TDR_Formation délivrée dans le cadre du programme de renforcement des capacités de direction et de gestion financière

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Termes de référence de la formation délivrée dans le cadre du programme de renforcement des capacités de direction et de gestion financière, prévue au siège d’Ecobank, à Lomé, en juillet 2019

Informations générales sur le projet d’autonomisation des femmes au Sahel

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet pour l’autonomisation des femmes et dividende démographique au Sahel (SWEDD), des structures de coordination et de mise en œuvre dites «unités de gestion du projet» (UGP) ont été mises en place au niveau des six pays concernés (le Bénin, 7e pays membre du SWEDD, n’a rejoint le projet que récemment, en 2018).

Les UGP sont chargées (i) de concevoir et d’exécuter les différents plans d’action des composantes du projet, conformément aux procédures décrites dans le manuel de mise en œuvre du projet et dans le document d’autorisation d’engagement des dépenses du projet (PAD), et (ii) d’assurer la gestion financière du projet ainsi que de veiller à ce que les données relatives à la gestion financière soient cohérentes avec l’exécution du programme.

Pour ce faire, les UGP doivent acquérir des compétences spécifiques pour mettre en œuvre les procédures administratives, financières et comptables applicables aux projets financés par la Banque mondiale.

Modalités de financement
________________

Cible / Renforcement de capacités
* Tableau 1 : Cible – 1ère Session / Du 01 au 05 juillet 2019
Nom des organisations
/ institutions :
Rôle
Nombre
Niveau d’études
Langue
Unités de mise en œuvre du projet SWEDD (7 pays
partenaires)
* Spécialiste de l’approvisionnement

* Responsables administratifs et financiers

12
* Diplôme universitaire supérieur de niveau maîtrise en économie, en sciences sociales, en santé publique, en administration publique ou en gestion

Français
Bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (UNFPA/WCARO)
* Chargés des finances
* Spécialiste passation de marchés
3

* Diplôme universitaire supérieur de niveau maîtrise en économie, en gestion ou en finance

Français et anglais
Bureaux pays UNFPA

* Chargés de l’administration et des finances
6
Partenaires de mise en œuvre – ONG des pays participant au SWEDD
* Responsables financiers
4

Français

* Tableau 2 : Cible – 2ème Session / Dates à confirmer
Nom des organisations
/ institutions :
Rôle

Nombre
Niveau d’études
Langue
Unités de mise en œuvre du projet SWEDD (7 pays
partenaires)
* Coordonnateurs

* Responsables administratifs et financiers

9
* Diplôme universitaire supérieur de niveau maîtrise en économie, en sciences sociales, en santé publique, en administration publique ou en gestion

Français
Bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (UNFPA/WCARO)
* Chargés des finances
* Spécialiste passation de marchés

2

* Diplôme universitaire supérieur de niveau maîtrise en économie, en gestion ou en finance

Français et anglais
Partenaires de mise en œuvre – ONG des pays participant au SWEDD
* Responsables financiers
14

Français

Description des postes occupés par les participants

* Tableau 3 : Profil des participants
Institution
Profil
Description du poste
* Unités de mise en œuvre du projet SWEDD (7 pays)

* Bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (UNFPA/WCARO)

* Bureaux pays de l’UNFPA

* Partenaires de mise en œuvre
* Coordonnateurs
* Coordonner l’élaboration, la mise en œuvre, le suivi et les rapports concernant les activités pour renforcer l’action des pays membres du SWEDD ;
* Fournir des orientations, diriger la conduite des activités, assurer un partenariat stratégique et informer quotidiennement l’équipe dirigeante ;
* Superviser l’unité «opérations, finances et programme».

* Responsables des opérations

* Responsables administratifs et financiers

* Chargés des finances

* Gérer les opérations administratives et financières au quotidien ;
* Elaborer un rapport financier et interpréter les données financières aux fins de la prise de décision ;
* Fournir des conseils en matière d’activités d’investissement ;
* Analyser les précieuses contributions en matière d’internalisation des coûts ;
* Gérer le budget ;
* Assurer la liaison avec les auditeurs pour un suivi adéquat ;
* Communiquer avec les autres départements sur le suivi budgétaire et financier.

* Spécialiste passation de marchés

* Élaborer le plan de gestion des achats et de l’approvisionnement ;
* Superviser les achats de matériel, de fournitures et de produits de base ;
* Négocier et gérer les contrats ;
* Gérer les stocks.
Incidence des activités des participants sur l’UNFPA, le projet SWEDD et les ONG :

* garantir une planification adaptée ;
* suivre les opérations financières et de programmation afin de veiller à ce que les objectifs généraux du projet soient atteints, tant au niveau régional que national (taux d’exécution au moins égal à 90 %) ;
* veiller au respect du manuel des politiques et procédures à des fins d’audit ;
* procéder aux opérations courantes et aux transactions financières en conformité avec les règles et réglementations de l’UNFPA, du pays participant et des partenaires de mise en œuvre concernés.

Le projet SWEDD étant financé par la Banque mondiale, une bonne gouvernance et d’excellents résultats en matière d’exécution financière des programmes sont requis pour la reconstitution des ressources. La complexité du projet réside dans son caractère régional (7 pays y participent, suivant différentes procédures).
La coexistence, au niveau national, de deux types de procédures financières et d’approvisionnement, constitue une deuxième difficulté.
L’UNFPA a été chargé, aux côtés de l’Organisation ouest-africaine de la Santé, de fournir une assistance technique aux pays participant au projet SWEDD. Toute contre-performance compromettra le niveau de confiance existant entre ces organisations et la Banque mondiale, d’une part, et entre les pays eux-mêmes, d’autre part.
Le projet SWEDD consiste essentiellement en des interventions communautaires : près de 80 millions de dollars américains sont destinés à des intervention communautaires dans le cadre de 19 sous-projets, ce qui change actuellement la vie d’un grand nombre d’adolescentes, de filles et de femmes. Une discontinuité dans les activités du projet aurait des effets négatifs sur l’autonomisation des filles, l’émancipation économique des femmes, la scolarisation des filles et le mariage des enfants.

Résultats attendus du groupe cible

Le groupe cible de la formation doit renforcer ses capacités de direction en matière de gestion du changement et développer une pensée critique et analytique.

* Tableau 3 : Parties prenantes participantes

Structures
Participants

Clients
Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Mali, Mauritanie, Niger, Tchad
Fonds des Nations unies pour la population (UNFPA)
ONG chargées de la mise en œuvre
Superviseurs
Ministres compétents
UNFPA : directeur régional / directeur adjoint régional
Banque mondiale : Gestionnaires des tâches
Collaborateurs (internes et externes)

Ministres sectoriels
Directeurs de programme
Rapports
Ministres compétents
UNFPA : directeur régional / directeur adjoint régional
Dirigeants des ONG

Compétences techniques du public cible

* Points forts :

* capacité à gérer la charge de travail et le changement ;
* formation universitaire ;
* expérience professionnelle ;
* capacité à dispenser à son tour la formation et à partager ses connaissances.

Les points forts du public cible sont essentiellement son expérience en matière de mise en œuvre des activités quotidiennes tant au niveau national que régional, le niveau de diplôme nécessaire pour fournir le service requis ainsi que les mécanismes et procédures mises en place sur lesquels s’appuyer.

* Points à améliorer :

* risque et contrôle ;
* stratégie et innovation ;
* fiscalité (secteur privé) ;
* gestion des conflits, négociation et règlement des différends ;
* gestion financière.

Compétences comportementales

* Points forts :

* travail en équipe ;
* désir d’apprendre ;
* engagement vis-à-vis de l’Organisation et de son mandat ;
* valorisation de la diversité ;
* éthique et intégrité avérées.

* Points à améliorer :

* compétences en matière de direction ;
* compétences en matière de gestion du changement ;
* compétences en matière de mobilisation des ressources.

EXÉCUTER UN PROGRAMME EFFICACE

Facteurs de réussite de l’exécution du programme

* Résultats attendus du programme de formation proposé :

* amélioration des compétences financières, d’approvisionnement et d’audit ;
* amélioration de la gestion des relations avec les parties prenantes, de la comptabilité durable, de l’assurance et de la fiscalité ;
* amélioration de la capacité à délivrer la formation en cascade.

* Points à prendre en compte pour garantir la réussite du programme :

* diversité : postes, institutions, domaines clés ;

* lien entre les outils des modules de formation et les besoins des activités concrètes ;

* équilibre adéquat entre les modules théoriques et pratiques ;

* assurer un suivi au retour des participants.

* Quelques-uns des principaux points / domaines d’attention à garder à l’esprit :

* systèmes financiers, logiciels financiers, constitution de réseaux, partage des connaissances, obtention de crédits.

* Obstacles pouvant être rencontrés :

* obstacles personnels ;
* obstacles professionnels ;
* rotation du personnel.

* Langues de prédilection de la formation :

* formation délivrée principalement en français, avec quelques éléments en anglais.

* Suggestions concernant la durée souhaitée du programme (5 jours idéalement) :

* 5 jours.

* Dates souhaitées de la formation (au moins 2 choix) :

* du 1er au 5 juillet (à confirmer).

* Les signes de la réussite :

* taux de fréquentation ;
* évaluation finale de la formation positive ;
* volonté de poursuivre le partenariat ;

* anticipation des difficultés à surmonter en vue d’un programme réussi par notre organisation ;

* respect de la procédure opératoire normalisée de l’UNFPA en matière de formation et de déplacements ;
* notification des délais aux pays ;
* disponibilité du budget aux niveaux national et régional.

GESTION DES PARTIES PRENANTES

* Équipes ou personnes jouant un rôle crucial en matière de communication et niveau auquel elles doivent participer au programme : veuillez indiquer les noms, intitulé du poste, adresse de courrier électronique et numéro de téléphone des personnes concernées.

Pays / institutions
Nom
COURRIEL
Téléphone
Intitulé du poste
Bureau régional de l’UNFPA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (UNFPA/WCARO)

M. Justin KOFFI

jukoffi@unfpa.org
Bureau : + 221 338598231
Portable : + 221 78 1699696
Coordonnateur régional du
projet SWEDD
Mme Na Gnima KONTE
konte@unfpa.org
Bureau : +221 338598435
Portable : + 221 775778343
Fonctionnaire des finances du projet SWEDD

* Autres informations nécessaires pour garantir la gestion efficace des parties prenantes :

* lettre d’information officielle à adresser aux pays participant au projet SWEDD ;
* accord avec Ecobank à l’appui du dossier d’investissement du projet SWEDD.

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