stratégies communautaires et la mobilisation des leaders religieux et coutumiers
Manuels et guides, boites à outils, SEA, modules de formation
Consultants internationaux issus du roster d’experts des IPs et du STR/SWEDD
Experts des IPs et du STR/SWEDD sur la promotion et l’implémentation des stratégies communautaires et le développement des sous projets et mobilisation des leaders religieux et coutumiers
AT sur l’autonomisation économique des jeunes filles et femmes
Manuels et guides, boites à outils, SEA, modules de formation
Plan International
Experts spécialisés en analyse de la demande et de l’offre d’autonomisation économique des jeunes filles et femmes, implémentation des AGR ; cartographie des pratiques actuelles et modélisation ; proposition d’interventions innovantes facilitant le transfert monétaire conditionné pour le maintien des filles à l’école ; génération des connaissances communes au niveau régional
AT aux équipes juridiques
Manuels, guides et normes juridiques en matière d’autonomisation des femmes
CEFA-PSD
Experts spécialisées dans la revue des cadres juridiques, la planification, l’élaboration des plans d’action
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 2.1
AT pour le développement, la mise en œuvre et le suivi des plans DBC + plaidoyer pour la mise à disposition des contraceptifs
Plans DBC mis en œuvre
Analyse des besoins en contraceptifs
CHMP, UNFPA, OOAS
Experts spécialisés dans la distribution à base communautaire des produits de SSR
Mobilisation d’experts provenant des IPs, de l’OOAS ou consultants nationaux et internationaux indépendants sur les thématiques souhaitées.
Formulaire(s) de requête d’AT (ciblant les prestataires) et transmission des requêtes au STR pour mobilisation des experts.
Procédure UNFPA de recrutement pour les consultants nationaux et internationaux indépendants (roster ou appel à candidature ouvert).
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 2.2
AT pour l’évaluation et la documentation des
modèles de distribution au dernier km des produits de SR + mise à jour des indicateurs de suivi de stocks
Modèles documentés et Indicateurs de stocks suivis et mis à jour
CHMP, UNFPA, OOAS
Experts spécialisés sur le modèle de distribution au dernier km des produits de SSR
AT pour le renforcement de la chaîne d’approvisionnement
Pool de formateurs SIGL
Partenariat avec les Centrales d’Achat des Médicaments
CHMP, UNFPA, OOAS
Experts spécialisés en SIGL et gestion logistique
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 2.3
AT pour le développement et l’adaptation au format e-learning des modules de formation courte durée
Modules de formation disponibles en e-learning
CHMP, UNFPA, OOAS, FASFAF, SAGO, JHPIEGO
Experts spécialisés sur les plateforme e-learning et le renforcement des capacités
AT pour le mentorat clinique sage-femme
Guides du mentorat
CHMP, UNFPA, OOAS
Experts spécialisés dans le mentorat clinique SF
AT pour la mise en œuvre de la sous-composante 3.1
AT pour le plaidoyer pour le Dividende Démographique (DD)
Cartographie et plan d’action pour le plaidoyer
CEFA-CAFS
Experts spécialisés sur l’appui aux réseaux (cartographies actualisées et plans d’actions)
Experts spécialisés en renforcement des capacités de plaidoyer et de communication des leaders
Mobilisation d’experts provenant de l’UNFPA, des IPs, de l’OOAS, de l’UA et de la Banque mondiale ou consultants nationaux et internationaux indépendants sur les thématiques souhaitées.
Formulaire(s) de requête d’AT (ciblant les prestataires) et transmission des requêtes au STR pour mobilisation des experts.
Procédure spécifiques de recrutement pour les consultants nationaux et internationaux indépendants (roster ou appel à candidature ouvert) selon les institutions.
AT sur l’appui à la mise en œuvre de la sous-composante 3.2
AT aux ONDD et ORDD
Profils pays et feuilles de route DD
CREG
Experts spécialisés sur l’élaboration de profils pays, feuilles de route DD & BSDD, feuilles de route DD & BSDD, formation (NTA-NTTA, DD, communication et plaidoyer, etc.)
AT sur l’appui à la mise en œuvre de la sous-composante 3.3
AT en suivi évaluation
Manuel de S&E
Maitrise de la plateforme delta
UNFPA
OMC Project
Consultants internationaux
Experts spécialisés sur l’orientation des responsables de S&E sur la plateforme delta
Experts spécialisés dans les enquêtes
AT en suivi modélisation des impacts, des interventions et des coûts

Maitrise du modèle d’impact
Camber Collective
Experts spécialisés sur l’opérationnalisation de l’outil « modèle d’impact » et sur la réalisation d’étude d’impact (modélisation des cibles pour SWEDD-3 et formation sur le logiciel Camber)
Capitalisation du projet
AT en capitalisation de projet
Rapports de capitalisation, documentations des bonnes pratiques sous divers formats
UGP, UNFPA, IPs, OOAS et UA, Banque Mondiale
Experts spécialisés dans la capitalisation de projets

10. Renforcement de capacités et transfert de compétences
La fonction de renforcement de capacités et de transfert de compétences (RC/TC) de l’assistance technique est considérée comme capitale pour les différentes parties prenantes du SWEDD.
C’est pourquoi, dans le dispositif de planification et de suivi-évaluation de l’Assistance Technique intégrée du Projet SWEDD développé par le STR-SWEDD en 2021, il est stipulé très clairement le principe de « Garantir le transfert de compétences vers les acteurs nationaux et promouvoir l’expertise issue des pays SWEDD dans toute la mesure du possible ».
Cet objectif de RC/TC est en effet celui qui peut garantir à terme la pérennité de l’investissement humain et financier réalisé dans le cadre du SWEDD. Cela n’est possible qu’à travers une appropriation des approches d’intervention, des stratégies et activités mises en œuvre par les acteurs à tous les niveaux d’implication dans lesquels ils sont positionnés, y compris et en particulier sur le terrain au contact des bénéficiaires finaux du projet.
Bien conçue et mise en œuvre avec application, la fonction de renforcement de capacités et de transfert de compétences peut en effet faire en sorte que le SWEDD laisse une empreinte durable sur l’autonomisation des femmes et la capture du dividende démographique dans les pays d’intervention.
En pratique, cela se décline comme détaillé dans le tableau ci-dessous qui précise les objectifs pratiques, les modalités de mise en œuvre et les responsables en matière de renforcement de capacités et de transfert de compétences à travers l’assistance technique du SWEDD.
Tableau 4 : Objectifs, modalités et responsables en matière de RC/TC dans l’AT au SWEDD
Objectifs pratiques
Modalités de mise en œuvre
Responsables
Inclure un objectif spécifique de RC/TC dans les TDR de chaque mission d’appui technique
Définir les critères d’éligibilité des personnes ou structures bénéficiaires du RC/TC
Identifier des personnes ressources localement ayant le profil requis qui sont disponibles et motivées pour travailler de concert avec les experts recrutés pour l’AT.
Identifier avec ces personnes ciblées les objectifs de RC/TC liés à la mission d’assistance technique.
UGP, UNFPA pays, STR (si la mission doit être réalisée par des consultants indépendants)
IPs (si la mission doit être réalisée par une équipe relevant d’un IP)
Personnes ciblées par le RC/TC
L’objectif de RC/TC doit être assorti d’un ou plusieurs indicateurs spécifiques
Identifier avec ces personnes ciblées les indicateurs et les modalités de mesure de ces indicateurs de RC/TC liés à la mission d’assistance technique.
UGP, UNFPA pays, STR (si la mission doit être réalisée par des consultants indépendants)
IPs (si la mission doit être réalisée par une équipe relevant d’un IP)
Personnes ciblées par le RC/TC
L’objectif de RC/TC doit être assorti d’un ou plusieurs livrables spécifiques
Identifier avec ces personnes ciblées les livrables pour la composante de RC/TC liés à la mission d’assistance technique.
UGP, UNFPA pays, STR (si la mission doit être réalisée par des consultants indépendants)
IPs (si la mission doit être réalisée par une équipe relevant d’un IP)
Personnes ciblées par le RC/TC
Inclusion de candidats issus des pays du SWEDD dans le roster d’expert du STR pour l’AT au SWEDD
Assurer un repérage actif et continu de personnes ressources valorisables à travers l’AT.
Valoriser les experts repérés provenant des pays bénéficiaires , en particulier dans le roster d’experts du STR.
UGP, UNFPA pays et STR participent au repérage actif de personnes ressources valorisables à travers l’AT au SWEDD
Inclusion de juniors experts dans les équipes d’AT mobilisées par les IPs et le STR (objectif de RC/TC et développement des rosters d’expertise)
Adjonction dans chaque équipe d’AT mobilisée d’un.e junior expert.e pour accompagner la mise en œuvre de l’AT
Identifier avec ces juniors expert.e.s des indicateurs, des modalités de mesure de ces indicateurs et des livrables pour la mission d’assistance technique.
UGP, UNFPA pays, STR (si la mission doit être réalisée par des consultants indépendants)
IPs (si la mission doit être réalisée par une équipe relevant d’un IP)
Juniors expert.e.s ciblé.e.s par le RC/TC
Le dispositif de renforcement de capacités et de transfert de compétences aux parties prenantes actrices de mise en œuvre doit donc passer par l’assistance technique au SWEDD, à partir de chaque mission, selon les principes et engagements décrits dans le tableau 5.
Ce dispositif passe également par certaines activités mises en œuvre dans le projet :
* Les formations et ateliers techniques nationaux et régionaux sur les campagnes CCSC « Stronger Together » : stratégie CCSC, développement des campagnes, développement des messages, outils et supports de la campagne, suivi et évaluation des campagnes ; formation des célébrités sur les campagnes ; formation des jeunes du réseau AfriYan pour l’animation des réseaux sociaux ; formation des journalistes des médias régionaux influents sur les thématiques du SWEDD ;
* Les campagnes d’information CCSC elles-mêmes : campagnes digitales et dans les mass média (TV, radio) ; supports TV, radio, internet ; mobilisation de célébrités musicales nationales et régionales ; femmes modèles et leaders d’opinion ;
* La formation des responsables des sous-projets des UGP et des points focaux des ministères sur les outils de suivi-évaluation, la transformation des normes sociales de genre et la mise en place et gestion des Espace sûrs, des CdM et CdFM, des initiatives économiques des femmes dans une approche intégrée et harmonisée ;
* Les formations techniques pour l’appui aux plateformes de juristes : réforme des textes de loi, vulgarisation des textes existants, sensibilisation et information de la population, plaidoyer auprès des décideurs, accès à la justice, suivi-évaluation et coordination ;
* Les formations des comités locaux de surveillance VBG sur la prévention et la référence des VBG ; formations des agents de police, agents des services de justices et professionnels de santé sur la prise en charge des survivantes des VBG ; formation des partenaires de mise en œuvre sur la prévention des VBG ;
* Les formations de formateurs pour l’animation des plateformes e-learning et des modules de formation en ligne et formation des sage-femmes dans les pays ciblés ; formation des sage-femmes dans les Centres d’Excellence et formations en e-learning (2 types de formation disponibles) ; formation sur l’outil zoom ; etc.
* Le renforcement des capacités opérationnelles des districts et en logistique de distribution dans le cadre de la DBC ;
* Les formations des UGP en suivi-évaluation (plateforme de S&E) et logiciel Camber ;
* Les formations de responsables nationaux et régionaux sur le DDMI, le NTA-NTTA, la BSDD, le dividende démographique et autres domaines connexes (modèle d’impact, suivi-évaluation, technique de communication, modélisation et analyse).
Pour ces activités de renforcement de capacités et de transfert de compétences, la gestion des connaissances repose sur le réseau des experts (dont des spécialistes sur les différentes thématiques), mais aussi sur la plateforme de gestion et de partage des connaissances, sur le site web du SWEDD, sur le site web ORDD, les pages Facebook, les comptes Twitter et Instagram, ainsi que sur un compendium des bonnes pratiques et sur la communauté de pratiques nationales et régionales mise en place par le STR/SWEDD.
Enfin, les activités de renforcement de capacités et de transfert de compétences sont renforcées par une approche de coopération Sud-Sud qui favorise les échanges d’expériences entre les pays bénéficiaires du SWEDD à travers : i) des voyages d’études organisés pour permettre aux nouveaux pays de s’inspirer de comment les pays plus avancés / plus anciens dans le SWEDD sont parvenus à mettre en œuvre certaines interventions ; les missions d’assistance technique conjointe (IP/Consultants et Experts nationaux issus des rosters constitués dans chaque pays du SWEDD par thématiques pour promouvoir l’expertise Sud-Sud, iii) l’utilisation des ressources humaines des bureaux pays de l’UNFPA, de la Banque Mondiale, et de l’OOAS, iv) l’utilisation des experts d’autres institutions régionales et d’autres agences du système des Nations Unies.
Tout cela participe de la mission d’harmonisation des interventions en termes de qualité que s’est fixé l’assistance technique régionale mise en œuvre par le STR/SWEDD.
11. Planification de l’assistance technique pour le SWEDD
Les principes qui président au processus de planification et de déploiement de l’AT dans le cadre du SWEDD sont rappelés dans le document de « Planification et suivi-évaluation de l’Assistance Technique intégrée pour la Phase 2 du Projet SWEDD – Proposition d’un dispositif de planification et de suivi-évaluation de l’Appui Technique pour la Phase 2 du SWEDD » élaborée en 2021[5]. Ils rappellent la nécessité de :
* Aménager une participation de tous les acteurs, y compris des bénéficiaires finaux ;
* Disposer d’un canevas de planification tiré de l’expérience d’utilisation des pays du SWEDD (cf. annexes) ;
* Articuler précisément le Plan d’AT avec le PTBA à travers une session de travail inclusive réunissant toutes les parties prenantes positionnée à la fin de l’atelier annuel de planification du PTBA, soit au trimestre 4 de l’année n-1, afin de planifier des séquences chronologiques conçues pour respecter les étapes de développement du projet ;
* Proposer une budgétisation attentive aux équilibres et à l’efficience (60% des besoins pour la composante 1 ; 15 à 20% pour la composante 2 et 20 à 25% pour la composante 3, selon les PAD) ; coût des experts et prestataires ; durée d’intervention ; équilibre présentiel et distanciel des missions, etc.) ;
* Garantir une flexibilité de l’AT (plusieurs canaux de mobilisation, adaptabilité des experts).
La planification stratégique de l’AT est un processus de récurrence annuelle, qui engage tous les acteurs clés du projet. Les partenaires et prestataires d’appui technique ne sont cependant pas directement associés à ce processus au départ, pour en préserver l’indépendance et éviter tout conflit d’intérêt (leur participation est réduite à une présentation des institutions prestataires pour information).
La planification stratégique de l’AT se déroule en fin d’année n-1. Son approche est résolument « bottom-up », partant des besoins exprimés par les acteurs de mise en œuvre et remontant jusqu’aux fournisseurs d’AT agréés, comme schématisé dans la figure ci-dessous et détaillé dans le tableau n°4 qui suit, par type d’acteur et par attributions.
L’étape de planification stratégique de l’AT est placée sous la responsabilité conjointe des UGP, des bureaux pays de l’UNFPA et du STR/SWEDD, qui doivent en assurer la transparence, en ce qui concerne l’expression des besoins d’AT par les acteurs de mise en œuvre et leur traduction dans le PTA conjoint.
Ils recherchent et proposent les meilleures approches pour fournir l’assistance technique la plus appropriée, en optimisant l’utilisation des ressources dédiées, en évitant les chevauchements en termes de missions et de termes de références et en aménageant les agendas d’intervention de la façon la plus adaptée aux besoins des acteurs de mise en œuvre du SWEDD.

Figure 2 : Schéma de l’approche de planification stratégique de l’AT du SWEDD
Le processus de planification opérationnelle de l’assistance technique est également décrit dans le tableau n°4 ci-dessous. Chaque partie prenante a un rôle précis à jouer dans le déploiement de l’AT pour le SWEDD, qui est également détaillé dans le tableau n°4 ci-dessous. Un workflow de l’opérationnalisation de l’AT par les IP figure en annexe.
Tableau 5 : Processus détaillé de planification stratégique, opérationnelle et de déploiement de l’AT pour le SWEDD*
Parties prenantes
Planification stratégique
Planification opérationnelle
Déploiement / rôle
Acteurs de mise en œuvre (Ministères sectoriels, ONG, autres partenaires)
Participation à l’atelier de formulation du PTBA (novembre de l’année N-1)
Expression des besoins spécifiques en AT
Participation à l’élaboration du PTA conjoint (prévu en principe en fin d’atelier de formulation du PTAB)
Participation aux réunions de préparation de l’activité d’AT avec l’UNFPA pays et l’IP
Participation aux réunions mensuelles de coordination entre UGP et bureau pays de l’UNFPA pour l’AT
Accueil des experts mis à disposition
Organisation logistique et matérielle de l’activité en lien avec l’UGP
Préparation de l’apport technique au profit des acteurs de terrain bénéficiaires de l’AT
Suivi opérationnel de l'activité sur le terrain
Participation aux sessions de briefing et de débriefing
UGP
Organisation et facilitation de l’atelier inclusif de formulation du PTAB (novembre de l’année N-1)
Collecte des besoins spécifiques en AT exprimés par les participants
Participation à l’élaboration du PTA conjoint (prévu en principe en fin d’atelier de formulation du PTBA)
Validation et co-signature du PTA conjoint avec le bureau pays de l’UNFPA (décembre de l’année N-1)
Validation du PTBA par le CNP et soumission du PTBA incluant le PTA conjoint à la Banque Mondiale pour Avis de Non Objection (ANO)
Revue des TDR de chaque activité d’AT prévue
Organisation conjointe d’une réunion de préparation de l’activité avec le bureau pays de l’UNFPA (après réception des TDR)
Participation aux éventuelles réunions additionnelles de préparation de l’activité avec les acteurs de mise en œuvre, le bureau pays de l’UNFPA et l’IP
Organisation des réunions mensuelles de coordination entre UGP et bureau pays de l’UNFPA pour l’AT
En cas de recrutement d’experts indépendants : identification, exécution et suivi des contrats
Formulation des invitations formelles (au minimum 2 semaines avant le début prévu pour l’activité)
Organisation du briefing et du débriefing de la mission en lien avec les acteurs de terrain bénéficiaires de l’AT
Organisation logistique et matérielle de l’activité avec les acteurs de mise en œuvre bénéficiaires
Suivi opérationnel de l'activité sur le terrain (facilitation du séjour des experts dans le pays ; facilitation des rencontres avec les parties prenantes, etc.)
Bureau pays UNFPA
Participation à la préparation et à l’atelier de formulation du PTBA (novembre de l’année N-1)
Participation à l’élaboration des plans d’AT du STR et des IPs
Elaboration, validation et co-signature du PTA conjoint (décembre de l’année N-1)
Revue des TDR de chaque activité d’AT prévue
Organisation conjointe d’une réunion de préparation de l’activité avec l’UGP (après réception des TDR)
Participation aux éventuelles réunions additionnelles de préparation de l’activité avec les acteurs de mise en œuvre, l’UGP et l’IP
Participation aux réunions mensuelles de coordination entre UGP et bureau pays de l’UNFPA pour l’AT
En cas de recrutement d’experts indépendants : identification, exécution et suivi des contrats
Appui à l’UGP dans l’organisation logistique et matérielle de l’activité
Suivi de la préparation technique du prestataire (IP ou consultant indépendant)
Participation aux sessions de briefing et de débriefing et participation aux réunions de coordination des activités d’AT
STR-WCARO
Participation à la préparation du PTAB (novembre de l’année N-1)
Revue du PTAB et du PTA conjoint (délai de 7 jours après soumission par l’UGP des documents)
Elaboration et validation du plan d’AT du STR (novembre de l’année N-1)
Analyse, validation et signature des Plans d’Assistance Technique proposés par les organisations IPs (décembre de l’année N-1 et janvier année N)
Partage avec les bureaux pays de l’UNFPA des PTA spécifiques signés avec chacun des IPs (issus du processus de planification ci-dessus)
Partage des chronogrammes de mise en œuvre des PTA/IPs (janvier de l’année N)
Présentation des missions d’AT dévolues aux IPs aux UGP et aux bureaux pays de l’UNFPA (janvier de l’année N) et ajustement des missions
Gestion de la contractualisation avec les IPs ou les experts indépendants
Identification, exécution et suivi des contrats avec les IPs et les experts indépendants
Suivi de la mise en œuvre et contrôle qualité de l’AT
Coordination avec les différentes parties impliquées pour la bonne conduite de l’AT
IPs
Participation à l’élaboration du plan d’AT du STR (novembre de l’année N-1) et des PTA conjoints des pays (présentation des IPs)
Etablissement d’un PTA spécifique à l’IP sur la base du Plan STR et des PTA conjoints des pays
Validation et signature des PTA spécifiques des IP (décembre-janvier) et adoption d’un chronogramme de mise en œuvre
Développement et partage des TDR de l’activité d’appui technique programmée (au minimum 1 mois avant la période planifiée pour l’activité)
Ajustement et validation des TDR (au minimum 2 semaines avant la période planifiée pour l’activité)
Inclusion d’un objectif spécifique de transfert de compétences dans les TDR de l’activité
Participation à la réunion de préparation de l’activité (au minimum 2 semaines avant la période planifiée pour l’activité)
Mise à disposition pratique d’experts (réception des invitations, formalités de mise en route (visa, transport, ordre de mission, assurance…)
Participation au briefing d’introduction de la mission
Organisation pratique de l’activité d’appui technique avec l’UGP et les acteurs de mise en œuvre bénéficiaires de l’AT sur le terrain
Débriefing auprès des acteurs de mise en œuvre, de l’UGP et du bureau pays de l’UNFPA
Validation des livrables
Organisation intégrée du transfert des compétences à travers l’AT fournie
* cf. workflow de l’opérationnalisation de l’AT par les IP (en annexe).
7. Coordination et suivi évaluation de l’AT
1. Coordination de l’assistance technique
La coordination de l’AT doit être une préoccupation constante des parties prenantes du SWEDD, qui repose sur :
* Un atelier de planification du Plan d’AT conjoint intégré (cf. ci-dessus) qui doit constituer le cadre de concertation pour établir un consensus entre les différents acteurs de l’AT ;
* Une participation des acteurs de mise en œuvre du SWEDD (sectoriels et OSC/ONG impliquées) dans un processus « Bottom-up » de planification stratégique de l’AT, qui doit permettre de coordonner les efforts d’AT du SWEDD avec ceux des autres partenaires techniques et financiers qui sont engagés sur les mêmes thématiques de développement dans les pays ;
* Des réunions de coordination dans lesquelles l’assistance technique doit être systématiquement à l’ordre du jour, pour partager l’information et coordonner les efforts d’AT durant le projet :
* Réunions mensuelles au niveau local, animées par l’UGP, le Bureau pays de l’UNFPA et intégrant les acteurs de mise en œuvre du SWEDD (sectoriels et ONG/OBC) ;
* Réunions trimestrielles au niveau régional, animées par le STR-WCARO, impliquant les UGP, les Bureaux pays de l’UNFPA, les IPs, l’OOAS, l’UA et la Banque Mondiale ;
* Comité Régional de Pilotage incluant les leaders politiques du SWEDD (au moins 1 fois par an).
2. Suivi évaluation de l’assistance technique
1. Registres de suivi et évaluation de l’AT
Le processus de suivi évaluation de l’assistance technique commence dès l’étape d’identification des besoins (planification), se poursuit par le suivi de la mise en œuvre des missions (assurance qualité) et s’étend jusqu’à la documentation des leçons apprises et la mise en œuvre ou non des recommandations issues de cette assistance technique (évaluation).
Ce processus continu se décline sur plusieurs registres, rappelés dans le tableau n°5 ci-dessous.
Tableau 6 : Registres du suivi évaluation de l’AT pour le SWEDD*
Registre
Entités
Questions d’évaluation
Modalités pratiques
Suivi-évaluation du processus de planification et de mise en œuvre du Plan l’AT
Implique les bénéficiaires et les prestataires – Bureau pays de l’UNFPA, STR-WCARO, IPs, OOAS, Banque Mondiale
Couvre toutes les étapes de la planification de l’AT* :
* Les besoins en AT ont-ils été correctement identifiés et recensés ? (notamment sur quelles bases factuelles ont-ils été identifiés ?)
* Tous les besoins en AT identifiés sur des bases factuelles robustes ont-ils bien été pris en compte dans le Plan d’AT ?
* La planification des AT a-t-elle pris en compte les besoins exprimés par le(s) bénéficiaires en matière de disponibilité et de faisabilité ?
* Le Plan d’AT a-t-il été exécuté complètement et dans le timing prévu ? Si exécuté partiellement et/ou hors timing, cela était-il anticipable ?
Participation aux ateliers de planification
Revue assurance qualité des livrables
Tenue d’une réunion formelle annuelle de validation du plan d’AT
Rapports trimestriels et annuels d’avancement de l’exécution du plan d’AT
Suivi qualité des missions d’AT mises en œuvre dans le cadre du Plan d’AT
Implique les bénéficiaires, les prestataires et les experts
Couvre toutes les étapes d’une mission d’AT* :
* Développement des TDR et requête d’Appui Technique
* Sélection des experts appropriés (ou équipes d’experts)
* Négociation et approbation du budget
* Contractualisation avec l'expert (ou l'équipe d'experts), mobilisation du(des) expert(s) et démarrage de la mission
* Suivi de la mise en œuvre au cours de la mission
* Production des livrables et validation par le bénéficiaire
* Assurance qualité post-mission (incluant l’évaluation des experts mobilisés et des conditions de mise en œuvre de la mission, cf. questionnaires en annexe)
Revue assurance qualité des documents (TDRs, agenda , livrables)
Questionnaires d’évaluation des missions d’AT (cf. annexes)
Rapports de mission d’AT
Evaluation de l’AT proprement dite
Implique les bénéficiaires, les prestataires et les bailleurs
* L’évaluation du produit de l’AT est un processus global couvrant toutes les étapes de la mise en œuvre d’une AT ; c’est le mode d’évaluation le plus utilisé de l’AT et aussi le plus facile à conduire (cf. tableau en annexe) ;
* L’évaluation de l’effet de l’AT : évaluation des résultats de différents produits qui concourent à un même résultat d’effet (cf. tableau en annexe)
* L’évaluation de l’impact de l’AT : évaluation des résultats des différents résultats d’effets qui concourent à un même résultat d’impact (cf. tableau en annexe).
Evaluation indépendante
Revues périodiques (trimestrielles et annuelles), sous forme de réunions ou ateliers, avec rapports correspondants
* Cf. annexe « Processus de suivi-évaluation de l’AT »
Un contenu détaillé des tâches spécifiques, responsabilité / rôle dans le processus, des sources de vérification, des questions de suivi-évaluation spécifiques ainsi que de la durée / timing prévisionnels du processus est proposé dans le tableau correspondant en annexe.
2. Outils de suivi évaluation de l’AT
Différents outils de suivi évaluation de l’AT au SWEDD ont été proposés dans le document de « Planification et suivi-évaluation de l’Assistance Technique intégrée pour la Phase 2 du Projet SWEDD – Proposition d’un dispositif de planification et de suivi-évaluation de l’Appui Technique pour la Phase 2 du SWEDD » élaboré en 2021, qui figurent en annexe du présent document.
Ils comprennent en particulier :
* Un modèle de canevas pour la planification de l’AT qui précise les besoins, les résultats attendus, les prestataires et les budgets ;
* Un questionnaire de suivi-évaluation du processus d’AT ;
* Des modèles de rapports de mise en œuvre du PTA du SWEDD Phase 2 :
* Des rapports trimestriels et annuels conjoints de mise en œuvre du PTA conjoint qui doivent être produits par le bureau pays UNFPA en collaboration avec le bénéficiaire principal (UGP);
* Des rapports trimestriels et annuel de mise en œuvre de l’AT qui doivent être produits par les IPs, incluant toutes les interventions mises en œuvre dans les pays du SWEDD durant l’exercice, assorti de recommandations (cf. modèle de rapport en annexe).
* Un modèle de formulaire de sélection des experts pour une AT (Consultant / Expert Selection Process Report) ;
* Un modèle de questionnaires de suivi qualité de l’AT ;
* Un modèle de questionnaires d’évaluation de mission d’assistance technique (pour les bénéficiaires, les prestataires et les expert / consultants).
Ces outils doivent être disséminés et utilisés de façon systématique pour faciliter le travail des acteurs, mais aussi pour harmoniser le suivi-évaluation de l’AT du SWEDD.
Enfin, des rapports techniques simplifiés doivent être produits chaque année en fin d’exercice :
* Rapport de mise en œuvre du Plan d’AT régional du SWEDD produit par le STR et l’OOAS, sur la base d’une analyse de l’AT mise en œuvre par chacun des IPs (STR), par l’OOAS et par les pays du SWEDD, il intègrera toutes les AT mises en œuvre depuis le niveau régional durant l’exercice, y compris bien sûr les AT directes du STR.
* Revue de projet – à mi-parcours ou finale – qui doit systématiquement inclure un volet d’évaluation de l’AT, portant sur le suivi de la mise en œuvre du Plan d’AT, mais aussi de façon plus approfondie sur les résultats de produit et d’effet de l’AT mise en œuvre (voir cadre de suivi-évaluation du SWEDD).
Ces rapports doivent reprendre les principales questions de suivi-évaluation rappelées ci-dessus, et y répondre en justifiant les réponses avec précision.
8. Conclusion
Initialement lancé en novembre 2015 dans 6 pays pour 4 ans, puis étendu à 9 pays dans sa phase 2, le cycle de financement de la phase 3 du SWEDD démarre en 2023 dans quatre nouveaux pays. Le modèle SWEDD repose sur les priorités nationales de développement durable, sur les normes financières de la Banque mondiale et du système des Nations Unies, sur l’assistance technique de l'UNFPA et sur des partenariats internationaux fiables qui aident les pays à intégrer les meilleures pratiques du SWEDD et la coopération Sud-Sud.
La coordination technique du SWEDD est assurée par l’UNFPA, qui héberge le Secrétariat technique régional dans son Bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre basé à Dakar. Le mécanisme de gouvernance du projet placé sous le leadership des pays et dirigé par le Comité Régional de Pilotage comprend les Comités nationaux de pilotage et les unités de gestion/coordination du projet abritées par les Ministères de tutelle, véritables bras techniques de la coordination nationale du Projet.
L’assistance technique développée par l’UNFPA pour le SWEDD est conçue comme centrée sur les bénéficiaires, flexible et capable d'adaptation par rapport aux nouveaux défis sociétaux liés aux crises multiformes que traversent les pays bénéficiaires dans la région AOC. C’est une assistance technique centrée sur le renforcement des capacités et de transfert de compétences aux institutions et acteurs bénéficiaires, pour construire des partenariats solides et des engagements plus larges réunissant les secteurs ministériels concernés (planification économique, finances, santé, genre, affaires sociales, éducation, jeunesse) et les autres décideurs cruciaux (y compris religieux et chefs traditionnels), la société civile, aux côtés de partenaires techniques et financiers internationaux
Les objectifs de cette assistance technique sont non seulement d’harmoniser les interventions clés du SWEDD entre les différents pays couverts, de diffuser et promouvoir les innovations et les meilleures pratiques entre les pays, mais aussi de constituer un regard extérieur en matière de suivi qualité des interventions mises en œuvre et de répondre aux besoins de renforcement des capacités nationales et de transfert de compétences des acteurs pour optimiser la mise en œuvre du projet (incluant l’apprentissage).
Les principes de l’assistance technique déployée pour le SWEDD incluent logiquement et en conséquence l’inclusivité, l’intégration et l’alignement, l’efficacité et l’efficience, mais aussi la flexibilité et une coordination attentive, pour une véritable appropriation des appuis et des interventions.
A chacune des phases de ce cycle de vie du projet (phase de manifestation d’intérêt, phase de préparation ou processus d’identification et de préparation du SWEDD dans le nouveau pays, phase de mise en œuvre du projet proprement dite), l’assistance technique nécessaire et mobilisable par l’UNFPA est détaillée dans ce manuel, par thématique et composante du projet, en précisant les types d’expertises mobilisables, les partenaires de choix, les modalités de mobilisation de l’assistance technique, les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes, ainsi que les ressources techniques disponibles (guides et manuels techniques, outils, etc.).
En tant de bénéficiaires d’AT mais aussi acteur principal dans la coordination et la mise en œuvre du projet, l’UGP/UCP doit avoir un rôle central dans l’identification et la mobilisation de cette assistance technique à la mise en œuvre du SWEDD. Ainsi, il est important que tout au long du processus de planification annuel (PTAB assorti du PTA conjoint développé avec l’appui du bureau pays de l’UNFPA pour accompagner la mise en œuvre des activités prévues), la réflexion sur l’assistance technique permette d’aligner l’offre d’AT sur les besoins réels (planification basée sur les évidences, notamment à travers le modèle d’impact du SWEDD).
Le plan d’assistance technique développé ensuite par le STR/SWEDD prévoit la mobilisation de nombreuses ressources techniques adaptées aux différentes composantes du projet, mobilisables par les pays selon leurs besoins, selon un processus coordonné au niveau régional dans un souci de meilleure efficacité et de meilleure efficience.
9. Annexes
1. Composantes et sous-composantes du SWEDD
Composante 1 : Améliorer la demande pour les services de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle en favorisant les changements sociaux et comportementaux et l’autonomisation des femmes et des adolescentes.
Sous-composante 1.1. Lancer une campagne médiatique régionale
Sous-composante 1.2. Mettre en place un fonds régional pour la conception, le financement et l’évaluation des programmes d’interventions communautaires et d’autonomisation femmes et filles
Composante 2 : Renforcer les capacités régionales pour la mise à disposition des produits de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle (SRMNIN) et de personnel qualifié.
Sous-composante 2.1. Encourager l’harmonisation régionale de l’enregistrement et du contrôle qualité de produits nutritionnels et de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile (RMNCHN*)
Sous-composante 2.2. : Renforcer les efforts des pays pour améliorer la performance de leur chaîne d’approvisionnement RMNCHN*
Sous-composante 2.3. : Créer un monitoring régional des stocks de produits contraceptifs
Sous-composante 2.4. : Appuyer les institutions de formation des sages-femmes rurales dans les pays cibles pour améliorer la qualité et augmenter le nombre de sages-femmes et autres personnels impliqués dans la santé RMNCAH
Composante 3 : Favoriser l’engagement politique et renforcer la capacité d’élaboration des politiques liées au dividende démographique et la mise en œuvre du Projet.
Sous-composante 3.1. Renforcer la sensibilisation et l’engagement politique en matière de RMNCHN* aux niveaux régional et national (a : Créer un suivi régional et un mécanisme de reddition de comptes sur le dividende démographique, b) Aide à la création ou au renforcement des réseaux régionaux existants avec parlementaires, chefs religieux/traditionnels, OSC
Sous-composante 3.2. Renforcer les capacités d’élaboration des politiques, de suivi et d’évaluation liées aux questions de dividendes démographiques
Sous-composante 3.3. Renforcer capacités de mise en œuvre projet
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2. Arrangements institutionnel et financier du SWEDD
Figure 3 : Schéma des arrangements institutionnel et financier du SWEDD

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3. Analyse de l’AT du SWEDD-I et II
L’analyse de l’AT au SWEDD conduite en 2021 par un consultant indépendant a mis en lumière les constats suivants, assortis de mesures de renforcement, qui sont détaillés dans le tableau ci-dessous.
Principaux constats
Mesures de renforcement proposées
Organisation du Dispositif d’Appui technique
L’accès à l’assistance technique locale est globalement considéré par les UGP comme flexible et aisé
Garantir la flexibilité d’accès à l’AT localement est nécessaire :
* Par la saisine directe et simplifiée du UNFPA CO (UCO) par les UGP pour les besoins que le UCO peut combler
* Par le recrutement en procédure simplifiée d’expertise technique directement par les UCO au niveau national, en collaboration avec les UGP et le STR
La promotion de l’utilisation par les pays du roster d’expert constitué par le STR doit permettre de s’assurer de la qualité des experts mobilisés ; son actualisation doit être régulière.
L’AT régionale est globalement perçue comme utile et importante :
* Pour la transposition d’innovations d’un pays vers les autres (stratégie de communication, mise en place des ONDD, formation des sages-femmes dans les centres d’excellence, espaces sûrs, etc.)
* Pour l’harmonisation des interventions clés du SWEDD, dont les modèles ont été développés selon des standards précis qu’il convient de respecter pour garantir leur impact (espaces sûrs, clubs des maris et futurs maris, etc.)
* Pour l’utilité d’un regard extérieur sur la mise en œuvre des interventions du SWEDD (suivi qualité des interventions)
S’assurer les services d’une AT régionale de haute qualité sur des thématiques clés du projet est capital pour préserver la dimension régionale du SWEDD :
* L’AT régionale vise à garantir que les innovations, modèles et stratégies d’interventions sont transposés selon des standards nécessaires et suffisants et que ces standards sont maintenus et capitalisés au cours du temps (impératif de qualité des services) ; elle n’est pas (encore) disponible à travers des prestataires locaux
* Cette AT doit s’adapter au cours du temps, puisque les besoins des pays ne sont pas les mêmes selon qu’ils sont en phase de préparation, de démarrage du SWEDD ou sont plus matures (Phase 2)

L’AT régionale est parfois diversement appréciée par les UGPs :
* L’AT est parfois perçue comme insuffisamment adaptée aux réalités locales (chaque pays revendique sa spécificité ;
* L’AT est parfois considérée comme insuffisamment planifiée et peu coordonnée par rapport aux agendas locaux : pas toujours programmée au bon moment
* Le suivi-évaluation et l’assurance qualité de l’AT n’est pas directement assurée par les acteurs locaux (UGP, UCO)
* Il ne s’opère pas assez de transfert de compétences à travers l’AT régionale
L’appropriation de l’AT régionale par les UGP n’est pas toujours optimale :
* Si les besoins d’AT évoluent avec le temps, les pays plus matures ayant besoin d’une AT différente des pays débutants, l’AT reste essentielle pour capitaliser les acquis du SWEDD
* Tirer le meilleur profit de l’AT régionale, de façon volontariste et proactive, doit être l’attitude la plus constructive au niveau national
Systématiser l’élaboration d’un Plan d’AT conjoint annuel dans chaque pays par un atelier de travail inclusif réunissant l’UGP, les structures de mise en œuvre (ministère et ONG), le UCO, le STR, les IPs, l’OOAS et la BM :
* Le plan d’AT SWEDD (« PTA conjoint ») doit être fondé sur le PTBA, développé immédiatement après et inclure toutes les AT nécessaires à la mise en œuvre des interventions du PTBA
* Le PTA conjoint doit identifier clairement les contributions respectives du UCO et du STR (directes et faisant recours à de l’expertise externe), les AT mobilisables directement par les UGP, ainsi que l’AT mobilisée par l’OOAS (voir ci-dessous)
* Le PTA conjoint doit être soumis à la Banque Mondiale avec le PTBA pour ANO en Q4 (novembre) pour l’exercice de l’année suivante
* Les TDR des AT prévues doivent être développés ensemble par les parties prenantes (UGP, UCO et STR), avec le concours des prestataires, de l’OOAS et de l’UA, pour leur adaptation aux réalités locales et à l’agenda national
* Au moins 1 objectif spécifique de transfert de compétences, assorti d’indicateur(s) et livrable(s) spécifiques, doit figurer dans les TDR des AT et faire l’objet d’un suivi.
La valorisation des experts provenant des pays bénéficiaires du SWEDD doit être réalisée à travers l’AT au SWEDD :
* Grâce au roster d’experts mis à disposition par le STR, qui doit inclure, dans toute la mesure du possible, des experts nationaux ayant fait leurs preuves
* En privilégiant une catégorisation des experts fondée sur le niveau d’expertise et d’expérience acquise (au lieu de « national » versus « international »)
Le dispositif de suivi-évaluation de l’AT doit inclure toutes les parties prenantes et valoriser les acteurs locaux (UGP et UCO)
Durant la phase 1, le processus de financement de l’AT (WB → pays → STR → UCO) induisait des délais de mise en œuvre peu compatibles avec la proactivité attendue pour la mise en œuvre du SWEDD
Le nouveau dispositif d’AT du SWEDD-2 n’est pas bien connu des acteurs nationaux, en particulier la place de l’OOAS et de l’UA dans la nouvelle architecture.
Le nouveau mécanisme d’AT du SWEDD-2 doit permettre de réduire les délais de décaissement des fonds nécessaires à financer l’AT dans les pays et éviter des décaissements tardifs
Le respect des engagements de l’OOAS en matière de gestion et administration des fonds sera observé avec attention en 2021
Il est important d’effectuer des sessions d’information dans chaque pays pour expliquer aux acteurs clés la nouvelle architecture pour l’AT du DAT/SWEDD-2
Les acteurs communautaires et les bénéficiaires finaux des services (à travers des OSC représentatives de femmes, de jeunes, etc.) ne sont pas directement associés à l’identification des besoins d’assistance technique au niveau pays
Le projet SWEDD gagnerait à inclure des représentants des acteurs communautaires et des bénéficiaires finaux des services dans le dispositif d’appui technique à tous les niveaux (identification des besoins, coordination, suivi-évaluation)
Concertation entre les acteurs du Dispositif d’Appui Technique
La circulation de l’information est jugée pas toujours fluide par certains acteurs :
* Information tardive du UCO sur les interventions des structures de mise en œuvre au niveau local
* Pas suffisamment de rencontres d’information et de coordination entre UGP et UCO
* Le lien entre UCO et UGP au niveau pays n’est pas toujours exploité de façon optimale pour la planification, la coordination et le suivi des AT
* Le STR propose des orientations pour l’AT régionale ressenties parfois comme trop prescriptives
Les réunions des coordonnateurs pays d’UGP n’accordent pas assez de temps à la partie coordination de l’AT régionale
Le cadre de concertation entre les acteurs clés du SWEDD ne fait pas l’objet d’une évaluation régulière (pas d’outils spécifiques disponibles)
Les revues trimestrielles techniques des sous-projets abordent peu ou pas le sujet de l’AT
Trois (3) types de réunion de coordination de l’AT doivent être rendues systématiques et obligatoires :
* Réunions entre UGP et UCO (fréquence au moins mensuelle),
* Réunions entre UGP, UCO, STR et OOAS (fréquence chaque deux mois)
* Réunions entre STR, OOAS, UA, IPs et BM (fréquence trimestrielle) pour partage d’information et coordination des activités d’AT
Les ateliers de travail pour l’élaboration des PTA conjoints (cf. ci-dessus) doivent constituer le cadre de concertation pour établir un consensus entre les acteurs
Les réunions des coordonnateurs pays d’UGP doivent consacrer plus de temps à la coordination de l’AT régionale
Des outils d’évaluation du cadre de concertation devraient être développés pour favoriser l’expression des différentes parties prenantes et l’identification des défis en termes de dynamique de collaboration
Les Revues Programmatiques Trimestrielles du SWEDD doivent intégrer à leur agenda le suivi des interventions d’AT et leurs résultats, comme ceux des interventions du PTBA.

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4. Parties prenantes de l’assistance technique au SWEDD
Tableau 7 : Description des parties prenantes de l’assistance technique au SWEDD
Entités parties prenantes
Bénéficiaire d’AT
Fournisseur d’AT
Commentaires
Organismes sectoriels en charge de la mise en œuvre d’activités du SWEDD
X

Les différents acteurs institutionnels (ministères thématiques et autres institutions gouvernementales ou paraétatiques) de mise en œuvre des activités du SWEDD reçoivent de l’appui technique de différentes sources : UGP et bureau pays de l’UNFPA, mais aussi STR à travers les Ips et OOAS
ONG/OBC en charge de la mise en œuvre du SWEDD
X

Les différents acteurs communautaires de mise en œuvre des activités du SWEDD au bénéfice des populations ciblées reçoivent de l’appui technique de différentes sources : UGP et bureau pays de l’UNFPA, mais aussi STR à travers les Ips
Unité de Gestion de Programme (UGP) du SWEDD dans les pays
X

Les UGP sont des entités gouvernementales mises en place par les pays bénéficiaires du projet, afin de coordonner l’exécution du SWEDD au niveau multisectoriel, dans les meilleures conditions de management et de redevabilité. Selon les pays, elles sont placées sous l’autorité du ministère chargé de la population, de la santé ou du plan. Elles sont dirigées par un Coordonnateur national.
Les UGP bénéficient de l’appui technique du bureau pays de l’UNFPA, du STR/WCARO et des IP. Elles mobilisent de l’expertise locale pour l’appui à la mise en œuvre du projet.
Bureaux de l’UNFPA dans les pays du SWEDD
X
X
Les bureaux pays de l’UNFPA appuient le processus dès les activités préliminaires à l’adhésion du pays au SWEDD. Puis ils accompagnent le pays dans le processus de planification opérationnelle et de planification de l’assistance technique, de mise en œuvre des activités et de suivi de cette mise en œuvre.
Ils mobilisent pour cela de l’AT, soit directement, soit à travers le STR et ses Ips, voire l’UNFPA siège au bénéfice des UGP et acteurs de mise en œuvre. Mais le bureau pays bénéficie d’un autre côté de l’appui du STR/WCARO, de ses Ips et de l’UNFPA siège pour renforcer ses capacités en matière de suivi du projet SWEDD.
STR-SWEDD
X
X
Situé au sein de l’équipe UNFPA/WCARO, il appuie les bureaux pays de l’UNFPA dans leurs contributions au processus d’adhésion des pays au SWEDD dès les activités préliminaires, dans les processus d’élaboration du projet SWEDD proprement dit, dans la planification opérationnelle et la planification de l’assistance technique avec les acteurs pays, ainsi que dans le suivi de la mise en œuvre des activités du SWEDD.
Il mobilise pour cela de l’AT, soit à travers les Ips mobilisés dans le cadre du projet, soit à travers son roster d’assistance technique (autres expertises techniques). Il bénéficie d’un autre côté de l’assistance technique de l’UNFPA au niveau de son bureau régional WCARO et du siège, mais fait également appel à de l’expertise externe pour l’appuyer dans certaines tâches.
UNFPA-WCARO

X
Le bureau régional de l’UNFPA WCARO abrite le STR-SWEDD, qu’il appuie dans ses tâches de coordination du projet en lui mettant à disposition des ressources humaines et techniques. Il est en lien avec l’équipe projet de la Banque Mondiale, en charge du SWEDD, avec l’OOAS et avec l’UA, partenaires du projet.
UNFPA – Siège

X
Le siège de l’UNFPA appuie le bureau régional WCARO et le STR dans ses tâches de coordination du projet en lui mettant à disposition des ressources humaines et techniques. Il est en lien avec la Banque Mondiale, financeur du projet, et avec l’OOAS et l’UA, partenaires du projet.
Institutions partenaires pour l’appui technique (IPs)

X
A travers son plan d’assistance technique pour la période 2021-2024, le STR-SWEDD a mobilisé des institutions partenaires (Ips) pour qu’elles apportent leur appui technique dans la mise en œuvre du projet directement dans les pays (cf. tableau supra).

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5. Rôles et responsabilités des parties prenantes dans l’AT
Les rôles, responsabilités et modes de collaboration des différentes parties prenantes du SWEDD en matière d’AT sont détaillées dans le tableau n°10 ci-dessous.
Tableau 8 : Caractéristiques des rôles, responsabilités et modes de collaboration des acteurs de l’AT du SWEDD
Parties prenantes
Rôles
Responsabilités
Mode de collaboration
Acteurs sectoriels de mise en œuvre du SWEDD
Formulation des requêtes d’AT pour optimiser la mise en œuvre du SWEDD
Utilisation de l’AT pour renforcer ses capacités
Identification et planification de leurs besoins d’AT
Participation à l’élaboration des TDR
Facilitation de la mise en œuvre de l’AT pour en tirer le meilleur avantage (préparation, coordination, accompagnement)
Elaboration d’un plan d’AT conjointement et à l’avance avec l’UGP, le bureau pays de l’UNFPA et le STR
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
OSC / ONG de mise en œuvre du SWEDD
Formulation des requêtes d’AT pour optimiser la mise en œuvre du SWEDD
Utilisation de l’AT pour renforcer ses capacités
Identification et planification de leurs besoins d’AT
Participation à l’élaboration des TDR
Facilitation de la mise en œuvre de l’AT pour en tirer le meilleur avantage (préparation, coordination, accompagnement)
Elaboration d’un plan d’AT conjointement et à l’avance avec l’UGP, le bureau pays de l’UNFPA et le STR
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
UGP

Réception des requêtes d’AT des acteurs de mise en œuvre
Mobilisation de l’AT en réponse à ces requêtes
Formulation des requêtes d’AT pour optimiser la mise en œuvre du SWEDD
Utilisation de l’AT pour renforcer ses capacités
Appui des acteurs de mise en œuvre dans l’identification de leurs besoins et la planification de l’AT
Identification et planification des besoins propres d’AT de l’UGP
Participation à la validation des TDR pour les AT
Facilitation de la mise en œuvre de l’AT pour en tirer le meilleur avantage (préparation, coordination, accompagnement)
Appui aux acteurs de mise en œuvre dans l’élaboration du plan d’AT conjoint avec le bureau pays de l’UNFPA et le STR
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
UNFPA
Bureaux pays
STR-SWEDD / UNFPA-WCARO
Siège
Réception des requêtes d’AT des acteurs de mise en œuvre et/ou de l’UGP
Mobilisation de l’AT en réponse à ces requêtes
Formulation des requêtes d’AT pour optimiser la mise en œuvre du SWEDD
Utilisation de l’AT pour renforcer les capacités des acteurs de mise en œuvre
Appui des acteurs de mise en œuvre et de l’UGP dans l’identification de leurs besoins et la planification de l’AT
Identification et planification des besoins propres d’AT du bureau pays UNFPA
Participation à la validation des TDR pour les AT
Facilitation de la mise en œuvre de l’AT pour en tirer le meilleur avantage (préparation, coordination, accompagnement)
Appui aux acteurs de mise en œuvre, aux bureaux pays de l’UNFPA et aux UGP dans l’élaboration du plan d’AT conjoint
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
Institutions partenaires pour l’appui technique (IPs)
Réception des requêtes d’AT du STR
Mobilisation de l’AT en réponse à ces requêtes
Appui des différents acteurs dans l’identification de leurs besoins et la planification de l’AT
Participation à la validation des TDR pour ces AT
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
OOAS
UA

Réception des requêtes d’AT du STR
Mobilisation de l’AT en réponse à ces requêtes
Appui des différents acteurs dans l’identification de leurs besoins et la planification de l’AT
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT
Banque Mondiale
Mobilisation de l’AT en réponse à des requêtes spécifiques
Suivi des activités d’AT
Validation du PTBA et du PTA intégré
Participation à des réunions régulières de coordination des activités du SWEDD, dans lesquelles sont discutées les AT

6. Workflow de l’opérationnalisation de l’AT par les IP
Responsabilités de l’UGP
Responsabilités de l’UNFPA CO
Responsabilités du STR
Responsabilités de l’IP
Etape 1 : Elaboration des plans de travail annuel (T4 de l’année n-1)
* Inviter l’UNFPA CO, le STR et les IP à prendre part au processus de planification (octobre – novembre)
* Etablir son PTAB incluant les activités d’AT (octobre-novembre)
* Signer le PTA conjoint avec l’UNFPA CO (décembre)
* Participer au processus de planification de l’UGP (octobre – novembre)
* Participer à l’élaboration des plans de travail du STR et des IPs (octobre – novembre)
* Elaborer et valider le plan de travail conjoint (novembre-décembre)
* Signer le PTA conjoint avec l’UGP (décembre)
* Participer au processus de planification de l’UGP (octobre – novembre)
* Elaborer le plan de travail du STR (octobre – novembre)
* Assurer la revue des PTAB et des plans de travail conjoints (octobre – novembre)
* Analyser et valider les PTA des IPs (décembre)
* Signer les PTA avec les IP (décembre-janvier)
* Participer à l’élaboration du Plan d’action du STR pour établir les grandes lignes des interventions (octobre – novembre)
* Contribuer à l’élaboration du plan de travail conjoint par pays – ce document comprend les activités d’AT spécifiques à chaque pays (novembre – décembre)
* Etablir le PTA de l’IP sur la base du plan d’action du STR, du plan de travail conjoint de chaque pays. Les plans de travail conjoints sont adossés au Plan de Travail Annuel Budgétisé de chaque UGP SWEDD. (Novembre – décembre)
* Compléter les formulaires : NEX (budget détaillé), le fichier Word PTA (narratifs, indicateurs, période de mise en œuvre) (décembre)
* Signer le PTA entre les deux parties avant la mise en œuvre : IP et UNFPA (décembre-janvier)
* Etablir un chronogramme de mise en œuvre des activités par pays (liste des activités, tâches, responsables, période de mise en œuvre) (janvier et avant toute démarche vers les pays)
Etape 2 : Planification opérationnelle
* Faire la revue des TdR y compris la proposition de calendrier, le budget et la répartition des responsabilités qui lui est soumise par l’IP
* Participer aux réunions de préparation de l’activité avec l’UNFPA CO et l’IP
* Faire la revue des TdR y compris la proposition de calendrier, le budget et la répartition des responsabilités qui lui est soumise par l’IP
* Participer aux réunions de préparation de l’activité avec l’UGP et l’IP
* Partager avec les UNFPA CO les PTA signés des IPs et le chronogramme de mise en œuvre par pays (fin janvier)
* Introduction de l’IP et présentation de ses missions durant l’année à l’UGP et à l’UNFPA CO (fin janvier)
* Développer les termes de référence de chaque activité, y compris une proposition de calendrier de mise en œuvre, un budget et une proposition de répartition des responsabilités (au moins 1 mois avant l’activité)
* Partager les TdR avec l’UGP et l’UNFPA CO et copier le STR (au moins 1 mois avant l’activité)
* Convoquer une réunion de préparation de l’activité avec l’UGP et l’UNFPA CO : validation des TdR, agenda, le budget, les participants et le partage des rôles avec UGP, UNFPA CO et IP (une semaine après l’envoi des TDR )
Etape 3 : Mise en œuvre
* Lancer les invitations (UGP) (au moins 1 semaine avant l’activité)
* Assurer l’organisation logistique et matérielle de l’activité
* Participer aux sessions de briefing et de débriefing
* Appuyer l’UGP dans l’organisation logistique et matérielle de l’activité
* Assurer le suivi de la préparation technique par l’IP
* Participer aux sessions de briefing et de débriefing
* Assurer le suivi de la mise en œuvre et la coordination avec les différentes parties impliquées
* Préparer l’invitation (lettre ou carte)
* Faire un briefing d’introduction (1 jour avant la tenue de l’activité)
* Assurer l’organisation techniquement de l’activité
* Faire un débriefing avec UGP et UNFPA CO (le dernier jour ou 1 jour après l’activité)
Etape 4 : Rapportage
* Faire la revue du rapport d’activité et coordonner la mise en œuvre des recommandations
* Faire la revue du rapport d’activité et suivre la mise en œuvre des recommandations
* Faire la revue du rapport d’activité et suivre la mise en œuvre des recommandations
* Revoir et valider les rapports trimestriels de progrès et financiers
* Etablir et partager le rapport d’activité (au moins 1 semaine après l’activité)
* Faire le suivi de la mise en œuvre des recommandations
* Elaborer un rapport trimestriel de progrès. Ces rapports de progrès et financier (e-FACE) sont à soumettre dans un délai ne dépassant pas 10 jours après la fin du trimestre concerné.
* Cf. Les dates limites de soumission des rapports trimestriels ci-dessous.

Dates limites de soumission des rapports trimestriels :
Trimestre 1
Date limite de soumission : 10 avril
Date limite d’approbation des rapports : 15 avril
Trimestre 2
Date limite de soumission : 10 juillet
Date limite d’approbation des rapports : 15 juillet
Trimestre 3
Date limite de soumission : 10 octobre
Date limite d’approbation des rapports : 15 octobre
Trimestre 4
Date limite de soumission : 10 janvier
Date limite d’approbation des rapports : 15 janvier

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7. Processus détaillé de suivi-évaluation de l’AT
Tableau 1 : Processus de suivi-évaluation de l’assistance technique
Etape du processus
Détails
Tâches spécifique
Responsabilité / rôle pour le SE
Sources pour le SE
Principales question de suivi-évaluation
Durée / timing prévisionnels
Besoins en AT / identification et planification
Identification et évaluation des besoins en AT
Traduction dans le Plan d’AT
Le besoin d’AT doit découler d’une analyse situationnelle documentée, objectivant un obstacle réel à la mise en œuvre d’interventions et activités en lien avec le projet (nécessité de soigneusement identifier le besoin)
L’élaboration du Plan d’AT doit prendre en compte l’ensemble des besoins identifiés
Bénéficiaire de l’AT : identifie les besoins sur des bases objectivables ; propose un draft de Plan d’AT à Q4 immédiatement après l’élaboration du PTAB de l’année +1
PTF/prestataire de l’AT : S’assure de la solidité des sources à l’origine de l’identification du besoin d’AT ; assiste le bénéficiaire pour conduire l’analyse des besoins ; participe au processus de développement du Plan d’AT
Analyse situationnelle, rapport d’identification des besoins, analyse des goulots d’étranglement, etc.
Plan d’AT conjoint
Est-ce que les besoins en AT ont été correctement identifiés et recensés ? (notamment sur quelles bases factuelles ont-ils été identifiés ?)
Est-ce que les besoins en AT identifiés sur des bases factuelles robustes ont bien été pris en compte dans le Plan d’AT ?
La planification des AT a-t-elle pris en compte les besoins exprimés par le(s) bénéficiaires en matière de disponibilité et de faisabilité ?
Le Plan d’AT a-t-il été exécuté complètement et dans le timing prévu ? Si exécuté partiellement et/ou hors timing, cela était-il anticipable ?
Identification et évaluation des besoins en AT = processus continu
Traduction dans le Plan d’AT = Q4 pour l’année n+1

Développement des TDR et requête d’Appui Technique
TDR développés pour répondre aux besoins d’AT identifiés
(si nécessaire) s’assurer avec le bénéficiaire que les besoins réels d’AT sont correctement reflétés dans les TDR (y compris si les profils d’expert et les durées d’appui technique prévus sont bien adaptés, etc.)
Requête d’Appui Technique soumise au prestataire avec les TDR
La rédaction des TDR de l’AT sollicitée doit exactement prendre en compte les besoins identifiés
Communication entre le prestataire d’AT et le bénéficiaire
(si nécessaire) consultation d’experts senior / personnes ressource par le prestataire d’AT pour effectuer un backstopping sur les TDR révisés
Point Focal désigné dans l’équipe de coordination de l’AT réceptionne la requête
Envoi d’un Accusé de Réception de la requête d’AT par e-mail au Bénéficiaire
Analyse des TDR
Vérification de l’alignement avec le Plan d’AT
Bénéficiaire de l’AT : analyse de la congruence des TDR avec les besoins identifiés ; suivi du timing (durée écoulée entre identification des besoins et finalisation des TDR)
PTF/prestataire de l’AT : analyse de la congruence des TDR avec les besoins identifiés ; mobilise de l’expertise pour raffiner les TDR (si nécessaire)
Bénéficiaire de l’AT : adresser la requête d’AT dans le timing prévu
PTF/prestataire de l’AT : analyser la requête d’AT et répondre dans le timing prévu ; vérifier l’alignement avec le Plan d’AT
Fiche d’évaluation de l’AT
Les TDR finaux reflètent-ils exactement les besoins identifiés initialement ?
La finalisation des TDR a-t-elle nécessité la mobilisation d’une expertise spécifique ?
La durée entre l’identification du besoin et la finalisation des TDR a-t-elle été adaptée à la situation ?
La requête d’AT a-t-elle été adressée au prestataire/PTF dans le timing prévu ?
La requête d’AT est-elle alignée sur le Plan d’AT ?
Quel a été la durée de réponse / analyse de la requête par le prestataire ?
Développement et raffinement des TDR : < 2 semaines

A/R du prestataire : max 1 jour
Sélection des experts appropriés (ou équipes d’experts)
Sélection de 3 CV d’experts consultants (ou 1 à 3 équipes d’experts dans le cas d’études, enquêtes et autres missions spécifiques nécessitant la mobilisation d’équipes d’experts)
Proposition d’une procédure de sélection recommandée au bénéficiaire
Renvoi des formulaires de sélection complétés par le bénéficiaire
Recherche d’experts consultants pour la mission par le point focal du prestataire, qui en sélectionne 3 CV.
Sélection de 3 CV envoyée au bénéficiaire (ou 3 équipes d'experts pour des enquêtes, des études ou d'autres tâches spécifiques nécessitant une équipe)
Procédure de sélection recommandée au bénéficiaire : envoi de formulaires de sélection
Réception de la sélection effectuée par le bénéficiaire
Confirmation de la sélection à(aux) expert(s) retenus ; discussion sur les dates de disponibilité, les conditions exigées, en vue de préparer la négociation avec le Client / PR
Bénéficiaire de l’AT : précise s’il souhaite 1 ou plusieurs CV et effectuer une sélection ; suit la procédure de sélection proposée (ou documente son propre processus de sélection) ; renvoi sa sélection finale une fois effectuée
PTF/prestataire de l’AT : pré-sélectionne des CV appropriés et les transmet au bénéficiaire pour sélection finale ; adresse le formulaire de sélection au bénéficiaire ; réceptionne la sélection finale ; informe les consultants
CV communiqués par le PTF/prestataire de l’AT au Bénéficiaire
Formulaires de sélection des CV
Un choix de CV est-il proposé par le PTF/prestataire de l’AT ?
La sélection des CV proposés est-elle adaptée aux TDR de la mission d’AT ?
La procédure de sélection des CV proposée a-t-elle été respectée par le bénéficiaire ?
(le cas échéant) Le bénéficiaire a-t-il utilisé une procédure de sélection des CV propre ? Si oui, a-t-elle été correctement documentée ?
Délai de 7 jours après réception des TDR, dépendant du type d’expertise requis
Si le bénéficiaire ne trouve pas l'expert (ou l'équipe) approprié dans la 1ère sélection, une 2ème sélection de 1 à 3 CV peut être demandée.
< 3 jours pour confirmer la disponibilité des experts (selon la réactivité du bénéficiaire)
Négociation et approbation du budget

Elaboration d’un budget de mission
Négociations du budget entre les parties (conf-calls et échanges e-mail)
Élaboration d'un budget détaillé pour la mission, qui est soumis au bénéficiaire : (i) Honoraires (incluant les frais de gestion) ; (ii) Transport (billets d'avion, transport local) ; (iii) Frais de logement et subsistance ; et (iv) Frais de visa + assurance.
(En cas d'étude ou d'enquête, le budget est élaboré en fonction de la méthodologie, de la localisation géographique de l'intervention, des équipes et des intrants nécessaires)
En cas de mission dépassant 30 jours, le budget propose des forfaits (lump sum).
Note d'approbation élaborée pour le budget soumise pour signature du bénéficiaire, puis renvoyée signée par le bénéficiaire au PTF/prestataire
Bénéficiaire de l’AT : reçoit la proposition de budget, négocie et signe l’approbation du budget
PTF/prestataire de l’AT : propose un budget, négocie et propose un budget final à la signature du bénéficiaire
Budget détaillé (proposition initiale et document d’approbation signé)
Le budget proposé est-il aligné sur le Plan d’AT budgétisé ?
Si non, pourquoi ?
Le meilleur rapport qualité / prix (value for money) est-il garanti ?
1 à 3 jours pour l’élaboration du budget, selon le type d'expertise demandé (simple mission d'expert, ou bien étude / recherche, etc.)
1 à 3 jours pour l’approbation (selon la réactivité du bénéficiaire)
Contractualisation avec l'expert (ou l'équipe d'experts), mobilisation du(des) expert(s) et démarrage de la mission
Contractualisation entre le PTF/prestataire et le(s) expert(s)
Mise en œuvre de la mission gérée par le PTF/prestataire
Etablissement du(es) sous-contrat(s) entre PTF/prestataire et expert(s), portant sur honoraire et package (transport, DSA, visa, assurances)
Organisation de la mission : (i) Évaluation des conditions de sécurité ; (ii) Préparation des documents de mission (Ordre de Mission, Agenda de Mission, Feuille de Temps, Assurances et Visas) ; (iii) Validation de l’agenda de mission (dates d'arrivée de l’expert / équipe, agenda prévisionnel technique de mission) ; et (iv) Briefings (préparation et démarrage de la mission).
Bénéficiaire de l’AT : valide l’agenda de mission ; participe au briefing inaugural de mission ; apporte son concours à la logistique de la mission
PTF/prestataire de l’AT : évalue les conditions de sécurité ; prépare les documents de mission ; propose avec les experts un agenda de mission au bénéficiaire ; organise les briefings de préparation et de démarrage avec les parties prenantes
Agenda de mission
Documents techniques de mission
Notes de call
Les sous-contrats entre Prestataire et experts ont-ils été signés dans les délais ?
Les documents clés de mission et l’évaluation des conditions de sécurité ont-ils été produits dans les temps ?
L’agenda de mission a-t-il été validé par les parties prenantes dans les délais (avant démarrage) ?
Un briefing de démarrage a-t-il été réalisé avec l’ensemble des parties prenantes ?
Contractualisation < 1 jour
Organisation de la mission : 2 à 5 jours selon les contextes
Suivi de la mise en œuvre de la mission
Suivi continu avec les consultants durant leur mission
Levée des obstacles éventuels
Organisation d’un suivi régulier par conf-call avec le(s) expert(s) et le bénéficiaire sur une base régulière (à déterminer ; en général hebdomadaire)
Le PTF/prestataire prend toutes les mesures appropriées pour assurer la qualité de la mission d’AT (aménagements logistiques supplémentaires, modification de contrat, contrôle de sécurité dans les environnements complexes ; mobilisation d’experts pour un backstopping) selon les besoins spécifiques.
Bénéficiaire de l’AT : participe aux calls de suivi ; (en cas de besoin) propose des aménagements pour assurer la qualité de la mission ; valide ces aménagements
PTF/prestataire de l’AT : organise les calls de suivi ; prend les mesures d’aménagement nécessaires avec les experts pour assurer la qualité de la mission
Notes de call
Documentation des aménagements validés de la mission (durée, modification des TDR, etc.)
Un suivi régulier de la mise en œuvre de la mission a-t-il été réalisé ?
Des aménagements ont-ils été proposés et validés pour améliorer la mise en œuvre de la mission ? Si oui, lesquels ?
Durant toute la mission
Production et validation des livrables
Draft des livrables (rapports / annexes) soumis au Client / PR pour commentaires
Livrables finaux produits
Atelier / réunion de restitution dans le pays d’intervention (si nécessaire, organisé par le Client / PR)
Évaluation de la qualité des livrables (revue du draft du rapport et commentaires adressés au consultant) par l'équipe technique du prestataire et des experts en backstopping (si nécessaire).
Envoi des livrables (drafts + annexes) au bénéficiaire pour commentaires
Réception des commentaires du bénéficiaire et finalisation des livrables
Envoi des livrables finaux révisés au bénéficiaire
Approbation des livrables (e-mail / formulaire d'approbation) par le bénéficiaire
Bénéficiaire de l’AT : effectue une relecture des livrables et adresse ses commentaires aux experts ; valide les livrables une fois pris en compte ses commentaires
PTF/prestataire de l’AT : s’assure de la qualité des drafts de livrables avant envoi au bénéficiaire ; appuie les experts dans la prise en compte des commentaires pour la finalisation des livrables ; adresse les livrables finalisés au bénéficiaire ; recueille l’approbation des livrables

Drafts des livrables
E-mail de commentaire sur les livrables du bénéficiaire
Livrables finaux
E-mail d’approbation des livrables du bénéficiaire
Les livrables ont-ils été produits dans les temps impartis ?
Quelle a été l’appréciation du bénéficiaire sur la qualité des livrables (drafts et finaux) ? (différentes échelles d’appréciation utilisables, par exemple « Echelle 1-5 : 1 insuffisante – 2 médiocre – 3 satisfaisant – 4 bonne – 5 excellente »)
Les commentaires, remarques, amendements et corrections ont-ils été correctement pris en compte ? (échelle utilisable)
Les livrables ont-ils été validés ?
Les livrables ont-ils été validés dans les délais impartis ?
Selon l'agenda de la mission, l'examen des livrables pour assurance qualité par le prestataire n’entraine pas de délai spécifique

Validation des livrables : 7 – 21 jours (selon la réactivité du bénéficiaire)
Assurance qualité post-mission
Rapportage technique sur la mission
Evaluation de la qualité de l’AT (évaluation des produits)
Evaluation des experts et des conditions de mise en œuvre de la mission
Identification des actions / interventions à promouvoir suite aux recommandations émises lors de la mission d’AT
Rapport de mission du prestataire (selon un modèle proposé)
Recueil indépendant des appréciations et commentaires des bénéficiaires et des consultants par : (i) Questionnaire d'assurance qualité administré au bénéficiaire pour recueillir son évaluation écrite ; (ii) Interview du bénéficiaire pour recueillir son évaluation orale ; (iii) Questionnaire d'assurance qualité administré au prestataire pour recueillir son évaluation écrite ; et (iv) Interview du prestataire pour recueillir son évaluation orale
Triangulation des informations
Promotion des recommandations proposées
Documentation des leçons apprises
Bénéficiaire de l’AT : participe à l’évaluation de la qualité de l’AT (évaluation produit) en renseignant le questionnaire et répondant à l’interview ;

PTF/prestataire de l’AT : l’expert élabore un rapport de mission ; il renseigne le questionnaire et répond à l’interview ; le prestataire triangule l’information ; le prestataire plaide pour la mise en œuvre des recommandations

Rapport de mission
Questionnaires d’évaluation de la qualité de l’AT
Note de call
Un rapport de mission est-il disponible ?
Les Questionnaires d’évaluation de l’AT ont-ils été renseignés par les parties ?
Des interviews des parties prenantes ont-elles été réalisées ?
La qualité des experts mobilisés a-t-elle été évaluée (méthodologie, compétences, soft skills, interactions, etc.) ?
Les conditions de mise en œuvre de la mission ont-elles été évaluées (dynamique de collaboration, interactions, contexte, etc.) ?
Maximum 3 mois après la fin de la mission

8. Modèle de canevas pour la planification de l’AT

9. Modèles de requêtes d’AT

________________

10. Modèles de contrats d’AT
________________

11. Modèle de questionnaire de suivi-évaluation du processus d’AT
Questionnaire de suivi-évaluation du processus d’AT
Année
2023
Pays

Etapes du processus
Questions de suivi-évaluation
Besoins en AT / identification et planification
* Est-ce que les besoins en AT ont été correctement identifiés et recensés ? (notamment sur quelles bases factuelles ont-ils été identifiés ?)
* Est-ce que les besoins en AT identifiés sur des bases factuelles robustes ont bien été pris en compte dans le Plan d’AT ?
* La planification des AT a-t-elle pris en compte les besoins exprimés par le(s) bénéficiaires en matière de disponibilité et de faisabilité ?
* Le Plan d’AT a-t-il été exécuté complètement et dans le timing prévu ? Si exécuté partiellement et/ou hors timing, cela était-il anticipable ?
Développement des TDR et requête d’Appui Technique
* Les TDR finaux reflètent-ils exactement les besoins identifiés initialement ?
* La finalisation des TDR a-t-elle nécessité la mobilisation d’une expertise spécifique ?
* La durée entre l’identification du besoin et la finalisation des TDR a-t-elle été adaptée à la situation ?
* La requête d’AT a-t-elle été adressée au prestataire/PTF dans le timing prévu ?
* La requête d’AT est-elle alignée sur le Plan d’AT ?
* Quel a été la durée de réponse / analyse de la requête par le prestataire ?
Sélection des experts appropriés (ou équipes d’experts)
* Un choix de CV est-il proposé par le PTF/prestataire de l’AT ?
* La sélection des CV proposés est-elle adaptée aux TDR de la mission d’AT ?
* La procédure de sélection des CV proposée a-t-elle été respectée par le bénéficiaire ?
* (le cas échéant) Le bénéficiaire a-t-il utilisé une procédure de sélection des CV propre ? Si oui, a-t-elle été correctement documentée ?
Négociation et approbation du budget
* Le budget proposé est-il aligné sur le Plan d’AT budgétisé ?
* Si non, pourquoi ?
* Le meilleur rapport qualité / prix (value for money) est-il garanti ?
Contractualisation avec l'expert (ou l'équipe d'experts), mobilisation du(des) expert(s) et démarrage de la mission
* Les sous-contrats entre Prestataire et experts ont-ils été signés dans les délais ?
* Les documents clés de mission et l’évaluation des conditions de sécurité ont-ils été produits dans les temps ?
* L’agenda de mission a-t-il été validé par les parties prenantes dans les délais (avant démarrage) ?
* Un briefing de démarrage a-t-il été réalisé avec l’ensemble des parties prenantes ?
Suivi de la mise en œuvre de la mission
* Un suivi régulier de la mise en œuvre de la mission a-t-il été réalisé ?
* Des aménagements ont-ils été proposés et validés pour améliorer la mise en œuvre de la mission ? Si oui, lesquels ?
Production et validation des livrables
* Les livrables ont-ils été produits dans les temps impartis ?
* Quelle a été l’appréciation du bénéficiaire sur la qualité des livrables (drafts et finaux) ? (différentes échelles d’appréciation utilisables, par exemple « Echelle 1-5 : 1 insuffisante – 2 médiocre – 3 satisfaisant – 4 bonne – 5 excellente »)
* Les commentaires, remarques, amendements et corrections ont-ils été correctement pris en compte ? (échelle utilisable)
* Les livrables ont-ils été validés ?
* Les livrables ont-ils été validés dans les délais impartis ?
Assurance qualité post-mission
* Un rapport de mission est-il disponible ?
* Les Questionnaires d’évaluation de l’AT ont-ils été renseignés par les parties ?
* Des interviews des parties prenantes ont-elles été réalisées ?
* La qualité des experts mobilisés a-t-elle été évaluée (méthodologie, compétences, soft skills, interactions, etc.) ?
* Les conditions de mise en œuvre de la mission ont-elles été évaluées (dynamique de collaboration, interactions, contexte, etc.) ?

________________

12. Modèles de rapports de mise en œuvre du Plan d’AT
Rapport de mise en œuvre du Plan d’Assistance Technique du SWEDD Phase 3 (Rapport Pays)
Année
2023
Pays

Entité rédigeant le rapport
(UGP / Bureau pays de l’UNFPA)
Introduction et contexte
Indiquer ici tous les éléments de contexte qui ont influé significativement sur la mise en œuvre du SWEDD et de l’AT prévue pour l’accompagner.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Rappel du Plan d’AT adopté
Coller ici la feuille Excel du Plan d’AT validé pour l’année indiquée.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Tableau de mise en œuvre des missions d’AT (le tableau doit être renseigné complètement)

Interventions d’AT prévues en 20
Prestataire d’AT / Expert(s) mobilisé(s)
Etat de la mise en œuvre
Commentaires
SC1.1 : Communications pour le changement social et comportemental (CCSC)
a) Apporter un appui pour l’élaboration des outils de suivi-évaluation de la campagne CCSC
b) …………..
c) …………..
a) STR / JHU – Mr/Mme XXX YYY
b) …………..
c) …………..
a) AT réalisée / partiellement réalisée / non réalisée
b) …………..
c) …………..
a) conclusions de l’AT ; commentaires sur suivi qualité, etc.
b) …………..
c) …………..
SC1.2
a) b) c)
…
…
…
SC2.1
a) b) c)
…
…
…
SC2-2
a) b) c)
…
…
…
SC2-3
a) b) c)
…
…
…
SC3.1
a) b) c)
…
…
…
SC3.2
a) b) c)
…
…
…
SC3.3
a) b) c)
…
…
…
Ajouter ici des commentaires généraux sur la mise en œuvre de l’AT.

Leçons apprises de l’AT
Lister ici l’ensemble des enseignements tirés de la mise en œuvre de l’AT au SWEDD pour le pays.

Recommandations pour l’AT de l’exercice prochain
Lister ici l’ensemble des recommandations pour l’action concernant l’AT au SWEDD pour le pays.

Annexes
Fiches techniques de rapports des missions d’AT suivant le modèle de questionnaire suivi qualité de l’AT.

________________

Rapport de mise en œuvre du Plan d’Assistance Technique du SWEDD Phase 3 (Rapport Régional)
Année
2023
Prestataire d’AT
(STR / IPs / OOAS / UA)
Introduction et contexte
Indiquer ici tous les éléments de contexte qui ont influé significativement sur la mise en œuvre du SWEDD et de l’AT prévue pour l’accompagner.
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Rappel du Plan d’AT adopté
Coller ici la feuille excel du Plan d’AT validé pour l’année indiquée.
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Tableau de mise en œuvre des missions d’AT par composante (Le tableau doit être renseigné complètement)
Composante 1
Composante 1
Interventions d’AT prévues
Expert(s) mobilisé(s)
Etat de mise en œuvre
Commentaires
Bénin
SC1.1 :
a) Apporter un appui pour l’élaboration des outils de suivi-évaluation de la campagne CCSC
b)
c)
SC1.2 :
a)
b)
c)
SC1.1 :
a) Mr/Mme XXX YYY
b)
c)
SC1.2 :
a)
b)
c)
a) AT réalisée / partiellement réalisée / non réalisée
b) …………..
c) …………..
a) conclusions de l’AT ; commentaires sur suivi qualité, etc.
b) …………..
c) …………..
Pays 2

Pays 3

Pays…

Ajouter ici un résumé des livrables, assortis de commentaires généraux sur la mise en œuvre de l’AT dans la composante 1.
Composante 2
Composante 2
Interventions d’AT prévues
Expert(s) mobilisé(s)
Etat de mise en œuvre
Commentaires
Bénin
SC2.1 :
a)
b)
c)
SC2.2 :
a)
b)
c)
SC2.3 :
a)
b)
c)
SC2.1 :
a)
b)
c)
SC2.2 :
a)
b)
c)
SC2.3 :
a)
b)
c)
SC2.1 :
a) AT réalisée / partiellement réalisée / non réalisée
b) …………..
c) …………..
SC2.2 :

a) conclusions de l’AT ; commentaires sur suivi qualité, etc.
b) …………..
c) …………..
Pays 2

Pays 3

Pays…

Ajouter ici un résumé des livrables, assortis de commentaires généraux sur la mise en œuvre de l’AT dans la composante 2.
Composante 3
Composante 3
Interventions d’AT prévues
Expert(s) mobilisé(s)
Etat de mise en œuvre
Commentaires
Bénin
SC3.1 :
a)
b)
c)
SC3.2 :
a) b) c)
SC3.3 :
a) b) c)
SC3.1 :
a)
b)
c)
SC3.2 :
a) b) c)
SC3.3 :
a) b) c)
SC3.1 :
a) AT réalisée / partiellement réalisée / non réalisée
b) …………..
c) …………..
SC3.2 :
a) b) c)
SC3.3 :
a) b) c)
SC3.1 :
a) conclusions de l’AT ; commentaires sur suivi qualité, etc.
b) …………..
c) …………..
SC3.2 :
a) b) c)
SC3.3 :
a) b) c)
Pays 2

Pays 3

Pays…

Ajouter ici un résumé des livrables, assortis de commentaires généraux sur la mise en œuvre de l’AT dans la composante 3.

Leçons apprises de l’AT par composante
Lister ici l’ensemble des enseignements tirés de la mise en œuvre de l’AT au SWEDD par composante

Recommandations pour l’AT de l’exercice prochain
Lister ici l’ensemble des recommandations pour l’action concernant l’AT au SWEDD

Annexes
Fiches techniques de rapports des missions d’AT suivant le modèle de questionnaire suivi qualité de l’AT.

________________

13. Modèle de formulaire de sélection des experts pour une AT
Consultant / Expert Selection Process Report
Recipient of Technical Support:
Organization, Country
Title of Assignment:
Technical Support to the ……
Assignment number/code:
YYZZ-SWEDD-Country X
Provider Technical Officer:
Mr/Mrs
Proposed start date for TS mission:
XX/20XX
Step 1: Overview of Proposed Consultants (to be completed by the provider)
Name of consultants
Consultant 1
Consultant 2
Consultant 3
Adequacy with profile requested in the ToRs *

Suitability for the proposed assignment **

Availability at the proposed dates of the assignment

* should include diplomas, qualifications trainings, experience, etc.) ; **should include specific skills required, knowledge of country / context, etc.
Step 2: Consultant Selection Report (to be completed by the Recipient)
Name of consultants
Consultant 1
Consultant 2
Consultant 3
Adequacy with requested profile
(Average score)
(Average score)
(Average score)
Expertise in the area*

Similar experiences / relevant achievements*

Availability on proposed dates*

Knowledge of the country context*

Relevant training on the subject area of the assignment*

Comments

TOTAL SCORE
.. .. / 25
.. .. / 25
.. .. / 25
FINAL RANKING

Average score: sum of the different scores attributed by the members of the selection committee. * 5: excellent – 4: good – 3: acceptable – 2: limited – 1: insufficient
Members of the selection committee (to be completed by the Recipient)

Name of Committee Members
Position
Signature
1.

Date and Location
Signature of President of the Selection Committee

________________

14. Modèle de questionnaires de suivi qualité de l’AT
Questionnaires d’évaluation de mission d’assistance technique
Pays

Intitulé de la mission

Période de mission

Durée de mission

Prestataire

Expert(s)

QUESTIONNAIRE 1 (Bénéficiaire)
Les représentants des bénéficiaires sont invités à répondre de manière ouverte aux questions ci-dessous :
1. Lors de la mission d’AT dont vous avez bénéficié :
* Le prestataire / les consultants ont-t-il suscité / bénéficié d’une séance de briefing au début de leur mission avec le bénéficiaire ? (détailler)
* Le prestataire / les consultants ont-t-il suscité / bénéficié d’une séance de débriefing à l’issue de leur mission avec le bénéficiaire ? (détailler)
* Le prestataire / les consultants ont-t-il proposé une méthodologie appropriée pour la conduite de leur mission ? (détailler)
* Le prestataire / les consultants ont-t-il fait preuve sur le terrain des compétences techniques attendues / nécessaires pour la conduite de leur mission ? (détailler)
* Le prestataire / les consultants ont-t-il fait preuve sur le terrain des qualités autres (« soft skills ») attendues / nécessaires pour la conduite de leur mission ?
* Les relations entre vous et le prestataire qui a conduit la mission d’AT ont-elles été faciles ? Ont-elles été conviviales ? Les relations entre vous et les consultants qui ont conduit la mission d’AT ont-elles été faciles ? Ont-elles été conviviales ?
* Le prestataire / les consultants ont-t-il pris en compte les remarques et suggestions que vous avez pu formuler sur la conduite de sa mission ? à toutes les étapes du processus d’assistance technique ? :
* briefing de l’(des) expert(s) ;
* proposition technique et le plan de travail du consultant ;
* suivi des progrès dans la mise en œuvre de la mission ;
* conseils, guidance et réponses aux questions de l’expert ;
* rapports de mission et contrôle qualité des livrables.
* Quelles ont été les difficultés rencontrées dans la mission d’appui technique en rapport avec le prestataire ? En rapport avec les consultants ? (détailler)
* Le suivi de la mission et son backstopping ont-ils été satisfaisants de la part de l’équipe du prestataire ?
* Quelles recommandations / suggestions feriez-vous pour améliorer la mise en œuvre de l’AT à l’avenir ?
NB : Les questions sont ouvertes et visent à recueillir les commentaires et suggestions des bénéficiaires pour l’amélioration de l’appui technique mis en œuvre dans le cadre du SWEDD.
QUESTIONNAIRE 2 (Prestataire d’AT)
Les prestataires de l’AT sont invités à répondre de manière ouverte aux questions ci-dessous :
1. Lors de la mission d’AT que vous avez mise en œuvre :
* La méthodologie proposée a-t-elle été appropriée pour la conduite de la mission ? avez-vous dû modifier la méthodologie proposée ? si oui, sur recommandation de quelle partie prenante : bénéficiaire, consultant, votre équipe ? (expliciter)
* L’équipe du bénéficiaire a-t-elle été disponible durant cette mission ? A-t-elle été d’un support technique significatif pour la conduite de cette mission ?
* L’équipe du bénéficiaire a-t-elle fait preuve sur le terrain de la disponibilité nécessaire durant cette mission ? A-t-elle mis à disposition les compétences techniques attendues / nécessaires pour la conduite de cette mission ?
* Les relations ont-elles été faciles entre vous et le bénéficiaire ? entre les consultants et le bénéficiaire ? entre vous et les consultants ? Ont-elles été conviviales ?
* Le bénéficiaire a-t-il pris en compte les remarques et suggestions que vous avez pu formuler sur la conduite de la mission ? à toutes les étapes du processus d’assistance technique ? :
* briefing de la mission ;
* proposition technique et plan de travail ;
* suivi des progrès dans la mise en œuvre de la mission ;
* conseils, guidance et réponses aux questions des experts ;
* rapports de mission et contrôle qualité des livrables.
* Quelles ont été les difficultés rencontrées dans la mission d’appui technique ?
* L’appui technique a-t-il permis un éventuel transfert de compétences ? de vous vers le bénéficiaire ? de vous vers les consultants ? du bénéficiaire vers les consultants et le prestataire ? (expliciter)
* Quelles recommandations / suggestions feriez-vous pour améliorer la mise en œuvre de l’AT à l’avenir ?
NB : Les questions sont ouvertes et visent à recueillir les commentaires et suggestions des prestataires pour l’amélioration de l’appui technique mise en œuvre dans le cadre du SWEDD.
QUESTIONNAIRE 3 (Expert / consultants)
Les experts / consultants sont invités à répondre de manière ouverte aux questions ci-dessous :
2. Lors de la mission d’AT que vous avez mise en œuvre :
* La méthodologie proposée a-t-elle été appropriée pour la conduite de la mission ? avez-vous modifié la méthodologie proposée sur recommandation du bénéficiaire ? du Bureau pays de l’UNFPA ? du STR ? d’autres partenaires ? de l’équipe du prestataire ? (expliciter)
* L’équipe du bénéficiaire a-t-elle été disponible durant votre mission ? A-t-elle été d’un support technique significatif pour la conduite de votre mission ?
* L’équipe du bénéficiaire a-t-elle fait preuve sur le terrain de la disponibilité nécessaire durant votre mission ? A-t-elle mis à disposition les compétences techniques attendues / nécessaires pour la conduite de votre mission ?
* Les relations entre vous et le bénéficiaire ont-elles été faciles ? Ont-elles été conviviales ?
* Dans votre expérience de cette mission d’AT, le bénéficiaire a-t-il pris en compte les remarques et suggestions que vous avez pu formuler sur la conduite de sa mission ? à toutes les étapes du processus d’assistance technique ? :
* briefing de la mission ;
* proposition technique et plan de travail ;
* suivi des progrès dans la mise en œuvre de la mission ;
* conseils, guidance et réponses aux questions de l’expert ;
* rapports de mission et contrôle qualité des livrables.
* Quelles ont été les difficultés rencontrées dans la mission d’appui technique ?
* L’appui technique a-t-il permis un éventuel transfert de compétences ? des bénéficiaires vers vous ? de vous vers les bénéficiaires ? (expliciter)
* Le suivi de la mission a-t-il été satisfaisant de la part de l’équipe du prestataire ?
* Quelles recommandations / suggestions feriez-vous pour améliorer la mise en œuvre de l’AT à l’avenir ?
NB : Les questions sont ouvertes et visent à recueillir les commentaires et suggestions des experts pour l’amélioration de l’appui technique mis en œuvre par le prestataire.

________________

________________
[1] Burkina Faso, Cameroun, Cap-Vert, Mali, Mauritanie, Niger, Nigéria, Sénégal, Tchad mais aussi Soudan et Érythrée.
[2] Cf. Annexe sur l’arrangement institutionnel SWEDD I et II
[3] Guide pour la préparation des pays candidats à l’initiative SWEDD, version 2022, 20p.
[4] Cent cinquante-neuf (159) cadres ont été formés sur le logiciel. Grâce à ses fonctionnalités permettant un meilleur ciblage des bénéficiaires et des zones d’intervention, ledit modèle s’est révélé particulièrement utile pour les nouveaux pays et ceux en phase de planification du prochain cycle du SWEDD comme le Niger, le Burkina Faso et le Sénégal.
[5] « Planification et suivi-évaluation de l’Assistance Technique intégrée pour la Phase 2 du Projet SWEDD – Proposition d’un dispositif de planification et de suivi-évaluation de l’Appui Technique pour la Phase 2 du SWEDD » STR-SWEDD, août 2021.

Suivi, évaluation et recherche

SWEDD en 10 ans: une décennie d’autonomisation des femmes et de transformation régionale

SWEDD Knowledge 25 novembre, 2025

Atelier

À Banjul en Gambie, les Premières Dames du SWEDD+ passent de l’engagement à l’action pour une tolérance zéro face aux violences basées sur le genre

Moussa Bagayoko 6 mai, 2026

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