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Session Thématique 5_1. RAPPORT_ATELIER REGIONAL CAPITALISATION EXPERIENCE DDK_VF

Rapport général atelier régional de capitalisation des expériences de distribution au dernier kilomètre des produits contraceptifs à Abidjan du 24 au 26 octobre 2023

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Table des matières
ABREVIATIONS 3
LISTE DES FIGURES 3
RESUME 4
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION 6
I. OBJECTIFS 7
1.1. Objectif général 7
1.2. Objectifs spécifiques 7
II. DOMAINES DE CAPITALISATION 7
III. METHODES DE CAPITALISATION 8
IV. DEROULEMENT DE L’ATELIER 10
1. Première journée 10
1.1. Cérémonie d’ouverture 10
1.2. Présentation 11
2. Deuxième journée 13
3. Troisième journée 14
V. RESULTATS DE L’ATELIER 15
1. Bonnes pratiques 15
2. Recommandations générales 16
3. Prochaines étapes 16
VI. EVALUATION DE L’ATELIER 16
1. Logistique 16
2. Technique 18
3. Perspectives 19
CONCLUSION 22
ANNEXES 24
1. TDR 24
2. Procès-verbal atelier 24
3. Synthèse question 24
4. Lien drive 24
5. Tableau de données issues de l’évaluation 24

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ABREVIATIONS
CHMP
:
Centre Humanitaire des Métiers de la Pharmacie
DDK
:
Distribution au Dernier Kilomètre
FNUAP
:
Fonds des Nations Unies pour la population
NPSP
:
Nouvelle Pharmacie de la Santé Publique
OOAS
:
Organisation Ouest Africaine de la Santé
SRMNIN
:
Santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle
STR
:
Secrétariat Technique Régional
SWEDD
:
Sahel Women’s Empowerment and Demographic Dividend
UCP
:
Unité de Coordination de Projet
UGP
:
Unité de Gestion de Projet

LISTE DES FIGURES
Figure 1: Période de réception de la note logistique 17
Figure 2: Satisfaction des répondants par rapport aux commodités offertes sur le lieu de l'atelier 17
Figure 3: Adaptation des horaires de l'atelier 17
Figure 4: Taux de satisfaction de l'appui de CHMP dans l'accompagnement et l'utilisation des documents supports 18
Figure 5: Satisfaction de la méthodologie de travail 18

RESUME
Contexte : Le projet SWEDD lancé en 2015 pour accroître l’accès des femmes et des adolescentes à la santé sexuelle et reproductive, vise d’une manière particulière à accroître l’accès aux produits et à des services de santé sexuelle, reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle (SRMNIN) de qualité. Il comporte trois composantes dont la deuxième est relative au renforcement des capacités régionales pour la sécurisation des produits et l’accroissement du personnel de santé qualifié pour l’offre de services SRMNIN de qualité. Dans le cadre de l’amélioration de l’accès aux produits de santé dans les pays bénéficiaires, certains pays ont expérimenté la distribution au dernier kilomètre des produits de santé. Les approches adoptées par les pays pour la distribution au dernier kilomètre et les résultats obtenus constituent une importante source d’expérience. Cet atelier régional s’inscrit dans le cadre de ce partage d’expertise et d’opportunité de collaboration sud-sud.
Objectif principal de l’atelier : partager les succès, les difficultés et les bonnes pratiques rencontrées dans l’expérimentation des pilotes de distribution des produits SRMNIN jusqu’au dernier kilomètre.
Méthode : il s’agit d’un atelier collaboratif de la planification à la réalisation de l’atelier proprement dit. Il s’est déroulé à Abidjan du 24 au 26 octobre 2023. Les approches adoptées ont été les présentations magistrales des participants, les panels, les travaux de groupes et la documentation des principales questions.
Résultats : avec une cérémonie d’ouverture présidée par la Ministre de la Cohésion Nationale, de la Solidarité et de la Lutte contre la Pauvreté de la Côte d’Ivoire l’ensemble des présentations et panels planifiés ont été réalisés. Les travaux de groupes ont permis de retenir cinq bonnes pratiques par consensus général. Il s’agit de la i) mise à disposition de personnels spécialisés en logistique de santé pour la gestion des produits de santé à tous les niveaux, ii) l’intégration de la distribution des produits de santé jusqu'au dernier Km, iii) utilisation des NTIC pour la collecte, le suivi et la remontée des données logistiques en temps réel , iv) mise en place de cadre de concertation avec toutes les parties prenantes pour le suivi et l'évaluation de la DDK et v) mise en œuvre de plan de formation/ coaching et suivi en continu des acteurs de la chaîne d'approvisionnement au niveau du dernier Km.
La mise en œuvre des activités identifiées dans les prochaines étapes, permettra d’intégrer et suivre l’appropriation de ces bonnes pratiques.
Conclusion : Cet atelier a permis aux différents acteurs d’apprendre des expériences de chacun. Cependant les défis sécuritaires, les enjeux humanitaires et la mobilisation des ressources constitueraient des menaces pour la pérennisation des acquis.
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1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le projet d’Autonomisation des Femmes et Dividende Démographique au Sahel (Sahel Women’s Empowerment and Demographic Dividend (SWEDD) a été lancé en novembre 2015 dans six pays (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Mali, Mauritanie, Niger et Tchad) pour accroître l’accès des femmes et des adolescentes à la santé sexuelle et reproductive. En particulier, ce projet vise à accroître l’accès aux produits et à des services de santé sexuelle et reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle (SRMNIN) de qualité. Il vise également à renforcer les capacités des acteurs dans la prise des décisions qui contribuent de manière durable au développement de leurs communautés.
De six pays en 2015, le nombre de pays bénéficiaires est passé aujourd’hui à 13 pays avec l’entrée du Bénin (2019), du Cameroun et de Guinée (2020) et l’adhésion en cours de 4 nouveaux pays à savoir : la République du Congo, la Gambie, le Sénégal et le Togo.
Le projet comporte trois composantes i) La composante 1 relative à l’accroissement de la demande et l’utilisation des produits et des services de SRMNIN en favorisant le changement social et comportemental et l'autonomisation des femmes et des adolescentes, ii) la composante 2 relative au renforcement des capacités régionales pour la sécurisation des produits et l’accroissement du personnel de santé qualifié pour l’offre de services SRMNIN de qualité et iii) la composante 3 relative au plaidoyer et la concertation de haut niveau et le renforcement des capacités pour l'élaboration des politiques de développement.
Recruté par l’UNFPA, le CHMP apporte son appui technique pour la mise en œuvre de la composante 2 du SWEDD. Ainsi, le CHMP doit assurer, entre autres, la mise à jour et la consolidation des plans de distribution à base communautaire dans les pays SWEDD, soutenir les pays pour garantir les conditions de pérennisation, de mise à l’échelle des modèles de distribution jusqu’au dernier kilomètre et de capitalisation des bonnes pratiques du projet.
Le déploiement des interventions de la composante 2 y compris la distribution au dernier kilomètre, a connu des résultats différents en fonction du contexte et du niveau d’avancement de chacun des pays SWEDD. Cette différence d’approche et de résultats représente une importante source d’expérience. La documentation et le partage des expériences de distribution des produits SRMNIN jusqu’au dernier kilomètre y compris dans le contexte humanitaire sont une étape importante pour améliorer la conduite du processus. Dans ce cadre un atelier régional ayant regroupé les acteurs nationaux de la chaîne d’approvisionnement des neufs pays du projet, des acteurs régionaux (OOAS) et des partenaires techniques et financiers du projet (UNFPA, Banque Mondiale, STR, CHMP) se sont réunis à Abidjan du 24 au 26 octobre 2023 pour partager leur expérience.
1. OBJECTIFS
1. Objectif général
L’objectif général de cette capitalisation était de partager les succès, les difficultés et les bonnes pratiques rencontrées dans l’expérimentation des pilotes de distribution des produits SRMNIN jusqu’au dernier kilomètre
2. Objectifs spécifiques
* Décrire de façon chronologique les expériences de distribution au dernier kilomètre au niveau pays ;
* Collecter et analyser les principaux obstacles rencontrés par les pays (UGP, Direction Nationale Santé familiale, …) lors de la préparation et/ou de la mise en œuvre des modèles de distribution au dernier kilomètre dans le cadre du projet SWEDD ;
* Collecter et analyser les succès identifiés dans la mise en œuvre de distribution au dernier kilomètre dans le cadre du projet SWEDD ;
* Présenter les expériences avec leur succès et défis y compris dans le contexte d’accès difficile ;
* Analyser les impacts des problèmes sécuritaires sur la distribution au dernier kilomètre (durée et fréquence des perturbations, effet sur les indicateurs clés du projet dans les zones concernées, capacité des pays à s’adapter aux situations d’insécurité pour avoir un plan de continuité d’activités de distribution)
* Identifier les facteurs clés de succès et les risques associés aux interventions (dans les zones affectées par l’insécurité ou frontalière à ces dernières) ;
* Réaliser la cartographie des acteurs humanitaires intervenant dans les pays ainsi que leur méthodologie d’intervention et leur capacité à poursuivre les interventions en contexte d’insécurité ;
* Tirer les leçons et bonnes pratiques en lien avec l’expérience de distribution au dernier kilomètre et dégager des orientations relatives aux stratégies de distribution dans les contextes d’insécurité limitant l’accès aux produits de santé.

2. DOMAINES DE CAPITALISATION
La capitalisation des expériences de distribution au dernier kilomètre s’est appuyée sur cinq éléments caractéristiques de la chaîne d’approvisionnement :
* La définition du périmètre de distribution (définition du dernier km) et le choix des modalités de distribution : il s’agissait de décrire le processus et niveau jusqu’auquel la distribution s’effectue et les modalités de distribution (système push, pull ou mixte)
* Le fonctionnement du SIGL sur lequel s’appuie la distribution : Il a été question de décrire le système d’information et de gestion logistique du pays et dans quelle mesure il est déployé dans le cadre de la distribution au dernier kilomètre.
* La disponibilité et l’organisation des moyens logistiques affectés au transport des produits sur l’ensemble de la chaîne : il s’agissait de faire un point sur les moyens logistiques pour le transport des produits SRMNIN et décrire le maillage des entrepôts et/ ou les circuits de distribution, les modalités de livraison
* La disponibilité et l’organisation des ressources humaines et financières affectées à la distribution
* La gouvernance et le leadership : il s’agissait d’aborder la coordination des interventions entre les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement (Ministères, Programmes, Central d’achat, PTFs …), la définition des rôles des différents acteurs, la planification des politiques et activités liées à la distribution, la supervision et le suivi des performances.
Au-delà de ces cinq éléments caractéristiques des chaînes d’approvisionnement, la capitalisation a mis en évidence les expériences des participants (UNFPA, CHMP, pays du SWEDD, OOAS faisant face à des contextes humanitaires et sécuritaires). Ces expériences ont ressorti les impacts des problèmes sécuritaires sur la distribution au dernier kilomètre et les capacités des pays à poursuivre les activités de distribution des produits de santé de la reproduction et des produits essentiels.

3. METHODES DE CAPITALISATION
Cet atelier de capitalisation a connu trois phases et une approche méthodologique spécifique à chaque phase.
1. Phase préparatoire
Lors de cette phase une session d’orientation et compréhension du canevas de documentation des bonnes pratiques a été réalisée avec la participation des parties prenantes des pays bénéficiaires, du Secrétariat Technique Régional et des points focaux pays de CHMP. Enfin, au niveau des pays avec l’appui des points focaux les canevas (version Word et PowerPoint) ont été renseignés.
Ensuite des comités (scientifique, logistique, communication et coordination) ont été mis en place. Les membres de ces comités étaient constitués de cadres du STR, de l’UNFPA Côte d’Ivoire et de CHMP. Des réunions de suivi hebdomadaire étaient organisées pour monitorer les activités planifiées.
2. Phase de documentation des bonnes pratiques
Du côté des neufs pays bénéficiaires du projet, les principaux acteurs identifiés par les pays sur la base de leur implication dans la distribution au dernier kilomètre ont documenté les bonnes pratiques identifiées lors des phases pilotes du projet. Pour les pays n’ayant pas expérimenté de pilotes avec le projet SWEDD, la documentation a été axé sur les dispositifs déjà expérimentés. Il s’agissait de :
* Décrire le contexte sanitaire du pays et le circuit validé de distribution des produits de santé ;
* Mettre en évidence les évolutions chronologiques des modèles de distribution ;
* Identifier les succès et difficultés rencontrées lors de la conception et de la mise en œuvre des modèles de distribution au dernier kilomètre dans le cadre du projet SWEDD (dans les différents domaines cités plus haut)
* Analyser les facteurs de succès et en tirer les leçons et meilleurs pratiques à partager
* Analyser les impacts des problèmes sécuritaires sur la distribution au dernier kilomètre (durée et fréquence des perturbations, effet sur les indicateurs clé du projet dans les zones concernées, capacité des pays à s’adapter aux situations d’insécurité pour avoir un plan de continuité d’activités de distribution)
* Identifier les facteurs clés de succès et les risques associés aux interventions (dans les zones affectées par l’insécurité ou frontalières à ces dernières) ;
* Réaliser la cartographie des acteurs humanitaires intervenant dans les pays ainsi que leur méthodologie d’intervention et leur capacité à poursuivre les interventions en contexte d’insécurité.
Le CHMP à travers ces points focaux a apporté un appui technique à la conduite des travaux au niveau des pays et a assuré la compilation des bonnes pratiques.
3. Atelier à Abidjan du 24 au 26 octobre 2023
L’approche méthodologique de l’atelier a consisté en des présentations magistrales, des panels, des travaux de groupe et des plénières. La modération des sessions était inclusive : CHMP, STR et représentants pays.
Concernant les panels les thématiques étaient :
* Panel 1 : Gouvernance des interventions sur la chaîne d’approvisionnement (présentation introductive de l’OOAS) ;
* Panel 2 : Mobilisation des ressources au service de la chaîne d’approvisionnement
* Panel 3 : Discussion sur les stratégies de DDK face aux enjeux humanitaires et sécuritaires
Chaque journée d’atelier avait son équipe dirigeante composée : un président, un gestionnaire de temps et un rapporteur du jour. La durée de chaque présentation était de 15 minutes. Les discussions et échanges variaient entre 20 à 30 minutes pour capter le maximum de préoccupations des participants. En dehors de ce cadre formel, une collecte active des préoccupations éventuelles des participants était réalisée par le CHMP. Une liste de ces préoccupations a été partagée avec l’ensemble des participants pour des réponses collectives. Le partage quotidien des présentations didactiques à l’ensemble des auditeurs était réalisé par l’application Google drive (à l’initiative du STR)
4. DEROULEMENT DE L’ATELIER
1. Première journée
1. Cérémonie d’ouverture
La maîtrise de la cérémonie d’ouverture était assurée par la Directrice Régionale du SWEDD. De manière chronologique il y avait les allocutions du représentant de l’OOAS, de l’UNFPA Côte d’Ivoire, de la Banque Mondiale et de Madame la Ministre de la Cohésion Nationale, de la Solidarité et de la Lutte contre la Pauvreté de la Côte d’Ivoire qui a ouvert cet atelier régional. Madame la Ministre et les différents intervenants ont rappelé la nécessité de travailler pour améliorer la santé de la jeune fille et des femmes et d’assurer la coordination entre les différentes composantes du projet.
2. Présentation
Les présentations de la journée étaient sur la méthodologie de travail, le concept de distribution au dernier kilomètre et bilan du projet SWEDD, les présentations de Burkina Faso, de la Côte d’Ivoire et de la République de Guinée et de l’OOAS
1. Présentation approche méthodologique de l’atelier
Elle a été assurée par un représentant de CHMP avec un accent sur la durée des présentations de 15 mn environ, la session de questions/réponses d’une durée de 30 minutes après une série de trois présentations. Les travaux de groupe étaient sur les bonnes pratiques (04 sous-groupes) et les innovations (01 sous-groupe) pour une durée de 2 heures. Les extrants de l’atelier étaient la liste des Bonnes Pratiques retenues, la compilation des documents à partager dans le Drive pour la capitalisation.
2. Présentation du concept de Distribution au Dernier Kilomètre
Elle a été assurée par Dr. Karl HOUNMENOU, Spécialiste en Gestion d’approvisionnement et des Stocks-Responsable du pôle Expertise et Formation de CHMP. Dans le chapitre introductif, les objectifs de la composante 2 du projet SWEDD qui vise à renforcer les capacités régionales, afin d’améliorer l’offre en produits de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et nutritionnelle et en personnel qualifié et de la sous-composante 2.2 qui vise à soutenir les efforts des pays pour améliorer les performances de leur chaîne d’approvisionnement des produits SRMNIN ont été rappelé. L’accent a été mis sur les réalisations majeures du projet afin d’améliorer la chaîne d’approvisionnement et créer les conditions nécessaires à la distribution au dernier kilomètre des produits de santé. Parmi les réalisations et conditions abordées il y avait i) le ciblage des zones où une amélioration de la couverture en intrants de PF et en soins de SMNIN est nécessaire, ii) la connaissance du profil de la chaîne d’approvisionnement afin d’anticiper sur les difficultés/défis de la distribution au dernier kilomètre. A date on note les acquis ci-après
* Renforcement du circuit de distribution public des produits de santé
* Capitalisation du savoir-faire du secteur privé
* Expérience du partenariat public-privé dans la distribution au dernier kilomètre
* Renforcement des outils de collecte des données
* Renforcement des capacités des ressources humaines (développement des curricula de formation, identification des centres d’expertise)
* Digitalisation du processus de collecte des données
* Stratégies de distribution à base communautaire (contractualisation avec des ONG/Associations communautaires)
* Mise en place des cliniques mobiles d’offres de service de SRMNIN
Parmi les défis abordés lors de cette présentation il avait :
* La maîtrise et l’intégration du flux de produits
* L’harmonisation des flux de données
* La multiplicité des sources de données
* La maintenance des outils de collecte des données
* Le financement de la chaîne d’approvisionnement à tous les niveaux
* L’implication des communautés dans la transformation du modèle de financement de la chaîne d’approvisionnement
La présentation a été clôturée par une proposition de pistes pour la pérennisation de la distribution au dernier kilomètre des produits de santé à savoir :
* Le changement de paradigme à travers un leadership et une vision stratégique
* La promotion de la mobilisation des ressources domestiques
* La délégation des taches par l’implication de certains corps de métiers (Cas de coiffeuses au Mali)
* La gestion des compétences
* Le management participatif
* L’incitation vers la performance des ressources humaines
* Le pilotage stratégique de la chaîne d’approvisionnement
* L’adaptabilité face aux contraintes sécuritaires, environnementales et sanitaires pour les pays
Les débats ont porté sur la qualité du stockage et de la distribution, l’adéquation entre l’offre et la demande de service, les difficultés connexes de stockage et de distribution (électricité, routes, etc.), l’évaluation coût efficacité de la distribution au dernier kilomètre, la contribution des communautés et collectivités territoriales dans la distribution au dernier kilomètre, le partenariat public-privé dans la distribution au dernier kilomètre, le financement de la distribution au dernier kilomètre, la résilience de la chaîne d’approvisionnement face aux contraintes externes, l’évaluation comparative des coûts de distribution au dernier kilomètre entre les systèmes publics et privés par pays ont été abordés
En début d’après-midi, il y avait les présentations des expériences des trois pays (Burkina Faso, la Côte d’Ivoire, la république Guinée), de l’OOAS (expérience sur la distribution à base communautaire des produits contraceptifs au Burkina Faso) et d’un expert de CHMP sur la complexité de la chaîne d’approvisionnement. Après ces différentes présentations, le premier panel sur « la Gouvernance des interventions sur la chaîne d’approvisionnement » de l’atelier avec les représentants des trois pays, de l’OOAS a été réalisée. Lors de ce panel, des questions sur la coordination de la chaîne d’approvisionnement ont été abordées notamment sur le changement de paradigme, l’implication des acteurs au niveau opérationnel et l’intégration de la distribution des produits de santé.
2. Deuxième journée
La deuxième journée de l’atelier a démarré par la lecture du procès-verbal de la première journée, le partage des principales questions issues de la collecte active des préoccupations non satisfaites au premier jour et la mise en place du présidium de la deuxième journée dont la présidence a été assurée par la Côte d’Ivoire, le rapportage par le Burkina Faso et la gestion du temps par le Tchad.
Les présentations et échanges sur les expériences de distribution au dernier kilomètre (DDK) du Cameroun, du Mali, de la Mauritanie, du Bénin, du Niger et du Tchad ont pris place. A l’exception de la Mauritanie le circuit de distribution des produits de santé était intégré et la distribution au dernier kilomètre avec le SWEDD expérimentée. Pour le cas spécifique de la Mauritanie le pilote n’a pas été expérimenté du fait de l’insuffisance du budget alloué à la première phase du projet.
Après la première série des présentations et celle introductive de la Côte d’Ivoire sur la mobilisation des ressources et le Mapping des partenaires intervenants dans la chaîne d’approvisionnement, le deuxième panel sur la mobilisation des ressources au service de la chaîne d’approvisionnement modérée par le STR a été effectué. Ce deuxième panel était centré autour des questions suivantes :
* Les défis majeurs auxquels le projet a dû faire face en termes de ressources et quelles stratégies ont été adoptées
* Les partenaires clés dans cette livraison du dernier kilomètre (présents et potentiels)
* Les recommandations pour optimiser la mobilisation des ressources pour la mise à l’échelle/pérennisation des bonnes pratiques/acquis
Lors de ce panel les défis se déclinaient en termes de contexte sécuritaire difficile dans certains pays, l’insuffisance de coordination des acteurs intervenants dans la chaîne d’approvisionnement, l’insuffisance de ressources humaines qualifiées, insuffisance de qualité des données SIGL, infrastructures de stockage inadéquates, insuffisance/vétusté de la logistique roulante.
Pour les travaux de groupe une répartition des participants en cinq groupes dont un groupe innovation a été effectué. Après la présentation des termes de références avec la définition de l’ensemble des critères d’évaluation (voir canevas compilé dans le drive, lien en annexe) les travaux de groupes ont démarré. La deuxième journée s’est achevée avec les travaux de groupe.
3. Troisième journée
La troisième journée de l’atelier a démarré par la lecture et amendements du procès-verbal de la deuxième journée le partage des principales questions issues de la collecte active des préoccupations non satisfaites au jour 2 et la mise en place du présidium de l’atelier dont la présidence est assurée par la République de Guinée, la gestion du temps par la Mauritanie et le rapportage par le Mali.
Ensuite dans la dynamique de partage des expériences, le spécialiste technique de la sécurité des produits de santé générique au STR a partagé l’expérience du projet DRONE mis en œuvre à Madagascar. Lors de cette session un accent a été mis sur les principales étapes du projet et les résultats obtenus.
* Etapes : i) l’analyse des éléments ayant conduit à la mise en place du projet, ii) la Confirmation des coordonnées GPS, iii) la sensibilisation des leaders communautaires et des communautés, iv) la dotation en équipement, v) la formation des responsables en place et in situ, Vols tests et vi) le lancement officiel du projet.
* Résultats : livraison de routine (Distribution bi hebdomadaire, Réunion de suivi trimestriel avec 297 livraisons, des durées de vol cumulé de 25718,13 avec 308 kg de produits distribués dans des localités difficiles d’accès.
* Les discussions après cette présentation ont porté sur les perspectives de l’utilisation des drones dans les pays du projet, le nombre de drones requis, le temps de vol, puissance des drones et la durée de vie d’un drone. Des éléments d’explication ont été fournis et ont suscité l’intérêt des acteurs présents.
Le troisième et dernier panel de l’atelier sur les Stratégies de DDK face aux enjeux humanitaires et sécuritaires a démarré par une présentation introductive la NPSP de la Côte d’Ivoire intitulé « Adaptation des stratégies de DDK face aux enjeux humanitaires et sécuritaires : Missions-Défis et Stratégies ». Ce panel modéré par Mr Valentin Issiaka Coulibaly a été assuré par des représentants du Mali, du Tchad, du Burkina Faso et du Niger. Les débats ont porté sur les défis sécuritaires et les crises sociopolitiques en cours dans les pays. Ce contexte crée des dysfonctionnements et des tensions sur la chaîne d’approvisionnement en produits de santé. Les débats ont porté sur :
* La présentation contexte sécuritaire et humanitaire des pays avec des besoins chiffrés pour la continuité de la chaîne d’approvisionnement et le volet humanitaire
* Le partage des défis sécuritaire dont le terrorisme, les réfugiés, le contexte politique et conflits internes
* Engagement des PTFs
* Et les stratégies développées par les pays
Les recommandations formulées à la suite de ce panel ont été :
* Flexibilité des procédures de passation des marchés dans les zones concernées
* Renforcement de la collaboration et de la coopération transfrontalière
* Utilisation des drones pour la distribution des médicaments dans le contexte humanitaire dans les zones d’accès difficile
* Renforcement des capacités des acteurs locaux
* Coopération sud-sud dans le cadre de l’utilisation des drones et autres technologies
* Prise en compte des aspects humanitaires les plans stratégiques nationaux et le développement de plan de contingence intégré
* Implication des partenaires locaux
* Mise en œuvre du Nexus Paix – Sécurité – Développement
La troisième journée de l’atelier a été marquée par la cérémonie de clôture en présence du coordonnateur de l’UCP Côte d’ivoire. A tour de rôle les principaux acteurs ont exprimé leur satisfaction mais aussi les attentes liées aux prochaines étapes notamment en termes d’appropriation de bonnes pratiques et d’expérimentation des pratiques innovantes.
5. RESULTATS DE L’ATELIER
Avant la cérémonie de clôture, la parole a été donné aux représentants de chaque pays et une synthèse résultats a été faite.
1. Bonnes pratiques
Les bonnes pratiques retenues après les travaux de groupe et la synthèse ont été :
* Mise à disposition de personnels spécialisés en logistique de santé pour la gestion des produits de santé à tous les niveaux
* Intégration de la distribution des produits de santé jusqu'au dernier Km
* Utilisation des NTIC pour la collecte, le suivi et la remontée des données logistiques en temps réel
* Mise en place de cadre de concertation avec toutes les parties prenantes pour le suivi et l'évaluation de la DDK
* Mise en œuvre de plan de formation/ coaching et suivi en continue des acteurs de la chaîne d'approvisionnement au niveau du dernier Km
2. Recommandations générales
Au terme cet atelier régional, les recommandations générales ont été :
* Créer un cadre de coordination des informations, des actions et des interventions
* Effectuer une évaluation comparative des coûts de la distribution au dernier kilomètre entre le secteur public et le secteur privé
* Renforcer/digitaliser et intégrer les systèmes d’information
* Maintenir les acquis de la DDK et passer à l’échelle
* Soutenir au niveau régional l’utilisation des drones pour la distribution des médicaments dans le contexte humanitaire dans les zones d’accès difficile
* Mettre en place des cadres de coordination ou une Task force DDK impliquant tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement
* Adopter un circuit intégré de distribution des produits de santé au dernier kilomètre

3. Prochaines étapes
Les prochaines étapes identifiées à la fin de cet atelier régional sont :
* Partager l’ensemble des documents et productions du présent atelier
* Prendre en compte les actions à mettre en œuvre dans les PTAB
* Appuyer les pays dans la mise en œuvre des actions identifiées dans la feuille de route
* Mettre en place une Task-force régionale pour le suivi des recommandations
6. EVALUATION DE L’ATELIER
L’atelier de capitalisation a connu la participation de 43 personnels des UGP/UCP, UNFPA, ministères de la Santé. Parmi ces 43 acteurs, 31 personnes ont répondu au questionnaire d’évaluation anonyme mis en place à la suite de l’atelier de capitalisation soit un taux de participation de 72%.
Les questions sur la logistique, la technique et les perspectives ont été posées.
Ci-dessous, les analyses effectuées :
1. Logistique
Au total 25 répondants ont séjourné dans divers hôtel/résidences à savoir : le Noom Hôtel (Lieu de l’atelier) ; Ivotel ; Résidence Made Fibre,Riviera 2, Hôtel Laval et les résidences les hauts de l’indénié. Les 6 autres étaient des résidents. Tous étaient satisfaits des commodités offertes dans le cadre de leurs réservations de logement sauf 1 répondant qui a séjourné au Noom hôtel qui déclare que le rapport qualité prix n’est pas favorable et que le service en chambre reste léger.
Concernant la note logistique, elle a été transmise aux participants à diverses périodes (la veille de d’atelier, une semaine, moins de 5 jours, deux semaines ou encore un mois).
Même si la transmission de la note logistique a été faite à divers moment, cela n’a pas eu véritablement d’impact pour joindre le lieu de l’atelier néanmoins, nous préconisons que les documents soient transmis au même moment à tous les participants et cela, au moins 2 semaines avant la tenue des ateliers.
Figure 1: Période de réception de la note logistique
Par rapport aux commodités offertes (sonorisation, internet, rétro-projecteurs…) par l’hôtel ou se tenait l’atelier, 32% des participants ont répondus que les commodités étaient très satisfaisantes, 19% étaient peu satisfait par les commodités offertes et 49% satisfaits.
Figure 2: Satisfaction des répondants par rapport aux commodités offertes sur le lieu de l'atelier
Quant aux horaires d’atelier, la majorité des répondants soit 84% ont trouvé que les horaires étaient adaptés.
La nourriture proposée aux participants fut appréciée dans son ensemble, 19 répondants très satisfaits contre 12 répondants satisfaits.

Figure 3: Adaptation des horaires de l'atelier

2. Technique
Le CHMP a élaboré et mis à disposition des documents de capitalisation avant et pendant l’atelier. Il s’agit entre autres des supports de capitalisation de la DDK, les PowerPoint de présentation, les TDR des travaux de groupe…). Ces documents ont été exploités par l’ensemble des participants même si 8 répondants sur 31 ont rencontré des difficultés pour l’utilisation des documents de l’atelier. Ces difficultés ont été résolus au travers d’échange téléphonique avec l’équipe organisatrice. De ce fait, 42% des répondants déclarent être très satisfait de l’appui de CHMP dans l’accompagnement et l’utilisation des documents supports et 48% sont satisfaits.
Figure 4: Taux de satisfaction de l'appui de CHMP dans l'accompagnement et l'utilisation des documents supports
La méthodologie de travail proposée par le CHMP a quant à elle été satisfaisante pour la majorité des participants soit 20 répondants sur 31. Le partage d’expérience a suscité de l’engouement et de l’intérêt pour les participants. 55% des participants ont jugés que cela a été satisfaisant pour eux contre 6% soit 2 répondant qui ont été peu satisfait. Leur insatisfaction est liée au temps insuffisant alloué pour les travaux en plénières ou encore aux réponses apportées par les participants lors des restitutions en plénières.
Figure 5: Satisfaction de la méthodologie de travail
3. Perspectives
Pour la mise en œuvre de leur PTAB, les participants ont confié avoir connu des difficultés qui concernent :
* Lenteur/lourdeur des procédures de traitement des TDR à la BM
* Le retard dans l'obtention des avis de Non-Objection de la Banque Mondiale, entrainant un retard dans la mise en œuvre des activités,
* L'acquisition du matériel roulant pour renforcer la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique qui tarde à être effective,
* Insuffisance dans la mobilisation des ressources financières en faveur de la chaîne d'approvisionnement
* Les voyages d'échanges qui doivent être récurrents entre les divers pays SWEDD,
* La formation continue du personnel et le recrutement /redéploiement du personnel qualifié au niveau opérationnel ;
* Interférence des activités des acteurs des ministères sectoriels avec d'autres PTFs, retard dans le décaissement des fonds au profit de l'AT UNFPA SWEDD
* L'absence de coordination avec les IPs
* Programmation non concertée des activités du STR
* Insuffisance de logisticiens sur le terrain
A la suite de l’atelier, de capitalisation des expériences de DDK, les actions correctives et préventives identifiées pour la résolution de ces difficultés sont les suivantes :
* La mise en place d’un mécanisme de suivi rapproché des différents projets SWEDD
* Le partage des PV de réunion de coordination et faire le suivi de mise en œuvre des recommandations issues de ces réunions
* Allègement des procédures de gestion des projets et mettre en place une planification conjointe des activités avec le CHMP
* La mise en place d’un mécanisme de planification mensuelle à harmoniser avec les acteurs nationaux
* Le développement de contact avec CHMP sur le plan local
* La mise en place de disposition des financements dès la signature du Plan de Travail
* La réalisation d’un mapping des partenaires intervenants dans la chaîne d’approvisionnement pour la mobilisation des ressources
* La mise en place d’une meilleure gestion administrative et financière étatique du projet
* La mobilisation de ressources domestiques notamment auprès des collectivités locales
* La réalisation d’une formation des responsables GAS au niveau opérationnel et la formation des mentors par le CHMP en présentiel dans la région du projet en vue d'intéresser un grand nombre de personnel.
Face à ces difficultés soulevées et les actions correctives et préventives proposées, des suggestions spécifiques sont faites à l’endroit du CHMP et le STR pour améliorer l’assistance technique
Suggestions à l’endroit du STR
Suggestion à l’endroit de CHMP
* Avoir une grande visibilité des missions et actions du STR
* Disponibilité des Ressources humaines et financières
* Renforcer les chaines nationales d’approvisionnement pour la pérennisation des acquis après les projets, afin de prendre en compte de façon holistique les problèmes de disponibilité et de qualité non seulement des flux physiques mais aussi des données logistiques.
* Renforcer l'appui terrain et la coordination des actions
* Favoriser les partages d’expériences entre les pays
* S'impliquer davantage dans la mise en œuvre de la DDKM dans les pays en organisant des réunions périodiques sur la DDKM avec les AT SWEDD entre autres
* Organiser des voyages d'études /d'échanges pour améliorer les capacités des projets
* Prolonger la durée du projet pour permettre aux UCP d’implémenter les bonnes pratiques issues de ces échanges, ce qui pourrait aider pour le passage à échelle de ces bonnes pratiques.
* Plaidoyer pour augmenter le nombre de logisticiens
* Tenue des réunions de coordination périodiques avec toutes les parties prenantes
* Plaidoyer pour organiser un autre atelier régional pour apprécier la mise en œuvre des recommandations issues de cet atelier, accompagner les pays membres qui voudraient utiliser les drones pour le transport des produits de santé jusqu'au dernier Km
* Mieux coordonner les activités en tenant compte des agendas de l'UGP
* Plaidoyer auprès de la Banque Mondiale pour faciliter les ANO
* Mobiliser les ressources, renforcer la collaboration avec les bureaux pays et CHMP
* Organiser un atelier sur le DKM en situation humanitaire ; Appuyer le costing et la structure des couts du dernier kilomètre
* Appuyer les différents pays à relever leurs défis
* Mettre en place une équipe d'appui au suivi-évaluation du projet
* Poursuivre l'assistance technique au sein des projets SWEDD mais aussi élargir cette assistance au sein des sectoriels
* Favoriser une communication avec les acteurs du système sanitaire dans tous les pays
* Renforcer l'accompagnement dans chaque pays
* Développer un outil standard de calcul de coût de la distribution au dernier km, proposer un paquet d’activité à réaliser, innovant permettant d'apporter une valeur de plus à la notion de dernier km.
* Participer régulièrement aux activités de supply chain dans les pays
* Organiser des formations en présentiel pour permettre à un grand nombre de personnel d'y assister.
* Appuyer les pays dans l'identification de modèle, leur mise en œuvre, augmenter leur collaboration avec les pays du SWEDD
* Formation des formateurs en GAS pour chaque pays
* Accompagner les pays membres du SWEDD sur la distribution jusqu'au dernier Km à chaque fois que le besoin est exprimé
* Accroître la coordination et le suivi des activités en lien avec le PTA du Projet
* Intégrer le Groupe technique de travail (GTT) optimisation de la distribution (DDKM) qui est déjà en place
* Appui dans les évaluations à mi-parcours et fin des projets
* Accorder plus de temps aux échanges d'expériences pays que pour les panels
* Appui/conseil des équipes pays en fonction des besoins
* Maintenir son professionnalisme et son engagement
* Identifier des points d’assistance technique spécifique par pays
* Appuyer les différents pays à relever leurs défis
* Accompagnement des pays à la coordination des acteurs sur le DDK la mobilisation des ressources additionnelles et le suivi-évaluation des interventions
* Faire le transfert de compétences

Les demandes d’appuis spécifiques
PAYS
ACTIVITES SOLLICITEES
BENIN
* Aider à rendre disponible les textes et lois régionaux sur la régulation, la qualité et la commande groupée des produits de santé
* Suivi et formation continue des acteurs de mises en œuvre de la distribution des produits de santé au dernier Km
* Appui au renforcement de capacités des logisticiens de santé
* Appui à l'évaluation de la stratégie de déploiement des logisticiens de santé
BURKINA FASO
* Mise en place des Projets drones
* La gestion des Kits DMU
CAMEROUN
* La formation en présentiel des responsables GAS et des mentores des sage-femmes de la zone du projet
* La formation en leadership dans la chaine d'approvisionnement
* Mise en place des Projets drones
COTE D’IVOIRE
* La Mobilisation des ressources
* La supervision formative des acteurs nouvellement déployés
* Participation aux réunions trimestrielles de coordination de la chaîne d’approvisionnement
* Appui pour la validation des données logistiques et cliniques
* Développement d’une chaîne d'approvisionnement d'urgence et modélisation du réseau logistique et de distribution au dernier km
* Formation en leadership, analyse et suivi des indicateurs de performances de la distribution
GUINEE
* Gestion des données (collecte et analyse à temps réel)
* Mentorat (identifier et former les mentors et organiser les séances de mentorat auprès des agents de santé recrutés par le SWEDD"
* Mise en place d'un outil de calcul de cout moyen de distribution en prenant en compte (le volume, le poids, la distance à parcourir)
* Détermination de la structure et du montant des couts de la DKM
MALI
* Évaluation de la distribution DK
MAURITANIE
* Identification d'une bonne pratique et accompagnement dans la mise en œuvre
* Opérationnalisation de la DDK
* Accompagnement et planification d'une feuille de route intégrant les activités de la Santé de reproduction sous tutelle de la DPL
* Elaboration de la stratégie, formation sur M-supply et mise en œuvre de la feuille de route
* Demande d’appui pour la mise en place de Projet Drone
NIGER
* L'appui à la planification stratégique
* Suivi-évaluation des interventions
TCHAD
* Développer ou appuyer dans les actions de collecte des données
* Appui dans la chaîne logistique ainsi que la formation des acteurs de mise en œuvre
* Formation en GAS, Management et leadership
* L'appui dans la formation des formateurs

CONCLUSION
Cet atelier régional de capitalisation des expériences de distribution au dernier kilomètre des produits de santé a enregistré la participation d’environ 60 acteurs de la Chaine d’approvisionnement en produits de santé d’Afrique de l’Ouest et du Centre dont 43 bénéficiaires directs (UGP/UCP, UNFPA, ministère de la Santé). Tous les bénéficiaires directs ont trouvé que l’objectif de l’atelier est atteint à 100%. Il a permis un partage d’expérience et d’innovation dans le domaine mais aussi de trouver un consensus autour de cinq bonnes pratiques dont chaque pays pourra s’approprier pour optimiser sa chaine d’approvisionnement. Les défis sécuritaires et les enjeux humanitaires ont été discutés et les approches de solutions débattues lors des panels. Globalement, plus de 70% des répondants ont jugé que l’atelier était très intéressant. Cependant la question de la mobilisation des ressources internes et externes pour soutenir et pérenniser les acquis tout en continuant les innovations reste posées.
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ANNEXES
1. TDR

2. Procès-verbal atelier

3. Synthèse question

4. Lien drive

https://drive.google.com/drive/folders/1U3a4vfwudzZ0Gv3fdT9ZjHQhcmH3cCIv?usp=drive_link
5. Tableau de données issues de l’évaluation

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