Rapport général_ Formation sur la Méthode de Géo-capacitation du portefeuille (GEMS)

Formation sur la Méthode de Géo-capacitation du portefeuille (GEMS),
Abidjan, 02 au 05 septembre 2019
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RAPPORT GENERAL DE L’ATELIER

Secrétariat Technique Régional
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1. Introduction
Depuis le lancement du projet SWEDD, de nombreuses actions ont été menées dans les différents pays membres notamment la création d’Espaces sûrs, d’Ecoles de Maris et Futurs Maris, de centres d’excellence mais aussi plusieurs interventions en appui à l’autonomisation des filles et des femmes (AGRs, crédit, formation, etc.).
En vue de faire un suivi permanent et de s’assurer de l’exécution physique des différentes activités sur le terrain, il s’avère nécessaire de tirer profit des avantages que nous offrent aujourd’hui de nouveaux outils technologiques qui nous permettent d’assurer un suivi géo-localisée et en temps réel de nos interventions.
Ainsi, conformément aux recommandations de la 4ème session ordinaire du Comité Régional de Pilotage, le STR SWEDD a jugé nécessaire d’organiser une session de formation des Responsables de Suivi-Evaluation et points focaux des projets sur la méthode de Géo-capacitation des interventions.
La présente session de formation vise ainsi à renforcer les compétences des équipes sur l’utilisation de l’outil KoboToolBox pour la cartographie des interventions, le suivi et la supervision à distance des interventions du projets SWEDD.
Le présent rapport rend compte du déroulement des travaux de cette session de formation qui a eu lieu dans l’enceinte de l’hôtel Novotel à Abidjan du 02 au 05 septembre 2019. Il présente un résumé des principales sessions, les résultats et les recommandations ainsi que les étapes à suivre pour rendre opérationnelle l’utilisation de l’outil KoboToolBox dans les pays membres du projet.

2. Objectifs de l’atelier
Cette formation visait à transmettre aux responsables de suivi et évaluation du projet SWEDD des connaissances pratiques, des techniques de base et des outils afin de faciliter le suivi et la supervision des activités en temps réel sur le terrain.
De façon spécifique, il s’agira de former les participants sur l’utilisation de l’outil KoboToolBox à travers :
* La création de questionnaires ;
* La collecte de données numériques ;
* La surveillance par un tiers ;
* La cartographie du portefeuille.

3. Déroulement des travaux
Cérémonie d’ouverture
Elle a été marquée par trois allocutions : le mot de bienvenue de la représentante de la Banque mondiale, l’intervention du représentant de l’UNFPA et le discours d’ouverture de monsieur le conseiller technique, Représentant Madame le Ministre de la Solidarité, de la Cohésion Sociale et de la lutte contre la pauvreté. Il convient de retenir que ces trois allocutions se sont appesanties sur le contexte de la formation qui répond à un double besoin de suivi et de localisation des interventions du projet.
Ledit atelier a regroupé quarante-trois (43) participants issus des structures impliquées dans la mise en œuvre des activités du projet SWEDD dans six (06) pays que sont le Bénin, le Burkina, la Côte d’Ivoire, la Mauritanie, le Niger et le Tchad.
Avant d’aborder les séances spécifiques de la formation, un tour de table a été fait et a permis d’une part, aux différentes délégations de se connaitre et d’autre part, d’évaluer le background des participants en matière de collecte digitale des données qui a révélé une moyenne de 2,4 sur une échelle de 1 à 10 points.
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Méthodologie
L’approche participative a été utilisée comme méthodologie pour la dispensation des modules. Les techniques de travail utilisées ont combiné les exposés, les séances de démonstration, le brainstorming, les travaux de groupe suivis d’échanges en plénière. Il faut noter que cette méthodologie de travail a favorisé une participation active de tous les participants.

Principales sessions
1. Session introductive sur la supervision à distance par la méthode GEMS
L’on peut retenir de cette présentation que la supervision à distance par la méthode GEMS est réalisée grâce à l’utilisation d’outils TIC portatifs (smartphones/tablettes) pour la collecte de données granulaires géo-référenciées qui alimentent automatiquement un SSE. Le cadre conceptuel du GEMS se fonde sur la trilogie « Rocket science c.-à-d. la télédétection via satellite, Pocket science qui traduit la collecte des données du terrain en temps réel via smartphone et Socket science qui renvoie à la possibilité de prise de vue ».
Cette méthode, développée par Hawars humanitarian initiative, s’appuie sur une technologie adaptée pour la supervision à distance, la collecte et l’analyse de données numériques afin d’améliorer la transparence et la précision du suivi et de l’évaluation. Par ailleurs, elle permet d’accroître la responsabilité du suivi par un tiers en fournissant une plateforme et une cartographie du portefeuille pour la coordination entre les projets et les partenaires.

2. Introduction sur l’outil KoboToolBox
Cet exposé a permis de présenter les avantages suivants de cet outil :
* Le suivi à distance en permanence des actions sur le terrain ;
* La collecte de données géographiques ;
* La planification efficace, le SE et coordination des projets ;
* La transparence et le partage des données ;
* La facilité de mise en œuvre à échelle et de façon durable ainsi que son caractère moins chronophage ;
* L’analyse en temps réel des données.
A la suite de l’introduction sur l’outil KoboToolBox, une présentation illustrée suivie de démonstration a permis aux participants de s’exercer sur les étapes suivantes :
* La création et l’administration de plates-formes de données ;
* La conception et le déploiement de questionnaires numériques ;
* La collecte de données sur le terrain ;
* La cartographie et l'analyse des données collectées avec l’application.
Un exercice pratique a permis la création et le remplissage individuel d’un questionnaire sur ordinateurs. En plus, une analyse menée à travers le module de visualisation des données. Ce qui a permis aux participants d’examiner la qualité et l’exhaustivité du remplissage du questionnaire.

3. Présentation de l’application ODK-collect
Cette application permet la collecte de données à travers les appareils Android selon les étapes suivantes :
* Le téléchargement et l’installation de l’Application sur smartphone ;
* La création et la connexion au compte KoBo ;
* Le téléchargement de formulaires vierges ;
* Le remplissage du formulaire ;
* L’édition/suppression d’un formulaire ;
* L’envoi d’un formulaire final ;
* La visualisation d’un formulaire envoyé.
L’accent a été mis sur l’avantage de la collecte des données avec le smartphone, car il est impossible pour l’enquêteur de modifier les coordonnées GPS générées automatiquement par l’application. Ce qui permet d’avoir la position réelle de celui-ci au moment où il collecte les données.

4. La création et de gestion de questionnaire
Cette session a permis aux participants d’apprendre à créer un compte et de s’exercer à développer un questionnaire en utilisant les différentes fonctionnalités de l’outil. Chaque pays a eu à créer son compte. L’équipe de coordination (STR) a également créé son compte qui lui permettra de centraliser et de gérer les données collectées au niveau des différents pays. Ce moment a été l’occasion, une fois de plus d’orienter les participants sur d’autres aspects avancés de l’outil, notamment la création d’un nouveau questionnaire, l’insertion des questions en cascade, la création d’un groupe de question, la collecte d’une signature, la modification, le déploiement et le partage d’un formulaire, la création de lien entre différents comptes.
Pour consolider les acquis de cette session, les participants ont été soumis à un exercice pratique qui leur a permis de :
* Créer un questionnaire de 15 questions de 5 types différents comportant : un critère de passage et un groupe de questions ;
* Déployer et partager le questionnaire avec le compte « sweddtest » avec : le droit de voir le formulaire et de le modifier.

5. Analyse des données spatiales
Après l’exercice pratique sur la création de questionnaire et les autres fonctions tels que les critères de passage, la sélection des types de questions, le groupe de questions, le partage du questionnaire, etc., l’équipe des facilitatrices est revenue expliquer comment exporter les données collectées par KoboToolBox sur EXCEL. Par la suite, les participants ont été initiés sur comment transposer les données GPS à partir d’une feuille EXCEL sur une carte en utilisant l’application Google Earth Pro. Grâce à cette application, les participants sont capables désormais d’affiner la géolocalisation des interventions en les positionnant sur une carte. Ils seront aussi capables d’importer les images à partir de Google Earth vers une présentation Power Point en utilisant la fonction Screenshot.

6. Session ouverte de revue de tous les modules présentés
Au dernier jour de l’atelier, une session de revue de l’ensemble des modules parcourus a été organisée permettant aux participants de soulever toute sorte de questions.
La première question venue du Burkina Faso a porté sur l’architecture de l’outil (les différents comptes et leurs gestion). Pour y répondre, la facilitatrice a déroulé de nouveau, le schéma organisationnel, en termes de fonctionnement des comptes. De façon pratique, dans chaque pays, un compte du projet doit être créé (compte Administrateur). A côté, il y aura un compte Enquêteur pour le partage du formulaire afin que les opérateurs y accèdent pour voir le questionnaire et le renseigner.
La question de la Mauritanie a porté sur les droits et frais liés à l’utilisation de l'outil KoboToolBox. A cette question, la facilitatrice a répondu que l’outil est gratuit et peut être utilisé librement et qu'un compte peut être créé pour gérer le portefeuille de tout le projet.
Pour le Tchad, il s'est agi de savoir si après cette formation, la collecte de données deviendra systématiquement digitalisée. La Coordination régionale du projet a répondu par l’affirmative. Désormais, la collecte sera systématiquement digitalisée. En outre, KoboToolBox offre de grands avantages en termes de gain de temps, d'efficacité et d'harmonisation dans la collecte des données.
Une question du Bénin sur l'articulation des niveaux national et régional a induit un retour sur l'architecture du système GEMS/Equipe des Projets & Coordination régionale.
Pour clore cette session, un tour de table, sous forme d'auto-évaluation de la maitrise de l'outil KoboToolBox a permis d'apprécier le niveau d'acquisition de cet outil par les participants. De 2,4 points au premier jour de la formation, la moyenne est passée à 6,4 points sur une échelle de 10 au dernier jour. Cela dénote d'une nette progression avec une base que la pratique renforcera, de toute évidence.
7. Session d’échange sur l’expérience du Mali
Une Conférence téléphonique a été organisée avec M. Madou Diallo, Chargé de Suivi-Evaluation UGP SWEDD au Mali. Cette conférence a permis de faire le point sur l'expérience de l’utilisation de l'outil GEMS dans la gestion du projet au Mali.
Le processus a commencé par une formation des coordonnateurs et des Responsables de S&E, s’en est suivi une formation à l'interne de deux staffs qui ont à leur tour formé 15 collaborateurs agents des ONG de mise en œuvre. Par la suite, la formation s’est élargie aux enquêteurs (55 superviseurs terrain des ONG et points focaux des ministères). Plus tard, après la maitrise du système, la formation a aussi touché d'autres partenaires.
Le mapping a été la 2ème étape importante. Après avoir mobilisé le dispositif logistique, en particulier les tablettes. La collecte a débuté par le sous projet scolarisation des filles, puis les autres sous projets au fur et à mesure que le système est maitrisé. Actuellement, les trois composantes du projet sont suivies à distance et plus de 2000 activités sont envoyées sur la plateforme par les ONG et points focaux.
Enseignements tirés : l'outil a beaucoup aidé à collecter les données même dans les zones de conflits, réputés inaccessibles (Gao). L'outil a apporté une grande valeur ajoutée en assurant plus de visibilité au projet par le fait de poster les données sur GEMS. Les activités sont suivies au quotidien et les interventions mieux orientées. L’outil permet de savoir si le partenaire est réellement sur le terrain ou pas, il peut être également utilisé comme outil de plaidoyer pour la mobilisation de ressources.

Comme difficultés au départ : la qualité des données, les photos ne correspondaient pas parfois aux activités, les coûts en dollars au lieu du FCFA, la difficulté à enregistrer les coordonnées GPS lors de la collecte de données.

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4. Résultats atteints
A l’issue de ces quatre jours de formation, 43 participants issus des structures impliquées dans la mise en œuvre des activités du projet SWEDD dans six (06) pays du SWEDD (Bénin, le Burkina, la Côte d’Ivoire, la Mauritanie, le Niger et le Tchad) sont capables de :
* Utiliser l’outil KoboToolBox : créer un compte, remplir un questionnaire, créer et gérer une plateforme de données,
* Créer un questionnaire finalisé pour collecter des données de base : conception et déploiement de questionnaires numériques, collecte de données sur le terrain, cartographie et analyse des données collectées avec l’application.
Par ailleurs, une feuille de route par pays a été développée présentant les étapes principales à suivre pour opérationnaliser l’utilisation de l’outil KoboToolBox au niveau des six pays.
Au niveau régional, une feuille de route a été également développée. Elle comporte quatre actions principales :
* Mettre en place un réseau régional des utilisateurs GEMS ;
* Identifier et former un pool de formateurs GEMS pour la conduite de l’appui technique aux pays ;
* Créer une plateforme régionale pour le suivi et la coordination des indicateurs globaux (sur la base du cadre de résultats du projet SWEDD) ;
* Assurer le suivi de la collecte des données sur les indicateurs globaux au niveau des pays ;
* Assurer le suivi du déploiement de l’outil GEMS dans les 7 pays du SWEDD (suivi de la mise en œuvre des feuilles de route pays, renforcement de capacités, suivi de la cartographie des interventions).

5. Recommandations
* Finaliser les feuilles de route par pays (points focaux pays = M&E UGP) ;
* Assurer le suivi de la mise en œuvre des feuilles de route pays et régionale (STR) ;
* Faciliter l’acquisition d’équipements de collecte (tablettes) pour les pays n’ayant pas pris en compte cette activité dans leur plan de travail conjoint ;
* Apporter l’appui technique aux équipes pays pour le déploiement du questionnaire de cartographie (équipe GEMS BM).

6. Annexes :
1. Agenda de l’atelier
2. Feuilles de route pays et Feuille de route régionale
3. Liste des participants
4. Rapports journaliers

ANNEXE 1 : AGENDA
________________

HEURES
ACTIVITES
FACILITATEURS
08H30 – 09H00
ACCUEIL
ORGANISATEURS
JOUR 1
09H00 – 09H30
Mots d’ouverture
* UNFPA WCARO
* Banque Mondiale
* UNFPA COTE D’IVOIRE
* Ministre tutelle SWEDD Côte d’Ivoire
UNFPA WCARO
09H30 – 10H00
Objectifs de l’atelier
* Présentation des objectifs et du contenu de l’atelier
* Présentation des participants et de leurs attentes
* Dispositions administratives
UNFPA WCARO
10H00 – 11H00
Introduction à la méthode de géo-capacitation : Principes fondamentaux de GEMS et de l’utilisation pour le monitoring du portefeuille
Banque Mondiale
11H00 – 11H15
PAUSE-CAFE
11H15 – 13H00
Introduction à l‘outil KoBo Toolbox : Présentation des comptes du logiciel requis et ses fonctionnalités
Banque Mondiale
13H00 – 14H00
PAUSE DEJEUNER
14H00 – 16H00
Introduction à la création des questionnaires digitales : Création de questionnaires via l’application internet et introduction aux questionnaires via l’application téléphone (suivi de questions et discussions)
Banque Mondiale
16H00 – 16H15
PAUSE-CAFE
16H15 – 18H00
Déploiement des questionnaires et introduction à l’application : Présentation de l’application pour téléphones et préparation (suivi de questions et discussions)
Equipes pays
JOUR 2
08H30 – 09H00
ACCUEIL
Organisateurs
09H00 – 09H10
Présentation du rapport de la première journée
Rapporteur jour 1
09H10 – 09H15
Session d’orientation sur les travaux de groupes
Banque Mondiale / UNFPA WCARO
09H10 – 11H15
Travaux de Groupe Pratiques sur la création de questionnaires
Equipes pays
11H00 – 11H15
PAUSE

11H15 – 13H00
Travaux de Groupe Pratiques sur la création de questionnaires : Vérification de la collecte des données du terrain et atelier sur les données
Equipes pays
13H00 – 14H00
PAUSE DEJEUNER

14H00 – 15H45
Travaux de Groupe Pratiques sur la création de questionnaires
Equipes pays
15H45 – 16H00
PAUSE

16H00 – 18H00
Travaux de Groupe Pratiques sur la collecte de données : Enregistrement des données collectées au niveau pays dans l’outil : Ajustement des questionnaires sur la base des conclusions du débriefing
Equipes pays
JOUR 3
08H30 – 09H00
ACCUEIL
Organisateurs
09H00 – 09H05
Présentation du rapport de la deuxième journée
Rapporteur jour 2
09H05 – 10H45
Restitution des travaux de groupes : Présentation des questionnaires spécifiques aux projets et discussion des expériences
Equipes pays
10H45 – 11H00
PAUSE
11H00 – 13H00
Analyse de données spatiales : Trucs et astuces pour utiliser Excel et GIS
Banque Mondiale
13H00 – 14H00
PAUSE DEJEUNER
13H45 – 15H30
Travaux de Groupes sur l’analyse de données spatiales
Equipes pays
15H30 – 15H45
PAUSE
15H45 – 17H30
Restitution des travaux de groupes
Equipes pays
JOUR 4
08H30 – 09H00
ACCUEIL
Organisateurs
09H00 – 09H05
Présentation du rapport de la troisième journée
Rapporteur jour 3
09H05 – 10H45
Résumé intensif de GEMS /‘crash course’
Banque Mondiale
10H45-11H00
PAUSE

11H00 – 12H30
Plan d’action, création de formulaires spécifiques, suivi des indicateurs au niveau régionale/nationale…
Banque Mondiale
12H30 – 13H00
Partage d’expériences sur l’utilisation de l’outil KoboToolBox (Mali via conférence call, Banque Mondiale)
UNFPA WCARO
13H00-14H00
PAUSE DEJEUNER ET FIN DE L’ATELIER
14H00-15H30
Synthèse des leçons apprises et recommandation
Définition des prochaines étapes
Remise de certificats
Allocutions de clôture :
* Banque Mondiale ;
* UNFPA COTE D’IVOIRE ;
* Ministre tutelle SWEDD Côte d’Ivoire.
UNFPA WCARO

ANNEXE 2 : FEUILLES DE ROUTE
________________

BURKINA FASO

COTE D’IVOIRE

MAURITANIE

NIGER

TCHAD

SECRETARIAT TECHNIQUE REGIONAL

ANNEXE 3 : LISTE DE PARTICIPANTS
________________

NOM ET PRENOMS
FONCTION
STRUCTURE
EMAIL
TELEPHONE
Nelly Gwenaelle Bachelot
Formatrice
Banque Mondiale
nbachelot@worldbank.org

Miakukila-Kubauka
Formatrice
Banque Mondiale
jmiakukila@worldbank.org

Mohamed Ahmed Abd
Specialiste M&E
UNFPA WCARO
ahmedabd@unfpa.org
221708525855
Elisabeth Diouf
Programme Associate
UNFPA WCARO
ediouf@unfpa.org
221775213042
Cyrille Agossou
Chargé de programme M&E
UNFPA Bénin
agossou@unfpa.org
229 97 26 70 58
Armand Philippe Tobossi
Point focal SWEDD
UNFPA Bénin
tobossi@unfpa.org
229 97 38 63 69
BELEM Salam
Chargé de suivi évaluation du projet SWEDD
PADS/SWEDD
sa_belem@yahoo.fr
22 670 264 208
ZOUNGRANA Damien
Informaticien
PADS
damien.zoungrana@gmail.com
22 670 771 962
SISSAO INOUSSA
Chargé de suivi évaluation du "sous projet demousso kalan yiriwa ou promotion de l'éducation des filles"
DPEIEFG (MENA/PLN)
hectosis@gmail.com
22 670 720 182
YANOGO / OUEDRAOGO K. Pauline
Point focal du sous projet "Entreprendre au féminin"
DPEF (MFSNFH)
pouedraogo57@yahoo.fr
22660041174
22679748343
OUEDRAOGO Harouna
Point focal du sous projet "Sukaabè rewlè ou lutte contre le mariage d'enfants"
DGFE/DPPF (MFSNFAH)
wedharouna@yahoo.fr
00226 70459281
00226 78210233
KONDITAMDE André
Responsable planification suivi et évaluation
DSF (MS)
andykdt@yahoo.fr
00226 70339665
00226 78282791
Bahan Dalomi
Chargé M&E
UNFPA BURKINA FASO
bahan@unfpa.org

Salifou Konfe
Assistant Technique SWEDD
UNFPA BURKINA FASO
konfe@unfpa.org

Dr KOUASSI Clément
Coordonnateur
UCP SWEDD
c.kouassi@swedd.ci
(+225)48989905
SOULEYMANE Fadiga
CT MSCSLCP
MSCSLCP
souleyfadi@hotmail.fr
(+225) 59 77 81 25
ANOH Yapo Serges
Responsable S&E
UCP SWEDD
serges.anoh@swedd.ci
(+225)07932126
MANI Brice Félicien
Assistant S&E
UCP SWEDD
brice.mani@swedd.ci
(+225)87340351
ANGAMAN Colombe
Manager S&E SWEDD Genre CI
ONG IRC
colombe.angaman@rescue.org
0 55 85 16 61
OUATTARA Marie Louise Nawohingo
Chargée de S&E
ONG AIBEF
ouattara.marilou@yahoo.fr
(+225)52130690
DATE Kouassi
Chargé de S&E
ONG AIMAS
datekouassi1@yahoo.fr
(+225)49192435
KOFFI Sidonie
Assistante Administrative
UCP SWEDD
sidonie.koffi@swedd.ci
(+225)78681847
SADIA jean yves
AT SWEDD
UNFPA
sadia@unfpa.org
(+225)49477897
CISSE Vassiriki
ICT Associate
UNFPA
vcisse@unfpa.org
(+225)08980971
YAO pathene
Consultant M&E
UNFPA
patyao@unfpa.org
(+225)08666977
Gertrude Blabou
Assistante Administrative
UNFPA
blabou@unfpa.org
(+225)08080908
SERA Jordan
Spécialiste communication et reportager
UNFPA
sera@unfpa,com
(+225)08 08 09 08
TOURE Ibrahim
Directeur planification
MSCSLCP
itoure2019@hotmail.com
07 34 25 54
ADAYE Yeboua
DirecteurExécutif
Fondation AWI
de@awifondation.org adyeboua@yahoo.fr
42 47 99 99 07 52 41 23
BREYE MOHAMED
POINT FOCAL
MENTP
dedah2011@gmail.com
46 47 41 87
DIAK MOKHTAR
POINT FOCAL
MJS
mocndiak@yahoo.fr
31 00 12 34
ELY BEÏBA MARIÈME
POINT FOCAL
MASEF
marieme-byba@outlook.com
20 08 32 39
MBOW MOUSSA DIOULDE
SE chaine d’apprivoisement SRMNIN
SWEDD
drmbow@icad.coselearn.org
47 42 94 55
WAGUE ALIOU
RESPONSABLE SUIVI-EVALUATION
SWEDD
wagueali@gmail.com
46 41 70 72
Brahim Vall Ould Mohamed lemine
Point focal SWEDD
UNFPA Mauritanie
bouldmohamedlemine@unfpa.org
46413943
Bouh ould Yahya
Chargé M&E
UNFPA Mauritanie
yahya@unfpa.org
46473160
Moustapha Askia
Knowledge Sharing Specialist
UNFPA Niger
moustapha@unfpa.org
22790909818
Adama Ibrahim
Responsable suivi-évaluation
UGP SWEDD Niger
ibrahada.adama@gmail.com
22796656673
Lankoandé Haoua
Chargée du sous-projet autonomisation économique des femmes et des filles
UGP SWEDD Niger
lankoande_haoua@yahoo.fr
22796552946
Siddo Issa
Chargé du sous-projet espaces sûrs et club de futurs maris
UGP SWEDD Niger
siddoissa24@yahoo.com
22797342415
Ibrahim Moctar Moustapha
chargé du sous-projet toutes les filles à l'école
UGP SWEDD Niger
ibrahim.moctar@fud.edu.ng
22794438960
MAHAMAT SALEH ATIM
CHARGE DE PROGRAMME EDUCATION
SWEDD
ATIMSWEDD@GMAIL.COM
23566263544
BELEYA BOLONGAR
CHARGE DE PROGRAMME GENRE
SWEDD
BOLONGARBELEYA@YAH00.FR
23566879516
DJIMYABAYE SEWINGAR
RESPONSABLE SUIVI-EVALUATION
SWEDD
DELAVILLES@YAH00.FR
23566299858
MME FATIME MAHAMAT MALLOUM
CHARGE DE PROGRAMME SANTE
SWEDD
FATIMESWEDD@GMAIL.COM
23562689028
GASSI SIMBARY MATHIEU
ASSISTANT REPRESENTANT
UNFPA-CHAD
gassi@unfpa.org
23 566 290 525

ANNEXE 4 : RAPPORTS JOURNALIERS

RAPPORT J1

RAPPORT J2

RAPPORT J3

RAPPORT J4